Eventlexikon

Eventmanagement von A bis Z

Von Ausstellerportal bis Erfolgskontrolle: die Begriffe, die in Ausschreibungen, Verträgen und Hallenplänen wirklich vorkommen – verständlich erklärt, ohne fachlich zu vereinfachen.

Zwei Personen füllen gemeinsam ein Onlineformular am Laptop aus

Auswertung & Kennzahlen

Anmeldequote

Die Anmeldequote setzt abgeschlossene Anmeldungen ins Verhältnis zu den Aufrufen der Anmeldeseite. Sie zeigt nicht, wie viele kommen, sondern wie viele von denen, die wollten, es auch geschafft haben.

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Zwei Personen besprechen und unterzeichnen Unterlagen bei einem geschäftlichen Termin

Recht, Datenschutz & Barrierefreiheit

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag regelt, was ein Dienstleister mit personenbezogenen Daten tun darf, die er im Auftrag verarbeitet. Wer eine Eventsoftware einsetzt, braucht ihn zwingend: Der Anbieter speichert Teilnehmerdaten, entscheidet aber nicht über deren Zweck. Diese Verantwortung bleibt beim Veranstalter.

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Person präsentiert an einem Whiteboard vor Zuhörern

Eventmanagement & Organisation

Aussteller-Akquise

Aussteller-Akquise bezeichnet alle Schritte, mit denen ein Veranstalter Unternehmen als zahlende Aussteller für eine Messe gewinnt. Sie entscheidet früher über den wirtschaftlichen Erfolg als jede andere Tätigkeit, weil Standerlöse vor der Veranstaltung feststehen müssen.

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Messehalle mit Ausstellerständen und Fachbesuchern im Gespräch

Messe & Ausstellermanagement

Ausstellerportal

Ein Ausstellerportal ist ein geschützter Onlinebereich, in dem die Aussteller einer Messe ihre eigenen Daten selbst pflegen: Firmenprofil, Ansprechpartner, Logo, Standangaben, Produktkategorien und Serviceleistungen. Der Veranstalter gibt Struktur und Fristen vor, die eigentliche Dateneingabe übernimmt der Aussteller.

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Gebäudefassade mit dem Symbol für Rollstuhlzugang

Recht, Datenschutz & Barrierefreiheit

Barrierefreiheit bei Veranstaltungen

Barrierefreiheit bedeutet, dass alle Menschen eine Veranstaltung ohne fremde Hilfe erreichen, verstehen und nutzen können. Das betrifft den Zugang zum Gebäude, die Anmeldung im Netz und die Kommunikation. Seit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz ist ein Teil davon Pflicht, nicht mehr Kulanz.

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Person schreibt an einem Holzschreibtisch, daneben steht eine Tasse Kaffee

Recht, Datenschutz & Barrierefreiheit

Betroffenenrechte

Betroffenenrechte sind die Ansprüche, die jede Person gegenüber der Stelle hat, die ihre Daten verarbeitet: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit und Widerspruch. Bei Veranstaltungen treffen sie meist unvorbereitet ein, und die Frist läuft ab dem Eingang.

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Grün leuchtendes Notausgangsschild mit Richtungspfeil in einer dunklen Halle

Programm, Workshops & Kapazitaet

Brandschutz bei Veranstaltungen

Brandschutz bei Veranstaltungen umfasst alle Maßnahmen, die verhindern, dass ein Feuer entsteht, und die sicherstellen, dass alle Anwesenden im Ernstfall herauskommen. Der zweite Teil ist der wichtigere und wird in der Planung regelmäßig unterschätzt.

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Beratungsgespräch zwischen zwei Personen an einem Schreibtisch

Karrieremessen & Hochschule

Career Service

Der Career Service ist die Einrichtung einer Hochschule, die Studierende und Absolventen beim Übergang in den Beruf begleitet. Zu den Aufgaben gehören Beratung, Bewerbungstrainings, die Vermittlung von Praktika und Stellen sowie in aller Regel die Organisation der hochschuleigenen Karrieremesse.

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Buffet mit Räucherlachs, frischem Obst und Käseplatten

Eventmanagement & Organisation

Catering-Planung

Die Catering-Planung legt fest, wer bei einer Veranstaltung wann was zu essen und zu trinken bekommt. Sie berührt Budget, Zeitplan und Lebensmittelrecht zugleich und fällt trotzdem oft in die letzte Planungswoche.

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Einlass am Empfangstresen mit einer Mitarbeiterin

Ticketing & Teilnehmer

Check-in

Der Check-in ist der Vorgang, bei dem ankommende Personen erfasst und eingelassen werden. Er prüft die Teilnahmeberechtigung, erzeugt die Anwesenheitsdaten und ist zugleich der erste persönliche Eindruck, den eine Veranstaltung hinterlässt.

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Taschenrechner, Stift und Lupe liegen auf Unterlagen

Recht, Datenschutz & Barrierefreiheit

Datenschutz-Folgenabschätzung

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist eine vorgeschriebene Risikoprüfung, bevor eine Verarbeitung startet, die voraussichtlich ein hohes Risiko für die Betroffenen birgt. Bei Veranstaltungen wird sie selten gebraucht, aber wenn doch, dann vor der ersten Anmeldung und nicht danach.

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Schreibmaschine mit einem Blatt, auf dem Datenschutzerklärung steht

Recht, Datenschutz & Barrierefreiheit

DSGVO im Eventkontext

Die Datenschutz-Grundverordnung regelt, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen. Bei Veranstaltungen betrifft das praktisch alles: Anmeldedaten, Namensschilder, Teilnehmerlisten, Fotos, gescannte Kontakte und Nachbefragungen. Entscheidend ist weniger die Zustimmung als die Frage, welche Daten Sie überhaupt brauchen.

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Hände tippen einen Text auf einer Laptoptastatur

KI in der Praxis

Einladungstext mit KI

Ein Einladungstext mit KI entsteht, indem ein Sprachmodell aus wenigen Angaben wie Anlass, Zielgruppe, Ort, Termin und gewünschtem Tonfall einen fertigen Entwurf formuliert. Das Modell ersetzt nicht die Entscheidung, was gesagt werden soll, sondern nimmt die Formulierungsarbeit ab.

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Person füllt mit einem Kugelschreiber ein Formular auf einem Holztisch aus

Recht, Datenschutz & Barrierefreiheit

Einwilligung

Die Einwilligung ist eine der sechs Rechtsgrundlagen der DSGVO. Sie muss freiwillig, für einen bestimmten Zweck, informiert und unmissverständlich erteilt werden. Bei Veranstaltungen wird sie häufig dort verlangt, wo sie nicht nötig ist, und dort vergessen, wo sie zwingend wäre.

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Kolleginnen und Kollegen legen die Hände über einem Besprechungstisch zusammen

Karrieremessen & Hochschule

Employer Branding

Employer Branding bezeichnet alle Maßnahmen, mit denen sich ein Unternehmen als Arbeitgeber sichtbar und unterscheidbar macht. Ziel ist, dass passende Menschen sich bewerben und bleiben. Auf Veranstaltungen zeigt es sich weniger in Materialien als im Verhalten: wer am Stand steht und wie Gespräche geführt werden.

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Auswertungsberichte mit Diagrammen auf einem Besprechungstisch

Auswertung & Kennzahlen

Erfolgskontrolle

Die Erfolgskontrolle ist die systematische Prüfung, ob eine Veranstaltung die vorher festgelegten Ziele erreicht hat. Sie vergleicht angestrebte Werte mit den tatsächlich erreichten Ergebnissen und liefert damit die Grundlage sowohl für die Rechenschaft gegenüber Beteiligten als auch für die Planung der nächsten Ausgabe.

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Laptop mit Diagrammen und Auswertungen

Auswertung & Kennzahlen

Event-KPI

Event-KPI sind die Kennzahlen, an denen der Erfolg einer Veranstaltung gemessen wird. Sie übersetzen die vorher gesetzten Ziele in Zahlen, etwa Anwesenheitsquote, Zahl und Qualität der Gespräche, Zufriedenheit oder Wiederbuchungen, und machen Veranstaltungen über die Jahre vergleichbar.

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Planung an einem Whiteboard mit Haftnotizen

Eventmanagement & Organisation

Eventmanagement

Eventmanagement ist die Planung, Organisation, Durchführung und Auswertung von Veranstaltungen. Es umfasst alle Aufgaben von der ersten Zielsetzung über Budget, Ort, Programm und Technik bis zur Nachbereitung, unabhängig davon, ob es um eine Messe, eine Tagung oder eine Firmenfeier geht.

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Team wertet Diagramme und Kennzahlen an Laptops in einer Besprechung aus

Eventmanagement & Organisation

Eventmanagement-Software

Eventmanagement-Software ist eine digitale Plattform, die alle organisatorischen Abläufe einer Veranstaltung an einer Stelle bündelt, von der Anmeldung über die Verwaltung von Teilnehmenden und Ausstellern bis zum Einlass und zur Auswertung. Sie ersetzt die Sammlung aus Tabellen, E-Mail-Postfächern und Einzelwerkzeugen, mit der Veranstaltungen sonst geplant werden.

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Hände unterschreiben einen Vertrag mit einem blauen Stift

Recht, Datenschutz & Barrierefreiheit

Eventversicherung

Eventversicherung ist der Sammelbegriff für Policen, die Risiken einer Veranstaltung abdecken, von Personen- und Sachschäden über den Ausfall bis zur eingesetzten Technik. Welche davon sinnvoll ist, hängt vom Format ab und nicht von der Größe allein.

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Studierende mit Unterlagen auf dem Campus

Karrieremessen & Hochschule

Firmenkontaktmesse

Eine Firmenkontaktmesse ist eine Veranstaltung an einer Hochschule, bei der Unternehmen und Studierende unmittelbar in Kontakt kommen. Der Begriff betont den Kontakt und nicht die Bewerbung: Es geht zunächst darum, einander kennenzulernen, der Bewerbungsschritt folgt später, wenn überhaupt.

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Blick von oben auf eine gut besuchte Messehalle

Auswertung & Kennzahlen

FKM

Die FKM ist die Gesellschaft zur Freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen. Sie prüft und bestätigt die von Veranstaltern gemeldeten Aussteller-, Besucher- und Flächenzahlen nach einheitlichen Regeln, mit dem Ziel, dass Messen untereinander vergleichbar werden.

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Tontechniker bedient ein Mischpult bei einem Open-Air-Konzert

Recht, Datenschutz & Barrierefreiheit

GEMA-Anmeldung

Die GEMA-Anmeldung meldet die Musiknutzung einer Veranstaltung bei der Verwertungsgesellschaft an. Sie fällt an, sobald Musik öffentlich wiedergegeben wird, und zwar auch dann, wenn Musik nur im Hintergrund läuft.

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Detailansicht eines technischen Grundrissplans

Messe & Ausstellermanagement

Hallenplan

Ein Hallenplan ist die maßstäbliche Darstellung der Ausstellungsfläche mit allen Ständen, Gängen, Zu- und Ausgängen sowie Sonderflächen wie Bühnen oder Catering. Er dient dem Veranstalter zur Vergabe und Kontrolle der Flächen und den Besuchern zur Orientierung.

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Kamerateam filmt eine Bühnenveranstaltung in einer Halle

Eventmanagement & Organisation

Hybrides Event

Ein hybrides Event findet gleichzeitig vor Ort und online statt, wobei beide Gruppen am selben Programm teilnehmen. Der Unterschied zur Übertragung liegt darin, dass Online-Teilnehmende mitreden und Kontakte knüpfen können, statt nur zuzusehen.

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Aushang mit einem Stellenangebot in einem Schaufenster

Karrieremessen & Hochschule

Job Wall

Eine Job Wall ist eine gebündelte Übersicht offener Stellen, Praktika und Abschlussarbeiten, die im Rahmen einer Veranstaltung gezeigt wird, als Aushang vor Ort oder digital im Eventportal. Sie verbindet den Messebesuch mit konkreten Einstiegsmöglichkeiten und gibt Besuchern einen Anlass, gezielt bestimmte Stände anzusteuern.

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Handschlag zwischen Bewerberin und Recruiterin im Gespräch

Karrieremessen & Hochschule

Karrieremesse

Eine Karrieremesse ist eine Veranstaltung, auf der Arbeitgeber und potenzielle Bewerberinnen und Bewerber unmittelbar zusammentreffen. Unternehmen präsentieren sich an Ständen, Studierende und Fachkräfte führen Gespräche vor Ort. Ergänzt wird das häufig durch Vorträge, Bewerbungsunterlagen-Checks und vorab vereinbarte Einzeltermine.

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Abstrakte Darstellung eines neuronalen Netzes

Matchmaking & Networking

KI-Matching

Beim KI-Matching übernimmt ein lernendes System die Zuordnung von Gesprächspartnern. Es wertet Profile, angegebene Interessen und frühere Interaktionen aus, gewichtet diese Merkmale und schlägt Kontakte vor, die über eine reine Übereinstimmung von Stichworten hinausgehen.

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QR-Code wird mit dem Smartphone gescannt

Messe & Ausstellermanagement

Leadscanning

Beim Leadscanning erfassen Aussteller die Kontaktdaten ihrer Gesprächspartner digital, meist durch Scannen eines Codes auf dem Namensschild. Statt Visitenkarten zu sammeln, entsteht unmittelbar ein strukturierter Datensatz, der sich um Notizen zum Gespräch ergänzen lässt.

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Person trägt mit einem Stift Notizen in einen Tischkalender ein

Recht, Datenschutz & Barrierefreiheit

Löschfrist

Eine Löschfrist legt fest, wann personenbezogene Daten aus einem System verschwinden. Die DSGVO nennt keine Zahl, sondern ein Prinzip: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie der Zweck es erfordert. Bei Veranstaltungen laufen mehrere Fristen nebeneinander.

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Fachbesucher im Netzwerkgespräch während einer Veranstaltung

Matchmaking & Networking

Matchmaking

Matchmaking bezeichnet die gezielte Zusammenführung von Personen auf einer Veranstaltung anhand ihrer Profile und Interessen. Statt auf zufällige Begegnungen zu setzen, schlägt das System passende Gesprächspartner vor und ermöglicht es, Termine schon vor dem Veranstaltungstag zu vereinbaren.

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Voll besetztes Auditorium während einer Veranstaltung

Programm, Workshops & Kapazitaet

Maximale Personenzahl

Die maximale Personenzahl gibt an, wie viele Menschen sich gleichzeitig in einem Raum oder auf einer Fläche aufhalten dürfen. Sie ergibt sich nicht aus dem Wunsch des Veranstalters, sondern rechnerisch aus Rettungswegbreiten, Bestuhlung und Nutzungsart, und ist damit eine Grenze, keine Empfehlung.

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Schreibtisch mit Taschenrechner, Budgetunterlagen und Stiften

Eventmanagement & Organisation

Messebudget

Ein Messebudget listet alle Kosten und Einnahmen einer Veranstaltung auf, von der Flächenmiete bis zur Nachbereitung. Der Unterschied zwischen einem guten und einem schlechten Budget liegt selten bei den großen Posten, sondern bei denen, die man vergisst.

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Frau füllt bei einem Termin im Büro einen Fragebogen aus

Auswertung & Kennzahlen

Nachbefragung

Eine Nachbefragung erhebt nach der Veranstaltung, wie Teilnehmende und Aussteller sie erlebt haben. Ihr Wert hängt weniger an den Fragen als am Zeitpunkt und daran, ob aus den Antworten jemals eine Entscheidung folgt.

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Hände tippen auf einer Laptoptastatur

Auswertung & Kennzahlen

Nachfassen

Nachfassen bezeichnet die Kontaktaufnahme nach der Veranstaltung mit den Menschen, die man dort getroffen hat. Der Schritt entscheidet darüber, ob aus Gesprächen Geschäft wird, und er wird häufiger versäumt als jeder andere.

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Leere Stuhlreihen in einem Konferenzraum

Ticketing & Teilnehmer

No-Show-Rate

Die No-Show-Rate gibt den Anteil der angemeldeten Personen an, die nicht erscheinen. Sie ist eine der wichtigsten Planungsgrößen überhaupt, weil sie unmittelbar auf Catering, Raumgröße, Materialmenge und Personalbedarf durchschlägt.

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Chatoberfläche einer KI-Anwendung auf einem Bildschirm

KI in der Praxis

Prompt-Vorlage

Eine Prompt-Vorlage ist eine wiederverwendbare Anweisung an ein Sprachmodell, in der die immer gleichen Teile fest stehen und nur die wechselnden Angaben eingesetzt werden. Sie macht Ergebnisse vergleichbar und erspart es, bei jeder Aufgabe neu zu formulieren.

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Smartphone zeigt einen QR-Code auf dem Bildschirm

Eventmanagement & Organisation

QR-Code-Ticket

Ein QR-Code-Ticket weist die Teilnahmeberechtigung über eine maschinenlesbare Kennung nach. Der Code selbst enthält keine Personendaten, sondern nur den Schlüssel, mit dem das System sie findet.

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Sicherheitspersonal kontrolliert einen Besucher am Stadioneingang

Programm, Workshops & Kapazitaet

Sicherheitskonzept

Ein Sicherheitskonzept beschreibt schriftlich, welche Gefahren bei einer Veranstaltung bestehen und wer im Ernstfall was tut. Ob es verlangt wird, hängt von Größe, Art und Ort ab und richtet sich nach dem Recht des jeweiligen Bundeslandes.

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Zwei Personen geben sich im Freien die Hand

Eventmanagement & Organisation

Sponsoring

Sponsoring ist die Unterstützung einer Veranstaltung durch Geld, Sachleistungen oder Dienstleistungen gegen eine Gegenleistung. Genau dieses „gegen“ unterscheidet es von der Spende, mit steuerlichen Folgen für beide Seiten.

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Industriemaschine auf einem Messestand

Eventmanagement & Organisation

Standbau

Standbau bezeichnet die bauliche Umsetzung eines Messestands, von der Systemkabine bis zum individuell geplanten Aufbau. Die Entscheidung darüber fällt früher als die meisten erwarten, weil sie Fläche, Technik und Genehmigungen bestimmt.

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Leerer Veranstaltungsraum vor dem Aufbau der Stände

Messe & Ausstellermanagement

Standbuchung

Die Standbuchung ist der Vorgang, mit dem ein Aussteller eine Fläche auf einer Messe verbindlich reserviert. Dazu gehören die Auswahl von Lage und Größe, die Festlegung des Standtyps, gegebenenfalls Nebenleistungen sowie die Zustimmung zu den Teilnahmebedingungen. Mit der Bestätigung durch den Veranstalter entsteht ein Vertrag.

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Besucher im Gespräch in einer modernen Messehalle

Eventmanagement & Organisation

Standpersonal

Standpersonal sind die Menschen, die einen Messestand während der Veranstaltung besetzen. Sie entscheiden über den Ertrag der Beteiligung stärker als Standgröße, Lage und Gestaltung zusammen.

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Bewerbungsgespräch an einem Tisch in einem Büro

Recht, Datenschutz & Barrierefreiheit

Talentpool

Ein Talentpool sammelt Kontakte, die für spätere Stellen infrage kommen, ohne sich auf eine konkrete beworben zu haben. Er steht und fällt mit einer wirksamen Einwilligung und mit regelmäßiger Pflege.

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Serverschränke in einem Rechenzentrum

Recht, Datenschutz & Barrierefreiheit

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

TOM sind die konkreten Vorkehrungen, mit denen personenbezogene Daten geschützt werden: Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Protokollierung, Schulung, Notfallplan. Artikel 32 DSGVO verlangt sie von jeder verarbeitenden Stelle, und sie sind der Teil des Auftragsverarbeitungsvertrags, den kaum jemand liest.

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Wartende Personen in einer Schlange am Ticketschalter

Programm, Workshops & Kapazitaet

Teilnehmerbegrenzung

Eine Teilnehmerbegrenzung legt fest, wie viele Personen sich zu einer Veranstaltung oder einem einzelnen Programmpunkt anmelden können. Sie erfüllt zwei Zwecke gleichzeitig: Sie hält die zulässige Personenzahl ein und sichert die Qualität von Formaten, die nur in kleiner Runde funktionieren.

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Namensschilder werden am Empfangstresen vorbereitet

Ticketing & Teilnehmer

Teilnehmermanagement

Teilnehmermanagement umfasst die Verwaltung aller Personen, die an einer Veranstaltung teilnehmen: Anmeldung, Bestätigung, Kommunikation im Vorfeld, Änderungen und Absagen, Anwesenheit vor Ort sowie die Nachbereitung. Es ist die Klammer, die den gesamten Weg einer Person durch die Veranstaltung zusammenhält.

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Beleuchtetes Ticketschild am Eingang

Ticketing & Teilnehmer

Ticketing

Ticketing umfasst alle Schritte rund um die Eintrittsberechtigung einer Veranstaltung: Ausgabe, Verkauf, Zahlungsabwicklung, Zustellung und Kontrolle am Einlass. Auch bei kostenfreien Veranstaltungen ist Ticketing sinnvoll, weil es Planungssicherheit schafft und den Einlass beschleunigt.

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Person in Richterrobe schreibt an einem Schreibtisch

Recht, Datenschutz & Barrierefreiheit

Veranstalterhaftung

Veranstalterhaftung bezeichnet die Einstandspflicht des Veranstalters für Schäden, die Teilnehmenden, Ausstellern oder Dritten bei einer Veranstaltung entstehen. Ihr Kern ist die Verkehrssicherungspflicht: Wer eine Gefahrenquelle eröffnet, muss zumutbare Vorkehrungen treffen.

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Leere orangefarbene Sitzreihen in einem Kongresssaal

Programm, Workshops & Kapazitaet

Versammlungsstätte

Eine Versammlungsstätte ist ein Gebäude oder Bereich, der für die gleichzeitige Anwesenheit vieler Menschen bestimmt ist. Ab bestimmten Größen greift die Versammlungsstättenverordnung des jeweiligen Bundeslandes und regelt Kapazität, Rettungswege und Personal.

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Leere rote Sitzreihen in einem abgedunkelten Saal

Eventmanagement & Organisation

Warteliste

Eine Warteliste erfasst Interessierte, die sich nach Erreichen der Kapazitätsgrenze anmelden wollten. Sie ist mehr als eine Trostliste: Bei kostenlosen Veranstaltungen ist sie das wirksamste Mittel gegen leere Plätze.

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Person hält eine Kreditkarte vor einen Laptop

Recht, Datenschutz & Barrierefreiheit

Zahlungsabwicklung bei Veranstaltungen

Die Zahlungsabwicklung regelt, auf welchem Weg Teilnahme- und Standgebühren beim Veranstalter ankommen. Die Wahl des Modells entscheidet über Liquidität, Gebühren und darüber, wer im Streitfall haftet.

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Kontakt

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