Catering-Planung

Die Zahl vor dem Menü

Bevor über Speisen gesprochen wird, braucht es eine belastbare Teilnehmerzahl. Sie ergibt sich nicht aus den Anmeldungen, sondern aus den Anmeldungen abzüglich der erwarteten No-Show-Rate. Wer bei kostenlosen Veranstaltungen mit der vollen Anmeldezahl kalkuliert, bezahlt regelmäßig ein Viertel zu viel.

Umgekehrt ist zu knapp kalkuliertes Catering der Fehler, an den sich Teilnehmende am längsten erinnern. Ein Zuschlag von etwa fünf Prozent auf die erwartete Zahl ist die übliche Absicherung.

Der Zeitplan bestimmt das Format

Ein Steh-Empfang, ein Mittagsbuffet und ein gesetztes Essen brauchen unterschiedlich viel Zeit und unterschiedlich viel Fläche. Bei einem Programm mit engen Wechseln ist das gesetzte Essen der falsche Griff, weil es den Ablauf bestimmt statt ihn zu bedienen.

Planen Sie Pausen so, dass die Ausgabe die Menge bewältigt. Als Faustregel gilt eine Ausgabestelle je 80 bis 100 Personen; darunter stehen Menschen länger an, als die Pause dauert.

Unverträglichkeiten früh abfragen

Vegetarisch, vegan, glutenfrei, laktosefrei und religiöse Anforderungen gehören in das Anmeldeformular und nicht in eine Nachfrage drei Tage vorher. Angaben zu Allergien sind Gesundheitsdaten und damit besonders geschützt; erheben Sie sie zweckgebunden, geben Sie nur die nötige Zusammenfassung an den Dienstleister und löschen Sie sie nach der Veranstaltung. Was dafür gilt, steht unter Löschfrist.

Die Kennzeichnungspflichten für Allergene und Zusatzstoffe treffen den Caterer, aber der Veranstalter sollte wissen, dass sie bestehen; die Grundlagen finden sich in der Lebensmittelhygiene-Verordnung. Klären Sie schriftlich, wer die Kennzeichnung am Buffet stellt.

Was im Angebot stehen sollte

Vergleichbare Angebote entstehen nur bei gleicher Grundlage. Vier Punkte werden am häufigsten unterschiedlich gehandhabt und sollten deshalb ausdrücklich abgefragt werden: Personal und Servicezeiten, Geschirr und dessen Rücknahme, Auf- und Abbau, sowie Getränke nach Verbrauch oder pauschal.

Die Abrechnung nach Verbrauch wirkt günstiger und ist schwerer zu budgetieren. Für öffentliche Träger mit fester Haushaltsposition ist die Pauschale meist der praktikablere Weg, auch wenn sie im Einzelfall etwas höher liegt. Der Posten gehört in das Messebudget.

Der Ort setzt die Grenzen

Viele Häuser haben einen festen Cateringpartner oder verlangen eine Gebühr, wenn ein externer arbeitet. Ebenso begrenzt sind Küchennutzung, Stromanschlüsse und Anlieferungszeiten. Fragen Sie das beim ersten Gespräch mit der Versammlungsstätte ab, nicht nach der Angebotseinholung.

Beachten Sie zusätzlich, dass Aufsteller, Stehtische und Buffetlinien keine Rettungswege verstellen dürfen. Der Zusammenhang steht unter Brandschutz bei Veranstaltungen.

Mit welcher Zahl kalkuliere ich?

Mit den Anmeldungen abzüglich der erwarteten No-Show-Rate, plus etwa fünf Prozent Sicherheit. Bei kostenlosen Veranstaltungen ist der Abschlag deutlich größer als bei bezahlten.

Wann frage ich Unverträglichkeiten ab?

Im Anmeldeformular. Eine Nachfrage kurz vor der Veranstaltung erreicht einen Teil der Angemeldeten nicht mehr.

Sind Allergieangaben besonders geschützt?

Ja, es handelt sich um Gesundheitsdaten. Zweckgebunden erheben, nur das Nötige weitergeben und nach der Veranstaltung löschen.

Getränke pauschal oder nach Verbrauch?

Nach Verbrauch ist oft günstiger, aber schlechter planbar. Wo eine Haushaltsposition vorher feststehen muss, ist die Pauschale meist der praktikablere Weg.