Löschfrist

Warum es die eine Frist nicht gibt

Die häufigste Rückfrage lautet: Wie lange darf ich Teilnehmerdaten behalten? Eine Zahl gibt es nicht, weil die Antwort vom Zweck abhängt. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung in Artikel 5 DSGVO verlangt, dass Daten gelöscht werden, sobald der Zweck erfüllt ist. Wer keinen Zweck mehr benennen kann, hat auch keine Grundlage mehr.

In der Praxis führt das zu einer unangenehmen Erkenntnis: Die Teilnehmerliste der Messe von vor drei Jahren, die noch im Laufwerk liegt, ist kein Archiv, sondern ein Verstoß.

Die drei Töpfe

Bei einer Veranstaltung fallen Daten mit drei sehr unterschiedlichen Lebensdauern an. Der erste Topf ist die Durchführung: Anmeldedaten, Check-in-Status, Sitzplatzzuordnung, Unverträglichkeiten. Diese Daten haben nach der Veranstaltung keinen Zweck mehr und gehören zeitnah gelöscht, üblich sind zwei bis vier Wochen für die Nachbereitung.

Der zweite Topf sind Nachweise. Wer eine Einwilligung eingeholt hat, muss belegen können, dass und wozu sie erteilt wurde, und zwar solange daraus Ansprüche entstehen können.

Der dritte Topf ist die Buchhaltung, und hier lohnt eine genaue Unterscheidung. Für Rechnungen und Rechnungsdoppel aus dem Ticketing und der Ausstellerabrechnung gilt nach Paragraf 14b UStG grundsätzlich eine Frist von acht Jahren. Die zehn Jahre, die vielen im Kopf sind, gelten weiterhin für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und vergleichbare Unterlagen. Vor allem aber ist keine dieser Fristen eine Erlaubnis, alles so lange zu behalten: Sie gilt für den Beleg, nicht für die Gesprächsprotokolle desselben Teilnehmers.

Ein Löschkonzept, das im Alltag hält

Ein brauchbares Konzept passt auf eine Seite und beantwortet je Datenkategorie drei Fragen: Wo liegen die Daten, wie lange bleiben sie, und wer löscht sie. Der dritte Punkt ist der, an dem die meisten Konzepte scheitern. Eine Frist ohne benannte Person ist eine Absichtserklärung.

Denken Sie an die Nebenschauplätze: die Excel-Datei auf dem Laufwerk, der Export im Downloads-Ordner, die Teilnehmerliste im E-Mail-Postfach, die Sicherungskopie. Diese Kopien sind der eigentliche Grund, warum Löschkonzepte in der Praxis nicht greifen. Eine Plattform, aus der niemand exportieren muss, hat hier einen strukturellen Vorteil gegenüber der Tabelle.

Löschen heißt nicht archivieren

Daten in einen Ordner „Alt“ zu verschieben ist keine Löschung. Auch das Anonymisieren muss echt sein: Eine Liste ohne Namen, aber mit Studiengang, Semester und Geburtsjahr lässt sich bei kleinen Gruppen zurückrechnen. Wenn Sie Kennzahlen für die Erfolgskontrolle behalten wollen, aggregieren Sie sie so weit, dass kein Rückschluss auf Einzelne mehr möglich ist, und löschen Sie den Rohdatensatz.

Was beim Dienstleister passiert

Ihre Frist endet nicht an der Systemgrenze. Der Auftragsverarbeitungsvertrag muss regeln, was nach Vertragsende mit den Daten geschieht, und diese Regel sollte eine Frist enthalten statt eines Ermessens. Fragen Sie auch nach der Aufbewahrungsdauer von Sicherungskopien: Wenn das Backup 90 Tage vorhält, ist ein Datensatz nach der Löschung noch 90 Tage wiederherstellbar. Das ist zulässig, gehört aber dokumentiert, weil es Ihre Antwort auf ein Löschersuchen aus den Betroffenenrechten beeinflusst. Den Überblick gibt DSGVO im Eventkontext.

Wie lange darf ich eine Teilnehmerliste aufbewahren?

So lange, wie Sie einen Zweck benennen können. Für die reine Durchführung sind das meist zwei bis vier Wochen nach der Veranstaltung. Alles darüber hinaus braucht einen eigenen Grund, etwa eine Einwilligung für die Einladung zum nächsten Mal.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Für Rechnungen und Rechnungsdoppel gilt nach Paragraf 14b UStG grundsätzlich eine Frist von acht Jahren. Die zehn Jahre gelten weiterhin für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse. Beide Fristen betreffen den Beleg, nicht den gesamten Teilnehmerdatensatz.

Gilt die Aufbewahrungsfrist für alle Eventdaten?

Nein, nur für die steuerlich und handelsrechtlich relevanten Unterlagen. Wer sie auf den gesamten Datensatz ausdehnt, verwechselt eine Aufbewahrungspflicht mit einer Aufbewahrungserlaubnis.

Muss ich Sicherungskopien einzeln bereinigen?

In der Regel nicht. Es genügt, wenn ein gelöschter Datensatz nach Ablauf des Backup-Zyklus endgültig verschwindet und in der Zwischenzeit nicht in den Produktivbetrieb zurückfließt.

Wer ist für die Löschung zuständig?

Der Verantwortliche, also die Organisation. Praktisch braucht es eine benannte Person und einen Termin im Kalender. Eine Frist ohne Zuständigkeit wird zuverlässig vergessen.