Einwilligung

Die vier Voraussetzungen

Damit eine Einwilligung trägt, müssen vier Dinge zusammenkommen. Sie muss freiwillig sein, also ohne Nachteil verweigert werden können. Sie muss sich auf einen bestimmten Zweck beziehen; eine Zustimmung zu „Datenverarbeitung“ allgemein ist wertlos. Die betroffene Person muss vorher wissen, worum es geht. Und sie muss aktiv zustimmen: ein vorangekreuztes Kästchen oder ein Schweigen genügt nicht.

Die Anforderungen stehen in Artikel 7 DSGVO. Praktisch bedeutet das eine eigene Checkbox je Zweck, unangekreuzt, mit einem Text, den man ohne juristische Vorbildung versteht.

Wofür Sie bei einer Veranstaltung wirklich eine brauchen

Der häufigste Fehler ist, die Anmeldung selbst von einer Einwilligung abhängig zu machen. Das ist meist überflüssig: Wer sich anmeldet, schließt einen Vertrag, und die dafür nötigen Daten trägt die Vertragserfüllung. Eine Einwilligung brauchen Sie für alles, was darüber hinausgeht. Dazu zählen Fotos und Videoaufnahmen, die Weitergabe von Kontaktdaten an Aussteller nach dem Leadscanning, die spätere Werbung für die nächste Veranstaltung und die Verwendung von Profildaten für KI-Matching.

Besonders sensibel ist die Frage nach Unverträglichkeiten oder Barrierebedarf. Das sind Gesundheitsdaten im Sinne von Artikel 9 DSGVO und damit besonders geschützt. Fragen Sie danach nur, wenn Sie es wirklich brauchen, machen Sie das Feld optional und löschen Sie die Angabe unmittelbar nach der Veranstaltung.

Das Koppelungsverbot

Eine Einwilligung ist nicht freiwillig, wenn ohne sie die eigentliche Leistung verweigert wird. Wer die Anmeldung nur zulässt, wenn gleichzeitig der Newsletter abonniert wird, koppelt unzulässig. Dasselbe gilt für die Foto-Einwilligung als Teilnahmebedingung. Wenn Sie fotografieren wollen und einzelne Personen nicht möchten, ist der saubere Weg eine gekennzeichnete Zone ohne Aufnahmen, nicht der Ausschluss.

Minderjährige

Bei Diensten der Informationsgesellschaft ist die Einwilligung nach Artikel 8 DSGVO erst ab 16 Jahren allein wirksam; darunter muss die elterliche Verantwortung zustimmen. Für Berufsorientierungstage und Ausbildungsmessen mit Schülerinnen und Schülern der Klassen 8 bis 10 heißt das: Ohne Einverständnis der Erziehungsberechtigten geht es nicht. Planen Sie den Rücklauf ein, er dauert regelmäßig länger als gedacht.

Widerruf und Dokumentation

Eine Einwilligung lässt sich jederzeit widerrufen, und zwar so einfach, wie sie erteilt wurde. Wer sie per Klick eingeholt hat, kann keinen Brief verlangen. Der Widerruf wirkt für die Zukunft; was vorher rechtmäßig geschah, bleibt rechtmäßig.

Nachweisbar sein muss beides. Halten Sie fest, wer wann welchem Text zugestimmt hat, und bewahren Sie den Wortlaut auf, nicht nur ein Häkchen. Ändern Sie den Text später, ist das eine neue Einwilligung und keine Fortschreibung der alten. Wie lange Sie diese Nachweise halten müssen, ergibt sich aus Ihrer Löschfrist; welche Rechte die betroffene Person daneben hat, steht unter Betroffenenrechte. Den größeren Zusammenhang beschreibt DSGVO im Eventkontext.

Muss ich für die Anmeldung eine Einwilligung einholen?

In der Regel nicht. Die zur Durchführung nötigen Daten trägt die Vertragserfüllung. Eine Einwilligung obendrauf schwächt Ihre Position sogar, weil sie widerrufen werden kann und Sie dann ohne Grundlage dastehen.

Reicht ein Hinweisschild am Eingang für Fotos?

Als alleinige Grundlage nicht. Ein Schild informiert, aber es holt keine Einwilligung ein. Sinnvoll ist die Abfrage bei der Anmeldung, ergänzt um eine erkennbar aufnahmefreie Zone vor Ort.

Wie hole ich die Einwilligung bei Minderjährigen ein?

Unter 16 Jahren über die Erziehungsberechtigten, in der Praxis meist per Formular über die Schule. Rechnen Sie mit zwei bis drei Wochen Rücklauf und starten Sie deshalb früh.

Was gilt, wenn jemand widerruft?

Ab dem Widerruf dürfen Sie die Daten für diesen Zweck nicht mehr verwenden. Bereits veröffentlichte Fotos müssen Sie, soweit zumutbar, zurückziehen. Vorher rechtmäßig erfolgte Verarbeitung bleibt wirksam.