Leadscanning
Beim Leadscanning erfassen Aussteller die Kontaktdaten ihrer Gesprächspartner digital, meist durch Scannen eines Codes auf dem Namensschild. Statt Visitenkarten zu sammeln, entsteht unmittelbar ein strukturierter Datensatz, der sich um Notizen zum Gespräch ergänzen lässt.
Warum der Scan allein wertlos ist
Das ist der Punkt, an dem die meisten Messeauftritte Geld verlieren. Ein Scan liefert Name, Firma und Kontaktdaten. Was er nicht liefert, ist der Grund des Gesprächs, und ohne den ist der Kontakt drei Wochen später nicht mehr einzuordnen.
Brauchbar wird Leadscanning erst mit zwei bis drei Zusatzangaben direkt nach dem Gespräch: worum es ging, wie konkret das Interesse war, was vereinbart wurde. Wer das nicht am Stand erfasst, hat am Ende eine Adressliste statt einer Kontaktliste und schreibt zwangsläufig eine Serienmail, die als solche erkennbar ist.
Wie es organisatorisch abläuft
Der Veranstalter stellt die Namensschilder mit Code aus und gibt den Ausstellern eine Erfassungsmöglichkeit: eine App auf dem eigenen Telefon oder ein Leihgerät. Nach der Veranstaltung erhält jeder Aussteller seine eigenen Kontakte, üblicherweise als Datei oder direkt in sein System.
Die Entscheidung zwischen eigener App und Leihgerät fällt in der Praxis über die Schulung. Eigene Geräte sind billiger und vertrauter, aber jeder Standmitarbeiter muss die App vorher installiert und einmal benutzt haben. Wer das erst am Messemorgen klärt, verliert die erste Stunde.
Was datenschutzrechtlich zu beachten ist
Die Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO. Vier Punkte entscheiden darüber, ob der Ablauf trägt.
Erstens Transparenz: Besucher müssen wissen, dass ihr Ausweis gescannt werden kann und was mit den Daten geschieht, spätestens bei der Anmeldung, nicht erst am Stand. Zweitens die Erkennbarkeit des Vorgangs; ein Scan sollte im Gespräch sichtbar erfolgen, nicht verdeckt im Vorbeigehen. Drittens klare Rollen. Wer ist für die Daten verantwortlich: Veranstalter, Aussteller oder beide? Das gehört vor der Messe vertraglich geregelt. Und viertens die Zweckbindung: Kontakte aus einem Messegespräch sind keine allgemeine Werbeliste. Der weitere Rahmen steht unter DSGVO im Eventkontext.
Was danach passieren muss
Die Aufmerksamkeit aus einem Messegespräch verfällt innerhalb weniger Tage. Als Faustregel gilt: innerhalb von 48 Stunden eine kurze, persönliche Nachricht, die auf das Gespräch Bezug nimmt, und genau dafür brauchen Sie die Notiz, nicht nur die Adresse. Wie das abläuft und was dabei rechtlich gilt, steht unter Nachfassen. Wer die Kontakte darüber hinaus behalten will, braucht dafür eine eigene Einwilligung und legt sie in einem Talentpool ab.
Für den Veranstalter ist die Zahl der erfassten Kontakte zugleich eine der wenigen belastbaren Größen über den Nutzen der Messe. Sie entsteht ohne Zusatzaufwand und gehört in die Auswertung, siehe Event-KPI und Erfolgskontrolle.
Häufige Fehler
Der teuerste Fehler ist, nur zu scannen und nicht zu notieren. Er macht die gesamte Erfassung wertlos. Fast ebenso häufig wird die Nachbereitung erst Wochen später begonnen, wenn sich niemand mehr an das Gespräch erinnert.
Wer die Kontakte anschließend in einen allgemeinen Verteiler übernimmt, verstößt gegen die Zweckbindung und beschädigt den Eindruck, den der Messeauftritt aufgebaut hat. Mehr dazu unter Employer Branding. Und wer sein Standpersonal nicht vorher einweist, bekommt Geräte, die niemand bedient.
Häufige Fragen
Brauchen Besucher dafür ein Einverständnis?
Sie müssen jedenfalls vorher informiert werden. Wie die Rechtsgrundlage im Einzelfall aussieht, hängt von der Ausgestaltung ab und gehört mit der zuständigen Stelle geklärt, bevor gescannt wird.
Lohnt sich das bei Karrieremessen?
Ja, besonders dort. Unternehmen führen an einem Tag viele kurze Gespräche, die sich ohne strukturierte Erfassung nicht mehr auseinanderhalten lassen.
Was ist der häufigste Fehler?
Nur zu scannen und keine Notizen zu machen, und dann nicht nachzufassen. Die Nacharbeit entscheidet über den Wert, nicht die Erfassung.
