Ausstellerportal
Ein Ausstellerportal ist ein geschützter Onlinebereich, in dem die Aussteller einer Messe ihre eigenen Daten selbst pflegen: Firmenprofil, Ansprechpartner, Logo, Standangaben, Produktkategorien und Serviceleistungen. Der Veranstalter gibt Struktur und Fristen vor, die eigentliche Dateneingabe übernimmt der Aussteller.
Wie ein Ausstellerportal die Arbeit verändert
Ohne Portal läuft die Datensammlung über E-Mail: Der Veranstalter verschickt Formulare, sammelt Rückläufe in unterschiedlichen Formaten ein, überträgt sie von Hand und fragt Fehlendes einzeln nach. Bei fünfzig Ausstellern kommen schnell mehrere hundert Nachrichten zusammen, mit einer Fehlerquelle bei jeder Übertragung.
Mit Portal kehrt sich die Richtung um. Jeder Aussteller erhält einen Zugang und trägt selbst ein, was von ihm gebraucht wird. Der Veranstalter sieht auf einen Blick, wer vollständig ist und wo etwas fehlt. Aus Nachfassen wird Statusprüfung, und das ist der eigentliche Unterschied, nicht die eingesparten Minuten.
Was Aussteller dort üblicherweise erledigen
Der Messeverband AUMA beschreibt in seinem Leitfaden Erfolgreiche Messebeteiligung, was zwischen Zulassung und Messetag zu erledigen ist. Mit den Teilnahmebedingungen oder der Standbestätigung kommen die Bestellformulare für Serviceleistungen, oder die Buchung wird online ermöglicht. Mit der Zulassung kommen die Eintragungsformulare für Katalog und elektronisches Informationssystem. Bestellt werden unter anderem Strom, Wasser und Internet, Standreinigung, Ausweise für das Standpersonal und der Katalogeintrag.
Der Leitfaden nennt zwei Dinge, die ein Portal lösen muss. Bei verspäteter Beauftragung drohen in manchen Fällen Eilzuschläge, die Fristen müssen also sichtbar sein. Und der Redaktionsschluss für den Katalog liegt früh, weil Besucher die Angaben schon Wochen vor der Messe nutzen sollen. Ein Ausstellerportal ist im Kern die Stelle, an der diese Formulare und Fristen zusammenlaufen.
Welche Daten typischerweise dazugehören
Den Kern bildet das Firmenprofil für Katalog und Website, inklusive Logo und Beschreibung. Dazu kommt die Einordnung in die Nomenklatur, also das Verzeichnis der Produkt- und Angebotsgruppen, nach dem Besucher später filtern.
Die Standdaten umfassen Fläche, Typ, Nachbarschaft und technische Bestellungen, siehe Standbuchung. Hinzu kommen die Personen: wer betreut den Stand, wer bekommt Ausweise. Bei Karrieremessen kommen die offenen Stellen für die Job Wall dazu, die dann ohne zusätzliche Pflege auch im Ausstellerprofil erscheinen.
Warum das für Veranstalter zählt
Der offensichtliche Nutzen ist die Zeitersparnis. Der größere ist die Datenqualität: Wenn der Aussteller seine Angaben selbst macht, stehen sie in einer Struktur, die sich weiterverwenden lässt.
Katalog, Website, Hallenplan und Matchmaking greifen dann auf dieselbe Quelle zu, statt dass jede Ausspielung eigene Pflege verlangt. Hinzu kommt die Fristenkontrolle: Ein Portal kann Stichtage automatisch durchsetzen, was per E-Mail organisatorisch kaum machbar ist.
Wann es sich lohnt
Die folgende Überlegung ist eine Rechnung und keine Erhebung. Entscheidend ist nicht die Zahl der Aussteller, sondern die Zahl der Angaben je Aussteller. Zwanzig Aussteller mit je zwölf Feldern erzeugen 240 Datenpunkte, und jeder davon wird ohne Portal mindestens einmal von Hand übertragen.
Wenig Nutzen bringt ein Portal bei einmaligen Veranstaltungen mit einer Handvoll Ausstellern. Sobald sich die Veranstaltung wiederholt, ändert sich die Rechnung, weil Vorjahresprofile übernommen werden können und im zweiten Jahr nur noch Abweichungen gepflegt werden.
Häufige Fehler
Zu viele Pflichtfelder: Je länger das Formular, desto mehr muss der Veranstalter am Ende doch wieder nachfassen. Fehlt eine Rückmeldung über den Bearbeitungsstand, wissen Aussteller nicht, ob noch etwas offen ist, und fragen einzeln nach.
Das Portal erst kurz vor der Messe zu öffnen, wenn die Daten schon anderweitig eingesammelt wurden, kehrt den Nutzen ins Gegenteil. Und Zugänge an einzelne Personen zu binden statt an das Unternehmen, lässt die Pflege bei Urlaub oder Stellenwechsel stillstehen. Was Aussteller über Fristen und Vorgaben wissen müssen, steht im Ausstellerhandbuch.
Häufige Fragen
Brauchen kleine Messen ein Ausstellerportal?
Ab etwa zwanzig Ausstellern lohnt es sich meist, weil der Abstimmungsaufwand nicht linear, sondern überproportional wächst. Darunter kann eine gut gepflegte Vorlage ausreichen.
Wie gehen Hauptaussteller und Mitaussteller damit um?
Gute Portale bilden diese Staffelung ab: Der Hauptaussteller bucht die Fläche und meldet Mitaussteller sowie zusätzlich vertretene Unternehmen an, die eigene Profile bekommen, aber keine eigene Fläche.
Was passiert nach der Messe mit den Daten?
Sie sind die Grundlage für die nächste Ausgabe. Aussteller, die im Folgejahr wieder buchen, finden ihre Angaben vor und müssen nur noch aktualisieren. Das erhöht die Wiederbuchungsquote spürbar.
