Talentpool

Was ein Talentpool ist

Ein Talentpool ist eine strukturierte Sammlung von Kontakten, die für spätere Stellen infrage kommen, ohne sich gerade auf eine beworben zu haben. Nach einer Karrieremesse ist er der Unterschied zwischen einem Stapel Visitenkarten und einem Kanal, der noch in zwei Jahren trägt.

Der Aufwand liegt nicht im Anlegen, sondern im Pflegen. Ein Pool, in den nur eingezahlt und nie hineingeschaut wird, ist nach einem Jahr eine Adressliste mit unbekannter Trefferquote.

Die Einwilligung trägt alles

Ein Gespräch am Messestand erlaubt noch keine Speicherung auf Vorrat. Wer Kontaktdaten über den Anlass hinaus behalten will, braucht eine Einwilligung, die freiwillig erteilt, verständlich formuliert und nachweisbar dokumentiert ist. Die Anforderungen stehen in Artikel 7 DSGVO.

Freiwillig heißt: Die Teilnahme am Gespräch oder am Gewinnspiel darf nicht davon abhängen. Eine Checkbox, ohne die sich das Formular nicht absenden lässt, ist keine Einwilligung, sondern eine Bedingung.

Was hineingehört

Vier Angaben machen eine Einwilligung brauchbar: wer speichert, zu welchem Zweck, wie lange, und wer die Daten sonst noch sieht. Der letzte Punkt ist bei Messen entscheidend, weil ausstellende Unternehmen und Veranstalter verschiedene Stellen sind.

Wenn Aussteller Zugriff bekommen sollen, muss das dort stehen, und zwar bevor der Kontakt zustande kommt. Nachträglich lässt sich das nicht heilen, auch nicht durch eine freundliche Nachfrage per E-Mail.

Wie lange die Daten bleiben dürfen

Eine unbefristete Speicherung ist nicht zulässig. Üblich sind Fristen zwischen einem und zwei Jahren, danach wird erneut gefragt oder gelöscht. Welche Frist angemessen ist, richtet sich nach dem Zweck und nicht danach, wie lange die Daten noch nützlich wären. Die Systematik dazu steht unter Löschfrist.

Ebenso wichtig ist der Widerruf. Er muss so einfach möglich sein wie die Erteilung und wirkt sofort. Was Betroffene darüber hinaus verlangen können, steht unter Betroffenenrechte.

Die Daten veralten schneller als gedacht

Studentische Kontakte verlieren ihre Hochschuladresse mit dem Abschluss, also genau in dem Moment, in dem sie für Arbeitgeber interessant werden. Wer ausschließlich die Uni-Adresse erfasst, verliert die Verbindung im ungünstigsten Augenblick.

Fragen Sie deshalb von Anfang an eine zweite, dauerhafte Adresse ab und schreiben Sie dazu, warum Sie das tun. Diese kurze Begründung erhöht die Bereitschaft, sie anzugeben, spürbar.

Woran Talentpools scheitern

Der häufigste Fehler ist der stille Pool. Wer sich einträgt und dann zwei Jahre nichts hört, erinnert sich beim nächsten Kontakt an nichts und empfindet die Ansprache als übergriffig.

Zwei bis vier relevante Kontakte im Jahr halten die Verbindung, ohne zu stören. Relevant heißt dabei: auf das Profil bezogen, nicht der allgemeine Unternehmensnewsletter. An Hochschulen ist der Career Service hier der natürliche Absender, weil er die Beziehung ohnehin über mehrere Jahre führt.

Dürfen wir Visitenkarten von der Messe einfach abtippen?

Für die Bearbeitung des konkreten Anliegens ja, für eine Speicherung auf Vorrat nicht. Sobald die Daten über den Anlass hinaus behalten werden sollen, braucht es eine Einwilligung.

Wie lange darf ein Talentpool Daten speichern?

Es gibt keine feste gesetzliche Frist. Üblich sind ein bis zwei Jahre, danach erneut fragen oder löschen. Die Frist muss vorher festgelegt und in der Einwilligung genannt sein.

Dürfen ausstellende Unternehmen auf den Pool zugreifen?

Nur wenn das in der Einwilligung ausdrücklich steht. Veranstalter und Aussteller sind verschiedene Stellen, und eine Weitergabe muss vorher benannt sein.

Was passiert bei einem Widerruf?

Er wirkt sofort und muss so einfach sein wie die Erteilung. Die Daten sind anschließend zu löschen, soweit keine anderen Aufbewahrungspflichten greifen.