Messebudget
Ein Messebudget listet alle Kosten und Einnahmen einer Veranstaltung auf, von der Flächenmiete bis zur Nachbereitung. Der Unterschied zwischen einem guten und einem schlechten Budget liegt selten bei den großen Posten, sondern bei denen, die man vergisst.
Die Posten, an die alle denken
Flächenmiete, Standbau, Technik, Personal, Catering und Marketing machen den Großteil der Summe aus und stehen in jeder Kalkulation. Sie sind auch die Posten, für die es Angebote gibt, also lassen sie sich vergleichsweise genau planen.
Ein Budget scheitert deshalb fast nie an ihnen. Es scheitert an dem, was daneben liegt.
Die Posten, die vergessen werden
Sechs Positionen fehlen in Erstkalkulationen besonders häufig. Auf- und Abbautage kosten Hallenmiete, obwohl niemand da ist. Strom und Internet werden bei Messen häufig gesondert und pro Anschluss berechnet. Reinigung während und nach der Veranstaltung ist selten in der Miete enthalten.
Dazu kommen Versicherungen für Haftpflicht und Ausfall, Genehmigungen und Gebühren einschließlich GEMA bei Musik, und die Nachbereitung: Auswertung, Nachbefragung und Nachfassen kosten Arbeitszeit, die in keiner Rechnung auftaucht, aber trotzdem bezahlt wird.
Einnahmen realistisch ansetzen
Bei Messen kommen Einnahmen aus drei Quellen: Standmieten, Tickets und Sponsoring. Die erste ist am besten planbar, weil Ausstellerbuchungen vor der Veranstaltung feststehen.
Ticketeinnahmen sollten Sie vorsichtig ansetzen, gerade bei Erstveranstaltungen ohne Erfahrungswert. Und Sponsoring gehört erst dann ins Budget, wenn eine Zusage vorliegt, nicht wenn ein Gespräch gut lief.
Die Faustregel für den Puffer
Zehn Prozent auf die Gesamtkosten sind bei einer eingespielten Veranstaltung knapp, aber vertretbar. Bei einer Erstveranstaltung oder einem neuen Ort sind zwanzig Prozent realistischer, weil dort die unbekannten Posten liegen.
Wichtiger als die genaue Zahl ist, dass der Puffer ein eigener Posten ist und nicht in den anderen versteckt wird. Ein Puffer, der bereits verplant ist, ist keiner.
Was die Kalkulation vereinfacht
Zwei Dinge machen Budgets bei wiederkehrenden Veranstaltungen deutlich verlässlicher. Erstens eine Vorlage, die von Mal zu Mal weitergereicht wird, samt der tatsächlichen Zahlen des Vorjahres neben den geplanten. Zweitens Kostenmodelle ohne variable Pro-Kopf-Anteile: Wer eine Softwarelizenz pauschal zahlt, kennt die Summe vorher; wer pro Teilnehmer zahlt, erfährt sie erst nach der Anmeldephase.
Für öffentliche Träger ist der zweite Punkt entscheidend, weil eine Haushaltsposition vorher feststehen muss. Branchendaten zur Einordnung veröffentlicht der AUMA.
Häufige Fragen
Wie hoch sollte der Puffer sein?
Zehn Prozent bei einer eingespielten Veranstaltung, zwanzig bei einer Erstveranstaltung oder an einem neuen Ort. Als eigener Posten ausweisen, nicht in andere einrechnen.
Welcher Posten wird am häufigsten vergessen?
Die Auf- und Abbautage. Sie kosten Hallenmiete, obwohl noch keine Besucher da sind, und fallen bei der ersten Kalkulation fast immer unter den Tisch.
Soll ich Sponsoring einplanen?
Erst ab schriftlicher Zusage. Eine Absichtserklärung ist keine Einnahme, und ein Budget, das darauf aufbaut, kippt mit einer einzigen Absage.
Wie kalkuliere ich Softwarekosten?
Achten Sie darauf, ob pro Teilnehmer abgerechnet wird. Bei wachsender Besucherzahl kann dieser Zuschlag die Grundgebühr übersteigen und steht erst nach der Anmeldephase fest.
