Was Eventsoftware wirklich kostet: Pro-Kopf-Gebühren gegen Pauschalpreise
Zwei Angebote für Eventsoftware lassen sich selten direkt vergleichen: Das eine nennt eine Jahreslizenz, das andere einen Grundpreis plus Gebühr je Teilnehmer, das dritte nennt gar nichts. Dieser Artikel zeigt, wie Sie die Modelle auf eine gemeinsame Zahl bringen, und ab welcher Veranstaltungsgröße die Rechnung kippt.
Die vier Preismodelle am Markt
Wer Angebote für Eventmanagement-Software einholt, bekommt vier grundsätzlich verschiedene Logiken auf den Tisch:
- Jahreslizenz pauschal: ein Festpreis für eine definierte Nutzung, unabhängig von der Teilnehmerzahl
- Grundpreis plus Pro-Kopf-Gebühr: ein Kontingent ist enthalten, jeder weitere Teilnehmer kostet extra
- Transaktionsmodell: keine oder geringe Grundgebühr, dafür ein Anteil je verkauftem Ticket
- Auf Anfrage: keine Preisangabe, Kalkulation erst nach einem Vertriebsgespräch
Alle vier können sinnvoll sein. Gefährlich wird es, wenn man sie unbesehen nebeneinanderlegt.
Wo Pro-Kopf-Gebühren teuer werden
Pro-Kopf-Modelle wirken beim Einstieg günstig, weil die Grundgebühr niedrig aussieht. Die Rechnung dreht sich, sobald die Veranstaltung wächst. Ein typisches Beispiel aus dem Markt: Ein Anbieter verlangt eine Jahreslizenz mit 500 inkludierten Teilnehmern und 2 € für jeden weiteren.
- Bei 500 Besuchern: nur die Grundgebühr
- Bei 1.500 Besuchern: Grundgebühr plus 2.000 €
- Bei 3.000 Besuchern: Grundgebühr plus 5.000 €
Bei einer Karrieremesse mit 3.000 Studierenden kann der Zuschlag damit fast so hoch ausfallen wie die Lizenz selbst, und er fällt genau dann an, wenn die Veranstaltung erfolgreich ist. Für Hochschulen und öffentliche Träger ist das doppelt unangenehm, weil die Kosten erst nach der Anmeldephase feststehen und sich schlecht budgetieren lassen.
Die versteckten Posten, nach denen man fragen sollte
- Einrichtung und Onboarding: einmalige Setup-Gebühren, etwa für die Konfiguration von Badgedruck und Check-in, tauchen häufig erst im Angebot auf
- Support während der Veranstaltung: wird teils als Tagessatz gesondert berechnet
- Zusatzmodule: Matchmaking, App oder Jobboard sind nicht immer im Grundpreis enthalten
- Zahlungsgebühren: Kreditkartengebühren des Zahlungsdienstleisters kommen zur Plattformgebühr hinzu
- Teammitglieder: manche Modelle rechnen je Nutzer im Backend ab
- Zweitveranstaltung: gilt der Preis pro Event oder pro Jahr?
So machen Sie Angebote vergleichbar
Rechnen Sie jedes Angebot auf Ihren realistischen Jahresbedarf um, nicht auf das Listenbeispiel des Anbieters. Drei Zahlen genügen dafür:
- Zahl der Veranstaltungen pro Jahr
- Erwartete Teilnehmer je Veranstaltung, mit Puffer nach oben
- Zahl der zahlenden Aussteller, falls Standflächen verkauft werden
Bilden Sie damit zwei Szenarien: die Veranstaltung wie geplant, und die Veranstaltung mit 50 Prozent mehr Teilnehmern. Ein gutes Preismodell erkennt man daran, dass der zweite Fall keine böse Überraschung erzeugt.
Warum Preistransparenz selbst ein Auswahlkriterium ist
Im deutschen Markt für Messe- und Eventsoftware veröffentlicht ein erheblicher Teil der Anbieter überhaupt keine Preise. Für Unternehmen ist das lästig, für öffentliche Einrichtungen ein echtes Hindernis: Ohne belastbare Zahl lässt sich weder eine Haushaltsposition planen noch eine Vergabeentscheidung dokumentieren. Wer drei Angebote einholen muss, braucht drei Gesprächstermine, bevor er überhaupt vergleichen kann.
Wie FairUp abrechnet
FairUp veröffentlicht alle Preise vollständig. Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos, Starter liegt bei 1.068 € und Pro bei 2.988 € im Jahr; die Messepakete beginnen bei 4.900 € (Expo) und 7.900 € (Career). Alle kostenpflichtigen Pläne gelten für eine unbegrenzte Zahl von Veranstaltungen und Teilnehmern, ohne Pro-Kopf-Gebühren. Eine Messe mit 300 Besuchern kostet in der Lizenz dasselbe wie eine mit 3.000.
Gebühren fallen nur auf das an, was Sie selbst verkaufen: Stripe erhebt die übliche Kreditkartengebühr, dazu kommt eine Plattformgebühr von 1,5 Prozent im Starter beziehungsweise 0,9 Prozent im Pro und in allen Messepaketen. Alle Paketpreise sind Nettopreise zuzüglich Umsatzsteuer; Transaktionsgebühren kommen darauf nicht obendrauf. Öffentliche Träger erhalten auf Wunsch statt eines Ab-Preises ein prüffähiges Festpreisangebot.
Häufige Fragen (FAQ)
Ist ein Transaktionsmodell günstiger als eine Jahreslizenz?
Bei wenigen kostenpflichtigen Tickets ja. Sobald relevanter Ticketumsatz entsteht, kehrt sich das um: Bei 25.000 € Umsatz bedeuten schon 2 Prozent 500 € allein an Plattformgebühr, zusätzlich zu den Zahlungsgebühren.
Was ist bei kostenlosen Veranstaltungen zu beachten?
Achten Sie darauf, ob Anmeldungen ohne Ticketverkauf ebenfalls Pro-Kopf-Gebühren auslösen. Bei rein kostenlosen Formaten sollte keine variable Gebühr anfallen.
Wie plane ich das Budget bei unsicherer Teilnehmerzahl?
Mit einem pauschalen Modell gar nicht. Der Preis steht vorher fest. Bei Pro-Kopf-Modellen sollten Sie mit dem oberen Ende Ihrer Schätzung kalkulieren und sich die Staffelgrenzen schriftlich geben lassen.
Fazit
Der niedrigste Einstiegspreis ist selten der niedrigste Jahrespreis. Entscheidend ist, wie sich die Kosten verhalten, wenn Ihre Veranstaltung wächst, denn das ist der Fall, den Sie sich wünschen. Rechnen Sie jedes Angebot auf Ihr realistisches Wachstumsszenario um, bevor Sie unterschreiben.
