Was Eventsoftware wirklich kostet: Pro-Kopf-Gebühren gegen Pauschalpreise
Zwei Angebote für Eventsoftware lassen sich selten direkt vergleichen: Das eine nennt eine Jahreslizenz, das andere einen Grundpreis plus Gebühr je Teilnehmer, das dritte einen Anteil am Ticketumsatz und das vierte gar nichts. Dieser Artikel zeigt, wie Sie die Modelle auf eine gemeinsame Zahl bringen, welche Posten in keinem Listenpreis stehen und ab welcher Veranstaltungsgröße die Rechnung kippt.
- Pro-Kopf-Gebühren werden genau dann teuer, wenn die Veranstaltung wächst, und stehen erst nach der Anmeldephase fest.
- Vergleichbar werden Angebote mit drei Zahlen: Veranstaltungen pro Jahr, Teilnehmende mit Puffer und zahlende Aussteller.
- Im Rechenbeispiel ist das reine Transaktionsmodell am günstigsten, deckt aber die Ausstellerseite nicht ab.
- Der größte Posten steht auf keiner Rechnung: die Arbeitszeit des eigenen Teams.
Die vier Preismodelle am Markt
Wer Angebote für Eventmanagement-Software einholt, bekommt vier grundsätzlich verschiedene Logiken auf den Tisch. Die pauschale Jahreslizenz ist ein Festpreis für eine definierte Nutzung, unabhängig von der Teilnehmerzahl. Beim Modell aus Grundpreis und Pro-Kopf-Gebühr ist ein Kontingent enthalten, und jede weitere Person kostet extra. Das Transaktionsmodell verlangt keine oder eine geringe Grundgebühr und dafür einen Anteil an jedem verkauften Ticket. Und schließlich gibt es Anbieter, die keine Preise nennen und erst nach einem Vertriebsgespräch kalkulieren.
| Modell | Wann es günstig ist | Wann es teuer wird |
|---|---|---|
| Pauschale Jahreslizenz | Mehrere Veranstaltungen, wachsende Besucherzahlen | Eine einzige kleine Veranstaltung im Jahr |
| Grundpreis plus Pro-Kopf-Gebühr | Teilnehmerzahl bleibt sicher im Kontingent | Die Veranstaltung wächst über das Kontingent |
| Anteil am Ticketumsatz | Kostenlose oder wenige bezahlte Tickets | Hoher Ticket- oder Standumsatz |
| Preis auf Anfrage | Sehr individuelle Anforderungen | Wenn Sie schnell drei Angebote vergleichen müssen |
Alle vier können sinnvoll sein. Gefährlich wird es, wenn man sie unbesehen nebeneinanderlegt, denn jedes Modell sieht bei einer anderen Veranstaltungsgröße am besten aus, und jeder Anbieter rechnet sein Beispiel gern an genau dieser Größe vor.
Wo Pro-Kopf-Gebühren teuer werden
Pro-Kopf-Modelle wirken beim Einstieg günstig, weil die Grundgebühr niedrig aussieht. Die Rechnung dreht sich, sobald die Veranstaltung wächst. Nehmen wir als Beispiel mit angenommenen Zahlen eine Jahreslizenz mit 500 enthaltenen Teilnehmenden und 2 Euro für jede weitere Person. Bei 500 Besuchern fällt nur die Grundgebühr an. Bei 1.500 Besuchern kommen 2.000 Euro dazu, bei 3.000 Besuchern 5.000 Euro.
Bei einer Karrieremesse mit 3.000 Studierenden kann der Zuschlag damit fast so hoch ausfallen wie die Lizenz selbst, und er fällt genau dann an, wenn die Veranstaltung erfolgreich ist. Für Hochschulen und öffentliche Träger ist das doppelt unangenehm, weil die Kosten erst nach der Anmeldephase feststehen und sich schlecht budgetieren lassen. Achten Sie außerdem darauf, was als Kopf zählt: Manche Modelle rechnen Anmeldungen ab, andere nur eingecheckte Gäste, und bei kostenlosen Formaten mit hoher No-Show-Rate ist das ein spürbarer Unterschied.
Wer statt einer Plattform mehrere Einzelwerkzeuge kombiniert, verschiebt die Kosten nur: Fünf Tools für eine Messe rechnet diesen Fall durch.
Wie Transaktionsmodelle rechnen
Das Transaktionsmodell ist für kostenlose Veranstaltungen oft das günstigste, weil ohne Verkauf nichts anfällt. Ein öffentliches Beispiel ist die Preisseite von Luma: Der kostenlose Plan behält 5 Prozent vom Ticketumsatz ein, der bezahlte Plan Plus kostet 59 US-Dollar im Monat bei jährlicher Abrechnung. Wer also im Jahr 20.000 Euro über Tickets einnimmt, gibt im kostenlosen Plan 1.000 Euro an Plattformgebühr ab, zusätzlich zu den Zahlungsgebühren.
Wichtig ist die Frage, wer die Gebühren trägt. Viele Plattformen erlauben, sie auf den Ticketpreis aufzuschlagen, sodass die Käuferinnen und Käufer sie zahlen. Das ändert nichts an der Summe, nur an der Stelle, an der sie sichtbar wird. Bei Standgebühren von Ausstellern ist ein Aufschlag heikler, weil Unternehmen einen glatten Paketpreis erwarten.
Die versteckten Posten, nach denen man fragen sollte
Der Listenpreis beantwortet selten die ganze Frage. Einmalige Gebühren für Einrichtung und Onboarding, etwa für die Konfiguration von Badgedruck und Check-in, tauchen häufig erst im Angebot auf. Support während der Veranstaltung wird teils als Tagessatz gesondert berechnet. Zusatzmodule wie Matchmaking, App oder Jobboard sind nicht immer im Grundpreis enthalten.
Dazu kommen die Zahlungsgebühren des Zahlungsdienstleisters, die zur Plattformgebühr hinzukommen, und die Frage, ob je Nutzerin oder Nutzer im Backend abgerechnet wird. Klären Sie außerdem, ob der Preis pro Veranstaltung oder pro Jahr gilt. Eine zweite Veranstaltung im selben Jahr verdoppelt bei manchen Modellen die Kosten und bei anderen gar nichts.
So machen Sie Angebote vergleichbar
Rechnen Sie jedes Angebot auf Ihren realistischen Jahresbedarf um, nicht auf das Listenbeispiel des Anbieters. Drei Zahlen genügen dafür: die Zahl der Veranstaltungen pro Jahr, die erwarteten Teilnehmenden je Veranstaltung mit Puffer nach oben und die Zahl der zahlenden Aussteller, falls Standflächen verkauft werden.
Bilden Sie damit zwei Szenarien, die Veranstaltung wie geplant und die Veranstaltung mit 50 Prozent mehr Teilnehmenden. Ein gutes Preismodell erkennt man daran, dass der zweite Fall keine böse Überraschung erzeugt. Rechnen Sie dann über die geplante Vertragslaufzeit, denn für öffentliche Auftraggeber ist dieser Gesamtwert ohnehin die Grundlage der Vergabe.
Ein Rechenbeispiel über vier Jahre
Die folgende Rechnung vergleicht drei Modelle an einer Karrieremesse mit 3.000 Besuchern und 60 Ausstellern zu je 500 Euro Standgebühr, also 30.000 Euro Umsatz über die Plattform. Die Werte für das Pro-Kopf-Modell sind angenommen, die übrigen stammen von den Preisseiten der Anbieter. Zahlungsgebühren sind nicht enthalten, weil sie in allen Modellen anfallen.
| Modell | Rechnung pro Jahr | Summe über vier Jahre |
|---|---|---|
| Pro-Kopf, 4.000 € Lizenz, 500 enthalten, 2 € je weitere Person (Annahme) | 4.000 € + 5.000 € = 9.000 € | 36.000 € |
| Transaktion, 5 % Plattformanteil | 5 % von 30.000 € = 1.500 € | 6.000 € |
| Jahreslizenz FairUp Career, 0,9 % Plattformgebühr | 7.900 € + 270 € = 8.170 € | 32.680 € |
Das reine Transaktionsmodell ist in dieser Rechnung mit Abstand am günstigsten, und das sollte man offen sagen. Der Vergleich ist trotzdem schief, weil eine Ticketplattform die Ausstellerseite nicht abdeckt: keine Standbuchung, keinen Hallenplan, keine Rechnungen an Unternehmen. Diese Arbeit erledigt dann das Team per Tabelle und E-Mail. Vergleichen Sie deshalb nur Modelle, die denselben Umfang leisten, und setzen Sie für fehlende Funktionen die interne Arbeitszeit ein.
Die Kosten, die in keinem Angebot stehen
Der größte Posten taucht auf keiner Rechnung auf: die Arbeitszeit des eigenen Teams. Wenn die Standzusagen per E-Mail laufen, die Rechnungen von Hand entstehen und am Einlass Namen auf Listen abgehakt werden, kostet das Stunden, die niemand bucht. Eine einfache Annahme macht das greifbar: Kostet jede Ausstellerbuchung ohne Portal zwanzig Minuten Abstimmung, sind das bei 60 Ausstellern zwanzig Stunden pro Messe.
Schätzen Sie diese Zeit für Ihre eigene Veranstaltung und setzen Sie sie mit einem internen Stundensatz in die Rechnung ein. Oft zeigt sich dann, dass die günstigste Lizenz nicht die günstigste Lösung ist. Welche weiteren Kennzahlen zeigen, ob sich eine Veranstaltung lohnt, beschreibt der Beitrag zum ROI von B2B-Events.
Warum Preistransparenz selbst ein Auswahlkriterium ist
Im Markt für Messe- und Eventsoftware veröffentlicht ein Teil der Anbieter überhaupt keine Preise; Swapcard, Cvent und talentefinder etwa verweisen auf Anfragen. Für Unternehmen ist das lästig, für öffentliche Einrichtungen ein echtes Hindernis: Ohne belastbare Zahl lässt sich weder eine Haushaltsposition planen noch eine Vergabeentscheidung dokumentieren. Wer drei Angebote einholen muss, braucht drei Gesprächstermine, bevor er überhaupt vergleichen kann. Welche Anbieter dabei in Frage kommen, ordnet der Anbietervergleich ein.
Wie FairUp abrechnet
FairUp veröffentlicht alle Preise auf der Preisseite. Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos, Starter liegt bei 1.068 Euro und Pro bei 2.988 Euro im Jahr; die Messepakete beginnen bei 4.900 Euro (Expo) und 7.900 Euro (Career). Alle kostenpflichtigen Pläne gelten für eine unbegrenzte Zahl von Veranstaltungen, ohne Pro-Kopf-Gebühren. Eine Messe mit 300 Besuchern kostet in der Lizenz dasselbe wie eine mit 3.000.
Alle Paketpreise sind Nettopreise zuzüglich Umsatzsteuer, und auf sie kommen keine Transaktionsgebühren obendrauf. Gebühren betreffen nur das, was Sie selbst über FairUp verkaufen, also Tickets und Standpakete: Stripe erhebt in der Regel 2,9 Prozent plus 0,25 Euro je Zahlung, dazu kommt eine Plattformgebühr von 1,5 Prozent im Starter beziehungsweise 0,9 Prozent im Pro und in allen Messepaketen. Ob Sie diese Kosten in Ihre Preise einrechnen oder beim Checkout gesondert ausweisen, entscheiden Sie. Öffentliche Träger erhalten auf Wunsch statt eines Ab-Preises ein prüffähiges Festpreisangebot.
Wie viel vom Ticketverkauf am Ende bei Ihnen ankommt, hängt an zwei Zahlen: der Menge der verkauften Tickets und dem Preis je Ticket. Der Rechner setzt beide Sätze ein und zeigt, was nach Zahlungs- und Plattformgebühr übrig bleibt.
Was bleibt vom Ticketverkauf übrig?
- Einnahmen
- 0 €
- Zahlungsgebühr Stripe
- 0 €
- Plattformgebühr 0,9 %
- 0 €
- Anteil an den Einnahmen
- 0 %
Häufige Fragen
Ist ein Transaktionsmodell günstiger als eine Jahreslizenz?
Bei wenigen kostenpflichtigen Tickets ja. Sobald relevanter Umsatz entsteht, kehrt sich das um: Bei 25.000 Euro Umsatz bedeuten schon 2 Prozent 500 Euro allein an Plattformgebühr, zusätzlich zu den Zahlungsgebühren. Vergleichen Sie außerdem, ob das Modell die Ausstellerseite abdeckt.
Was ist bei kostenlosen Veranstaltungen zu beachten?
Achten Sie darauf, ob Anmeldungen ohne Ticketverkauf ebenfalls Pro-Kopf-Gebühren auslösen und ob Anmeldungen oder tatsächlich erschienene Gäste zählen. Bei rein kostenlosen Formaten sollte keine variable Gebühr anfallen.
Wie plane ich das Budget bei unsicherer Teilnehmerzahl?
Mit einem pauschalen Modell gar nicht, der Preis steht vorher fest. Bei Pro-Kopf-Modellen sollten Sie mit dem oberen Ende Ihrer Schätzung kalkulieren und sich die Staffelgrenzen schriftlich geben lassen.
Wer zahlt die Zahlungsgebühren?
Zunächst der Veranstalter, denn sie werden vom Umsatz abgezogen. Viele Plattformen, auch FairUp, lassen Sie aber entscheiden, ob Sie die Gebühren in den Ticketpreis einrechnen oder beim Checkout gesondert ausweisen.
Wie vergleiche ich ein Angebot ohne veröffentlichten Preis?
Schicken Sie jedem Anbieter dieselben drei Zahlen, Veranstaltungen pro Jahr, Teilnehmende und zahlende Aussteller, und bitten Sie um einen Gesamtpreis über die geplante Laufzeit einschließlich Einrichtung, Support und Zusatzmodulen. Nur so entstehen Angebote, die sich nebeneinanderlegen lassen.
Fazit
Der niedrigste Einstiegspreis ist selten der niedrigste Jahrespreis. Entscheidend ist, wie sich die Kosten verhalten, wenn Ihre Veranstaltung wächst, denn das ist der Fall, den Sie sich wünschen. Rechnen Sie jedes Angebot auf Ihr realistisches Wachstumsszenario und die volle Laufzeit um, vergleichen Sie nur gleichen Funktionsumfang und setzen Sie die eigene Arbeitszeit ein, bevor Sie unterschreiben.
