Zahlungsabwicklung bei Veranstaltungen

Drei Wege, wie das Geld fließt

Bei Veranstaltungen sind drei Modelle üblich. Der Veranstalter kassiert selbst über einen eigenen Zahlungsdienstleister, eine Plattform kassiert treuhänderisch und zahlt später aus, oder es wird auf Rechnung abgerechnet. Welches Modell greift, entscheidet über Liquidität, Aufwand und Haftung.

Für öffentliche Träger ist die Rechnung oft nicht eine Option unter mehreren, sondern die einzig gangbare. Kämmereien akzeptieren häufig keine Kartenzahlung, und eine Auszahlung über einen privaten Dienstleister passt nicht in die Haushaltssystematik.

Starke Kundenauthentifizierung

Elektronische Zahlungen brauchen eine zusätzliche Bestätigung durch die zahlende Person, etwa über eine Banking-App oder eine TAN. Die Pflicht dazu steht in Paragraf 55 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes.

Für die Praxis heißt das: Der Bezahlvorgang hat einen Zwischenschritt, den Sie nicht wegoptimieren können. Ein Anmeldeprozess, der diesen Schritt schlecht abbildet, verliert genau dort Anmeldungen, weil Zahlende den Abbruch für einen Fehler halten.

Was die Zahlarten kosten

Kartenzahlung und Wallets kosten einen prozentualen Anteil plus einen Festbetrag je Transaktion. Lastschrift ist meist günstiger, trägt aber das Rücklastschriftrisiko. Die Rechnung kostet keine Transaktionsgebühr, dafür Arbeitszeit im Mahnwesen.

Bei günstigen Tickets fällt der Festbetrag stark ins Gewicht, bei teuren der Prozentsatz. Rechnen Sie die Gebühren deshalb je Preisstufe durch und tragen Sie das Ergebnis ins Messebudget ein, statt pauschal zu schätzen.

Wann das Geld tatsächlich ankommt

Plattformen, die treuhänderisch kassieren, zahlen häufig erst nach der Veranstaltung aus, manche mit zusätzlicher Frist. Die Kosten für Halle, Technik und Catering fallen aber vorher an, und zwar unabhängig davon, wie gut sich die Tickets verkaufen.

Prüfen Sie deshalb nicht nur die Höhe der Gebühren, sondern auch den Auszahlungsrhythmus. Bei einer Veranstaltung mit langem Vorlauf entscheidet er darüber, ob Sie über Monate in Vorleistung gehen müssen.

Absage und Rückerstattung

Fällt die Veranstaltung aus, muss das Geld zurück, in der Regel über denselben Weg, über den es kam. Klären Sie vorher, ob Ihr Dienstleister Sammelrückerstattungen unterstützt und ob die Transaktionsgebühren bei einer Erstattung verloren sind.

Der zweite Punkt wird regelmäßig übersehen und kann bei einer abgesagten Veranstaltung mit vielen kleinen Tickets eine spürbare Summe ergeben, die niemand eingeplant hat.

Wer für die Daten verantwortlich ist

Seriöse Dienstleister nehmen Kartendaten direkt entgegen, sodass diese Ihr System nie erreichen. Genau das sollten Sie sicherstellen, denn was Sie nie speichern, können Sie auch nicht verlieren.

Für die Daten, die dennoch bei Ihnen liegen, etwa Name und Rechnungsadresse, braucht Ihre Eventsoftware einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Beim Zahlungsdienstleister ist die Rolle häufig eine andere, weil er eigenen gesetzlichen Pflichten unterliegt und insoweit selbst verantwortlich ist. Fragen Sie nach, wie der Anbieter seine Rolle einordnet, und richten Sie die technischen und organisatorischen Maßnahmen danach aus. Wie sich der Bezahlschritt in den Anmeldeweg einfügt, steht unter Ticketing.

Welche Zahlart ist für öffentliche Träger geeignet?

Meist die Rechnung, weil Kartenzahlung und Vorkasse über private Dienstleister nicht zur Haushaltssystematik passen. Klären Sie das früh mit der Kämmerei, nicht erst beim Aufsetzen des Anmeldeformulars.

Warum verlangt die Bezahlung einen zusätzlichen Schritt?

Weil elektronische Zahlungen eine starke Kundenauthentifizierung erfordern. Der Schritt ist gesetzlich vorgegeben und lässt sich nicht überspringen, nur sauber erklären.

Bekommen wir die Gebühren bei einer Absage zurück?

Häufig nicht. Viele Dienstleister behalten die Transaktionsgebühr auch bei einer Erstattung ein. Fragen Sie das vor Vertragsschluss ab und rechnen Sie den Betrag in Ihr Ausfallrisiko ein.

Brauchen wir mit dem Zahlungsdienstleister einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Nicht zwangsläufig. Zahlungsdienstleister unterliegen eigenen gesetzlichen Pflichten und sind insoweit oft selbst verantwortlich. Für die Eventsoftware, die Namen und Rechnungsdaten verarbeitet, gilt das nicht, dort ist der Vertrag Pflicht.