Eventsoftware im Vergleich: fünf Plattformen nach Einsatzfall
Fünf Plattformen im Vergleich, jede mit einem anderen Schwerpunkt. Dieser Beitrag nennt für jede Aussage die Quelle, verzichtet auf eine Datenschutzampel und ersetzt die Rangliste durch drei Testfälle, die den Alltag abbilden.
Prüfmethode: Diesen Vergleich veröffentlicht FairUp. Grundlage sind ausschließlich öffentlich zugängliche Preis-, Funktions-, Datenschutz- und Vertragsseiten der Anbieter. Prüfstand ist der 3. September 2026. Tarifabhängige Funktionen werden als solche bezeichnet, nicht öffentlich belegbare Merkmale erhalten kein Häkchen, und für den Datenschutz vergeben wir kein Gesamturteil.
Diese Methodik ist kein Formalismus, sondern die Reaktion auf einen konkreten Fehler. In der früheren Fassung dieses Beitrags standen Funktionslücken und Datenschutzbewertungen, die sich an den Anbieterseiten nicht belegen ließen. Drei davon waren nachweislich falsch und wurden ersatzlos gestrichen. Was jetzt hier steht, ist verlinkt und nachprüfbar.
Die fünf Plattformen im Überblick
Eventbrite
Eventbrite verbindet Event-Marktplatz, Ticketverkauf und Check-in und bringt als einziger Anbieter im Vergleich eine eigene Reichweite mit. Kostenlose Veranstaltungen können nach aktueller Preisdarstellung ohne Ticketgebühr veröffentlicht werden, bei bezahlten Tickets fallen tarif- und marktabhängige Gebühren an.
Für Veranstalter veröffentlicht Eventbrite ein Data Processing Addendum einschließlich Regelungen für internationale Transfers. Rechnungsfunktionen stehen bereit, ihre Einrichtung und die steuerliche Verantwortung liegen beim Veranstalter. Für komplexe Aussteller-, Stand- und Messeprozesse sollte die Abdeckung in einem konkreten Testfall geprüft werden.
Pretix
Pretix ist eine umfangreiche Ticketing-Plattform mit gehosteter und selbst betriebener Variante, dazu Einlass, Kasse, API und Plugins. Die Community Edition ist selbst gehostet als Open Source dauerhaft kostenlos verfügbar; Enterprisepreise hängen von der Jahresumsatzklasse ab, Zusatzfunktionen werden über Lizenzpunkte abgerechnet.
Die frühere Aussage „kein Ausstellermanagement“ wird gestrichen. Pretix listet offiziell ein Enterprise-Plugin für Aussteller und Lead-Scanning sowie pretixLEAD als eigenes Ausstellerprodukt. Ob Standvergabe, Hallenplanung, Ausstellerabrechnung und Matching im gewünschten Ablauf enthalten sind, muss separat geprüft werden. Den Direktvergleich führt FairUp gegen Pretix.
Luma
Luma ist auf schnell eingerichtete Eventseiten, Einladungen, Community-Kommunikation und Ticketing ausgerichtet und die naheliegende Wahl, wenn Geschwindigkeit vor Tiefe geht. Der kostenlose Plan nennt unbegrenzte Events und Gäste sowie eine Plattformgebühr von 5 Prozent für bezahlte Events. Luma Plus wird aktuell mit 59 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Abrechnung und 0 Prozent Plattformgebühr ausgewiesen, zuzüglich Zahlungsabwicklung.
Die alte Aussage „kein ausgereifter AVV“ ist falsch und wird gestrichen: Luma veröffentlicht ein DPA mit Rollenbeschreibung und EU-Standardvertragsklauseln nach dem Durchführungsbeschluss 2021/914. Datenflüsse und die steuerlichen Anforderungen im deutschsprachigen Raum bleiben dennoch zu prüfen.
Swapcard
Swapcard positioniert sich als Plattform für große Konferenzen und Messen mit Registrierung, Networking, Ausstellerportal und Leadgenerierung. Die offizielle Ausstellerseite nennt unter anderem Registrierung, Rechnungen, Logistik, Teams und Aufgaben.
Deshalb wird die bisherige Aussage „keine automatische Rechnungsstellung“ nicht weiter verwendet. Welche Rechnungsarten, Steuerlogiken und Automatisierungsgrade tatsächlich verfügbar sind, muss im Angebot und im Testprozess geklärt werden. Preise sind nicht allgemein öffentlich ausgewiesen; die belastbare Angabe lautet Angebot auf Anfrage.
FairUp
FairUp positioniert sich als Plattform für den Eventbetrieb bei Business- und Karriereveranstaltungen. Die aktuelle Preisseite trennt Ticketpakete und Messepakete: Free und Starter decken Anmeldung, Teilnehmermanagement und Ticketverkauf ab, Pro ergänzt Badge- und Check-in-Software. Ausstellermanagement, Standvergabe und Leadmanagement liegen in Expo, Jobboard und Talentpool zusätzlich in Career.
Am Prüfdatum nennt die Preisseite Starter mit 89 Euro und Pro mit 249 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung, dazu Expo ab 4.900 Euro und Career ab 7.900 Euro pro Jahr. Auf verkaufte Tickets kommt eine Plattformgebühr von 1,5 Prozent im Starter und 0,9 Prozent ab Pro. Aussagen zu Hosting und Datenschutz werden wie bei allen Anbietern anhand von Vertrag, Unterauftragnehmern, Maßnahmen und Datenflüssen bewertet.
Vergleichsmatrix nach Einsatzfall
Eine Rangliste wäre unehrlich, weil die Systeme unterschiedliche Probleme lösen. Sinnvoller ist der Einstieg über den eigenen Einsatzfall.
| Einsatzfall | Zuerst prüfen | Naheliegende Auswahl, keine Pauschalempfehlung |
|---|---|---|
| Öffentliche Ticketveranstaltung mit Self-Hosting-Anforderung | Betrieb, Updates, IT-Ressourcen, Einlass, Zahlungsabwicklung | Pretix, ergänzt um weitere vergabekonforme Lösungen |
| Offenes Community-Event mit Reichweitenbedarf | Marktplatz, Gebühren, Datenflüsse, Rechnungsprozess | Eventbrite oder Luma |
| Internationale Konferenz mit App, Networking und vielen Sponsoren | App-Nutzung, Matchmaking, Ausstellerportal, Enterprise-Support | Swapcard und vergleichbare Enterprise-Plattformen |
| Karriere- oder Fachmesse mit Stand-, Aussteller- und Leadprozess | Portal, Standvergabe, Abrechnung, Jobboard, Datenexport | FairUp sowie nachweislich passende Messeplattformen |
| Komplexes Ticketing ohne vollständigen Messeprozess | Kontingente, Kasse, Hardware, API, Erstattungen | Pretix oder andere Ticketing-Spezialisten |
Warum wir keine Datenschutzampel vergeben
In Vergleichstabellen steht häufig eine Spalte mit Haken oder Kreuz für DSGVO. Diese Spalte ist irreführend, weil Konformität eine Eigenschaft der Verarbeitung ist und nicht des Produkts. Dieselbe Software kann in einer Organisation sauber betrieben werden und in einer anderen nicht.
Sinnvoll vergleichbar sind stattdessen einzelne, belegbare Merkmale: Liegt eine Zusatzvereinbarung zur Auftragsverarbeitung vor? Gibt es eine datierte Liste der Unterauftragnehmer? Welche Transfermechanismen werden genannt? Gibt es eine Self-Hosting-Option? Nach diesen Kriterien lässt sich prüfen, nach einer Ampel nicht. Die vollständige Systematik steht in den zwölf Prüfkriterien für Eventsoftware.
Was aus dem Vergleich verschwunden ist: alle Preiszahlen ohne Quelle, alle Haken für DSGVO und drei absolute Funktionslücken, die sich an den Anbieterseiten widerlegen ließen.
Kosten vergleichbar machen
Listenpreise sind der schlechteste Vergleichsmaßstab, weil die Modelle unterschiedlich aufgebaut sind. Ein Anbieter rechnet pro Ticket ab, einer pauschal, einer über Lizenzpunkte, einer gar nicht öffentlich.
Die folgende Übersicht zeigt, wo bei jedem Anbieter die Kosten entstehen, nicht wie hoch sie sind. Absolute Zahlen wären ohne Volumenszenario irreführend.
| Anbieter | Kostenmodell laut öffentlicher Darstellung | Der Posten, der gern übersehen wird |
|---|---|---|
| Eventbrite | Kostenloses Veröffentlichen, Gebühren bei bezahlten Tickets, tarif- und marktabhängig | Wer die Gebühr trägt, Veranstalter oder Käufer, und wie sie in der Rechnung erscheint |
| Pretix | Community selbst gehostet kostenlos, Enterprise nach Umsatzklasse, Zusatzfunktionen über Lizenzpunkte | Beim Self-Hosting Server, Updates, Sicherung und Bereitschaft im eigenen Haus |
| Luma | Kostenloser Plan mit 5 Prozent Plattformgebühr, Luma Plus mit 0 Prozent gegen Monatspreis | Zahlungsabwicklung kommt zusätzlich, Abrechnung in US-Dollar |
| Swapcard | Nicht öffentlich ausgewiesen, Angebot auf Anfrage | Vergleichbarkeit entsteht erst mit einem identischen Leistungsverzeichnis |
| FairUp | Paketpreis nach Ticket- oder Messepaket, zuzüglich Plattformgebühr auf verkaufte Tickets | Die Paketgrenze: Ausstellerfunktionen beginnen erst mit Expo |
Legen Sie darauf aufbauend ein Jahresszenario fest und rechnen Sie alle Kandidaten dagegen: Zahl der Veranstaltungen, Teilnehmende, Ticketumsatz, Aussteller, Administratoren, benötigte Zusatzfunktionen, Zahlungsarten und Supportniveau. Erst dann werden Lizenz, Transaktionskosten, Hosting, Einrichtung, Integrationen und interne Betriebszeit vergleichbar. Wie stark Pro-Kopf- und Pauschalmodelle über ein Jahr auseinanderlaufen, rechnet der Beitrag zu den Kosten von Eventsoftware durch.
Drei Testfälle statt einer Empfehlung
Entscheidungsregel: Wählen Sie nicht zuerst einen Anbieter, sondern drei reale Abläufe von Anfang bis Ende. Ein System kommt nur auf die engere Auswahl, wenn es den wichtigsten Ablauf ohne unbelegte Funktionsannahmen abbildet und Preis, Datenschutz sowie Betriebsaufwand dokumentiert sind.
- Ein Teilnehmer bucht, storniert teilweise und verlangt eine Rechnungskorrektur.
- Ein Aussteller bucht ein Paket, ändert Profil und Standanforderung und exportiert Leads.
- Eine Projektperson verlässt das Team: Zugriffe werden entzogen, Daten exportiert und ein Löschfall bearbeitet.
Diese drei Aufgaben decken Vertrag, Prozess und Datenschutz gleichzeitig ab. Wer sie in jedem System einmal durchspielt, braucht anschließend keine Funktionsliste mehr, weil die Unterschiede offensichtlich werden.
Was dieser Vergleich nicht abbilden kann
Öffentliche Anbieterseiten beschreiben Funktionen, keine Prozesse. Von außen lässt sich für keinen der fünf Anbieter belegen, wie viele Schritte eine Teilstornierung kostet, wie robust der Einlass bei Netzausfall arbeitet, wie schnell der Support bei einem Datenschutzvorfall reagiert oder wie sauber eine Rechnungskorrektur in die Buchhaltung zurückläuft.
Genau das entscheidet aber den Alltag. Deshalb ersetzt dieser Vergleich keine Demo, sondern engt die Auswahl ein. Behandeln Sie ihn als Vorauswahl und nicht als Ergebnis.
Die Auswahl nachvollziehbar dokumentieren
Besonders in öffentlichen Organisationen muss die Entscheidung später begründbar sein, oft Monate danach und gegenüber Menschen, die nicht dabei waren. Ein kurzer Auswahlvermerk genügt und sollte fünf Dinge enthalten: die Muss-Kriterien mit Begründung, die geprüften Anbieter mit Prüfdatum und Quelle, die Ergebnisse der drei Testfälle, die offenen Risiken samt organisatorischer Gegenmaßnahmen und die Entscheidung mit Datum und Unterschrift.
Wie sich diese Kriterien in einen Vergabetext übersetzen lassen, zeigt die Leistungsbeschreibung für Eventsoftware. Für Hochschulen behandelt der Beschaffungsleitfaden zusätzlich das Verfahren. Wer speziell den Messebetrieb abbilden muss, findet den Ablauf unter Fachmesse planen.
Häufige Fragen
Welche Eventsoftware ist die beste?
Diese Frage lässt sich nicht sinnvoll beantworten, weil die Systeme unterschiedliche Probleme lösen. Brauchbar ist die Frage nach dem Engpass: Liegt er im Ticketverkauf, in der Reichweite, im Networking oder im Ausstellerprozess? Daraus ergibt sich die engere Auswahl.
Warum steht in der Tabelle kein DSGVO-Häkchen?
Weil es fachlich falsch wäre. Datenschutzkonformität hängt von Ihrer Konfiguration, Ihren Verträgen und Ihren Prozessen ab. Vergleichbar sind einzelne Merkmale wie Vertragslage, Unterauftragnehmer und Transfermechanismen, nicht ein Gesamturteil.
Sind Anbieter mit Sitz in den USA ausgeschlossen?
Nein. Sowohl Luma als auch Eventbrite stellen Zusatzvereinbarungen zur Auftragsverarbeitung bereit, Luma einschließlich EU-Standardvertragsklauseln. Erforderlich bleibt die Prüfung der tatsächlichen Datenflüsse und der Voraussetzungen des Kapitels V der DSGVO.
Wie oft wird dieser Vergleich aktualisiert?
Vierteljährlich sowie unmittelbar bei bekannt gewordenen Preisänderungen. Der jeweilige Prüfstand steht am Anfang des Beitrags. Angaben ohne Prüfdatum sollten Sie in keinem Vergleich übernehmen, auch nicht in diesem.
Ist ein Vergleich vom Anbieter selbst glaubwürdig?
Nur unter Bedingungen, und wir nennen sie offen: gleiche Kriterien für alle, gleiche Beweislast für FairUp und Wettbewerber, verlinkte Primärquellen, sichtbares Prüfdatum und keine Behauptung über Funktionslücken ohne Beleg. Prüfen Sie die Quellen; genau dafür stehen sie im Text.
Fazit
Der Markt ist nicht in besser und schlechter geteilt, sondern in unterschiedliche Schwerpunkte. Pretix ist im Ticketing am tiefsten und technisch am offensten, Eventbrite und Luma sind am schnellsten startklar, Swapcard zielt auf große Konferenzen, FairUp auf den Messe- und Karrierebetrieb mit Ausstellerprozess.
Entscheiden Sie deshalb nicht anhand der längsten Funktionsliste, sondern anhand der drei Testfälle. Und verlangen Sie für jede Zahl und jede Datenschutzaussage eine Quelle mit Datum, auch von uns.
