Eventsoftware beschaffen: Leitfaden für Hochschulen und öffentliche Träger

Der Fehler passiert vor der ersten Anfrage

Der übliche Ablauf beginnt damit, dass jemand drei Anbieter anschreibt und sich Angebote schicken lässt. Danach werden Funktionslisten verglichen, und am Ende gewinnt das System mit den meisten Häkchen. Das Problem daran ist nicht das Verfahren, sondern die Reihenfolge: Wer die Anforderungen aus den Angeboten ableitet, bekommt am Ende das, was der Markt anbietet, und nicht das, was die eigene Veranstaltung braucht.

Setzen Sie deshalb zuerst eine Stunde mit den Personen zusammen, die die Karrieremesse tatsächlich durchführen, und schreiben Sie auf, woran es im letzten Durchlauf gehakt hat. Diese Liste ist die ehrlichste Anforderungsgrundlage, die Sie bekommen können. Sie enthält typischerweise Dinge, die in keinem Produktprospekt stehen: dass die Standzusagen dreimal per E-Mail hin und her gingen, dass am Einlass zwei Personen Namen abgeglichen haben, dass die Rechnungen von Hand geschrieben wurden.

Der Auftragswert entscheidet über alles Weitere

Bevor Sie sich Gedanken über Verfahrensarten machen, brauchen Sie eine Zahl: den geschätzten Auftragswert ohne Umsatzsteuer über die gesamte geplante Laufzeit einschließlich aller Verlängerungsoptionen. Diese Zahl entscheidet, welches Regelwerk gilt, und sie wird regelmäßig falsch gebildet, weil die Monatsrate betrachtet wird statt der Summe.

Erreicht der Wert den EU-Schwellenwert, greift das Kartellvergaberecht mit europaweiter Bekanntmachung und Nachprüfung vor der Vergabekammer. Seit dem 1. Januar 2026 liegt dieser Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge bei 216.000 Euro für die meisten öffentlichen Auftraggeber und bei 140.000 Euro für obere und oberste Bundesbehörden; die Werte gelten für 2026 und 2027 und sind bei Vergabe.NRW nachzulesen.

Für eine einzelne Hochschule ist das eine beruhigende Nachricht. Eine Plattform für Anmeldung, Ticketing und Standbuchung kostet im Jahr einen mittleren vierstelligen Betrag; selbst über vier Jahre bleibt das weit unter der Schwelle. Der aufwendige Weg entfällt damit in aller Regel. Was nicht entfällt, sind die Grundsätze aus Paragraf 97 GWB: Wettbewerb, Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Gleichbehandlung gelten auch unterhalb der Schwelle sinngemäß.

Unterhalb der Schwelle: der Weg, den die meisten gehen

Im Unterschwellenbereich richtet sich das Verfahren nach Landes- und Haushaltsrecht. Für kleinere Beträge sehen die Haushaltsordnungen den Direktauftrag vor, bei dem ohne Bekanntmachung und ohne Angebotsfrist unmittelbar beauftragt wird. Eine bundeseinheitliche Wertgrenze gibt es dafür nicht; Bund und Länder legen sie jeweils selbst fest, teilweise befristet. Prüfen Sie also die für Ihre Einrichtung geltende Fassung, statt sich auf eine Zahl zu verlassen, die Sie anderswo gelesen haben.

Auch dieser schlanke Weg verlangt eine Spur. Drei formlos eingeholte Preise und ein Vermerk mit dem geschätzten Wert, den verglichenen Angeboten und der Begründung Ihrer Auswahl kosten zwanzig Minuten und tragen jede spätere Prüfung. Unzulässig ist dagegen, einen einheitlichen Bedarf künstlich in mehrere kleine Aufträge zu zerlegen, um unter der Grenze zu bleiben.

Was in die Unterlagen gehört

Die Leistungsbeschreibung ist der Teil, an dem sich später alles entscheidet. Paragraf 121 GWB verlangt, den Auftragsgegenstand so eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, dass alle Unternehmen ihn im gleichen Sinn verstehen und sicher kalkulieren können. Bei Software heißt das, Arbeitsabläufe zu beschreiben und nicht Bildschirmmasken.

Beschreiben Sie funktional, was Paragraf 31 VgV ausdrücklich zulässt: Ausstellende sollen ihre Stände selbst buchen, Unterlagen hochladen und den Status einsehen können. Wie ein Ausstellerportal das löst, ist Sache des Anbieters. Die Versuchung, stattdessen die Funktionsliste eines bekannten Systems abzuschreiben, ist groß, und sie ist auch dann produktscharf, wenn kein Produktname fällt.

Vier Punkte fehlen in Unterlagen für Eventsoftware auffallend oft:

• Mengen und Lastspitzen. Erwartete Teilnehmerzahlen, Zahl der Ausstellenden, parallele Veranstaltungen und die Last in der Stunde nach dem Einladungsversand. Ohne diese Angaben kalkulieren Anbieter mit Sicherheitsaufschlag.
• Datenschutz. Ohne Vorgaben zum Auftragsverarbeitungsvertrag, zum Serverstandort, zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen und zur Löschfrist lässt sich später nichts mehr einfordern.
• Barrierefreiheit. Für öffentliche Stellen ohnehin verbindlich, Maßstab ist die Anlage 1 der BITV 2.0. Siehe auch Barrierefreiheit bei Events.
• Der Ausstieg. In welchem Format und in welcher Frist bekommen Sie Ihre Daten am Vertragsende zurück, und was kostet die Unterstützung dabei.

Wie sich die Datenschutzanforderungen ausschreibungsfähig formulieren lassen, zeigt der Beitrag zur DSGVO in der Leistungsbeschreibung im Detail.

Eignung und Zuschlag sind zwei verschiedene Fragen

Die Eignungskriterien klären, ob ein Unternehmen den Auftrag überhaupt ausführen kann. Paragraf 122 GWB knüpft das an Berufsausübung, wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Die Zuschlagskriterien klären danach, welches der geeigneten Angebote das beste ist. Dasselbe Merkmal an beiden Stellen zu bewerten, macht das Verfahren angreifbar.

Halten Sie die Eignungsanforderungen an Ihrer eigenen Größe fest. Fünf Referenzen über Veranstaltungen mit mehr als 5.000 Teilnehmenden zu verlangen, obwohl die eigene Firmenkontaktmesse 1.200 Gäste hat, lässt zwei internationale Anbieter übrig, treibt den Preis und führt zu einer Lösung, die für eine andere Größenordnung gebaut wurde. Akzeptieren Sie außerdem im ersten Schritt Eigenerklärungen und verlangen Sie die Nachweise nur von dem Unternehmen, das den Zuschlag erhalten soll.

Angebote vergleichen, ohne sich zu blamieren

Maßstab ist nach Paragraf 127 GWB das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, nicht der niedrigste Preis. Trotzdem entscheiden viele Unterschwellenverfahren allein über den Preis, weil das leichter zu begründen scheint. Bei Software rächt sich das: Das günstigste Angebot ist oft das, dessen Einführung intern die meiste Arbeitszeit kostet, und diese Zeit steht in keinem Angebot.

Legen Sie Kriterien und Gewichtung vor der Bekanntmachung fest und geben Sie beides bekannt. Beschreiben Sie zu jeder Punktstufe, was sie verlangt, sonst ist die Wertung nicht nachvollziehbar. Und rechnen Sie Ihre Formel vorher an zwei erfundenen Angeboten durch: Es kommt vor, dass eine auf dem Papier ausgewogene Gewichtung in der Rechnung jeden Qualitätsunterschied durch wenige hundert Euro Preisdifferenz aufwiegt.

Der wirksamste Prüfschritt kostet nichts extra. Geben Sie allen Bietern denselben Testzugang mit derselben Aufgabe: eine Veranstaltung anlegen, ein Anmeldeformular bauen, einen Check-in durchspielen. Eine Stunde in der Testumgebung sagt mehr als jede Präsentation.

Der Vertrag ist der Teil, der bleibt

Führen Sie wiederkehrende Veranstaltungen durch, ist ein Rahmenvertrag die passende Form: Die Bedingungen stehen fest, die einzelnen Leistungen werden abgerufen, und das Volumen muss nur so genau wie möglich geschätzt, nicht abschließend festgelegt werden. Die Laufzeit ist nach Paragraf 21 Absatz 6 VgV auf höchstens vier Jahre begrenzt, sofern kein begründeter Sonderfall vorliegt.

Was von Anfang an im Vertrag stehen muss, lässt sich später nicht mehr hinzuverhandeln: Preisanpassungsklauseln, Optionen auf zusätzliche Module, die Möglichkeit weiterer Standorte und die Herausgabe der Daten am Vertragsende. Wesentliche Änderungen nach Vertragsschluss wären eine Neuvergabe. Mehrere Hochschulen oder Kammern können übrigens gemeinsam ausschreiben und unabhängig voneinander abrufen; alle beteiligten Auftraggeber müssen dafür in der Bekanntmachung genannt sein.

Die fünf häufigsten Fehler

• Den Auftragswert an der Monatsrate statt an der Gesamtlaufzeit bemessen.
• Die Funktionsliste eines Anbieters als Leistungsbeschreibung verwenden und sich dadurch den Wettbewerb schließen.
• Eignung und Zuschlag vermischen, etwa Referenzen zweimal bewerten.
• Punkte ohne beschriebene Skala vergeben und die Wertung dadurch angreifbar machen.
• Den Datenexport am Vertragsende nicht regeln und sich fester binden als beabsichtigt.

Der rote Faden durch alle fünf ist derselbe: Was vor der Bekanntmachung nicht festgelegt wurde, lässt sich danach nicht mehr nachholen. Eine sorgfältige Stunde am Anfang ersetzt jede Diskussion am Ende. Wie ein solches Projekt an einer Universität konkret aussieht, beschreibt der Beitrag zur Eventmanagement-Software an Universitäten; welche Kostenmodelle Ihnen dabei begegnen, der Beitrag zu Kosten pro Kopf und Pauschalen. Dieser Leitfaden erklärt den Rahmen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.