Eventsoftware beschaffen: Leitfaden für Hochschulen und öffentliche Träger

Der Fehler passiert vor der ersten Anfrage

Der übliche Ablauf beginnt damit, dass jemand drei Anbieter anschreibt und sich Angebote schicken lässt. Danach werden Funktionslisten verglichen, und am Ende gewinnt das System mit den meisten Häkchen. Das Problem daran ist nicht das Verfahren, sondern die Reihenfolge: Wer die Anforderungen aus den Angeboten ableitet, bekommt am Ende das, was der Markt anbietet, und nicht das, was die eigene Veranstaltung braucht.

Setzen Sie deshalb zuerst eine Stunde mit den Personen zusammen, die die Karrieremesse tatsächlich durchführen, und schreiben Sie auf, woran es im letzten Durchlauf gehakt hat. Diese Liste ist die ehrlichste Anforderungsgrundlage, die Sie bekommen können. Sie enthält typischerweise Dinge, die in keinem Produktprospekt stehen: dass die Standzusagen dreimal per E-Mail hin und her gingen, dass am Einlass zwei Personen Namen abgeglichen haben, dass die Rechnungen von Hand geschrieben wurden.

Der Auftragswert entscheidet über alles Weitere

Bevor Sie sich Gedanken über Verfahrensarten machen, brauchen Sie eine Zahl: den geschätzten Auftragswert. § 3 VgV Absatz 1 legt fest, dass vom voraussichtlichen Gesamtwert ohne Umsatzsteuer auszugehen ist und dass Optionen und Vertragsverlängerungen mitzählen. Diese Zahl entscheidet, welches Regelwerk gilt, und sie wird regelmäßig falsch gebildet, weil die Monatsrate betrachtet wird statt der Summe. Ein Abonnement für 700 Euro im Monat über vier Jahre ist ein Auftrag über 33.600 Euro netto.

Erreicht der Wert den EU-Schwellenwert, greift das Kartellvergaberecht mit europaweiter Bekanntmachung und Nachprüfung vor der Vergabekammer. Seit dem 1. Januar 2026 liegt dieser Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge bei 216.000 Euro für die meisten öffentlichen Auftraggeber und bei 140.000 Euro für obere und oberste Bundesbehörden; die Werte gelten für 2026 und 2027 und sind bei Vergabe.NRW nachzulesen.

Für eine einzelne Hochschule ist das eine beruhigende Nachricht. Eine Plattform für Anmeldung, Ticketing und Standbuchung kostet im Jahr meist einen mittleren vierstelligen bis niedrigen fünfstelligen Betrag; selbst über vier Jahre bleibt das in aller Regel unter der Schwelle. Was nicht entfällt, sind die Grundsätze aus Paragraf 97 GWB: Wettbewerb, Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Gleichbehandlung gelten auch unterhalb der Schwelle sinngemäß.

Eine Besonderheit betrifft große Hochschulen mit vielen Fakultäten. Absatz 2 derselben Vorschrift verbietet, eine Vergabe so aufzuteilen, dass sie unter die Schwelle rutscht, lässt aber objektive Gründe gelten, etwa wenn eine eigenständige Organisationseinheit selbstständig für ihre Beschaffung zuständig ist. Wer als Career Service mit eigenem Budget beschafft, ist also nicht automatisch an den Bedarf der ganzen Universität gebunden. Umgekehrt sollte niemand drei Fakultäten getrennt dasselbe System kaufen lassen, nur um unter einer Grenze zu bleiben.

Unterhalb der Schwelle: der Weg, den die meisten gehen

Im Unterschwellenbereich richtet sich das Verfahren nach Landes- und Haushaltsrecht. Für kleinere Beträge ist der Direktauftrag vorgesehen, bei dem ohne Bekanntmachung und ohne Angebotsfrist unmittelbar beauftragt wird. Eine bundeseinheitliche Wertgrenze gibt es dafür nicht; Bund und Länder legen sie jeweils selbst fest, teilweise befristet. Prüfen Sie also die für Ihre Einrichtung geltende Fassung, statt sich auf eine Zahl zu verlassen, die Sie anderswo gelesen haben.

Auch dieser schlanke Weg verlangt eine Spur. Drei formlos eingeholte Preise und ein Vermerk mit dem geschätzten Wert, den verglichenen Angeboten und der Begründung Ihrer Auswahl kosten zwanzig Minuten und tragen jede spätere Prüfung. Liegt der Wert über der Direktauftragsgrenze, aber unter dem EU-Schwellenwert, folgt je nach Land eine Verhandlungsvergabe oder eine beschränkte Ausschreibung. Die Verfahrensarten im Einzelnen erklärt der Eintrag Vergabeverfahren.

Was in die Unterlagen gehört

Die Leistungsbeschreibung ist der Teil, an dem sich später alles entscheidet. Paragraf 121 GWB verlangt, den Auftragsgegenstand so eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, dass alle Unternehmen ihn im gleichen Sinn verstehen und sicher kalkulieren können. Bei Software heißt das, Arbeitsabläufe zu beschreiben und nicht Bildschirmmasken.

Beschreiben Sie funktional, was Paragraf 31 VgV ausdrücklich zulässt: Ausstellende sollen ihre Stände selbst buchen, Unterlagen hochladen und den Status einsehen können. Wie ein Ausstellerportal das löst, ist Sache des Anbieters. Die Versuchung, stattdessen die Funktionsliste eines bekannten Systems abzuschreiben, ist groß, und sie ist auch dann produktscharf, wenn kein Produktname fällt.

Vier Punkte fehlen in Unterlagen für Eventsoftware auffallend oft. Der erste sind Mengen und Lastspitzen: erwartete Teilnehmerzahlen, die Zahl der Ausstellenden, parallele Veranstaltungen und die Last in der Stunde nach dem Einladungsversand. Ohne diese Angaben kalkulieren Anbieter mit Sicherheitsaufschlag. Der zweite ist der Datenschutz. Ohne Vorgaben zum Auftragsverarbeitungsvertrag, zum Serverstandort, zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen und zur Löschfrist lässt sich später nichts mehr einfordern.

Der dritte Punkt ist die Barrierefreiheit, für öffentliche Stellen ohnehin verbindlich; für Stellen des Bundes ist die Anlage 1 der BITV 2.0 der Maßstab, für Hochschulen der Länder das jeweilige Landesrecht. Mehr dazu unter Barrierefreiheit bei Events. Der vierte ist der Ausstieg: In welchem Format und in welcher Frist bekommen Sie Ihre Daten am Vertragsende zurück, und was kostet die Unterstützung dabei? Wie sich die Datenschutzanforderungen ausschreibungsfähig formulieren lassen, zeigt der Beitrag zur DSGVO in der Leistungsbeschreibung im Detail.

Wen Sie im Haus früh beteiligen

Die Fachabteilung schreibt die Anforderungen, aber sie entscheidet nicht allein. Vier Stellen verzögern ein Projekt zuverlässig, wenn sie erst am Ende davon erfahren. Die Vergabestelle klärt die Verfahrensart und prüft den Vermerk. Die Datenschutzbeauftragung prüft Auftragsverarbeitungsvertrag, Unterauftragsverarbeiter und Löschkonzept. Die Haushaltsabteilung muss wissen, ob ein Vertrag über mehrere Jahre aus den kommenden Haushalten gedeckt ist.

Die vierte Stelle wird am häufigsten vergessen: der Personalrat. Nach § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG bestimmt er bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen; die Landespersonalvertretungsgesetze enthalten ähnliche Tatbestände. Ob eine Eventsoftware darunter fällt, hängt davon ab, was sie über die Arbeit der Beschäftigten protokolliert. Diese Frage kostet in einem frühen Gespräch eine halbe Stunde und am Ende eines Projekts womöglich Monate.

Eignung und Zuschlag sind zwei verschiedene Fragen

Die Eignungskriterien klären, ob ein Unternehmen den Auftrag überhaupt ausführen kann. Paragraf 122 GWB knüpft das an Berufsausübung, wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Die Zuschlagskriterien klären danach, welches der geeigneten Angebote das beste ist. Dasselbe Merkmal an beiden Stellen zu bewerten, macht das Verfahren angreifbar.

Halten Sie die Eignungsanforderungen an Ihrer eigenen Größe fest. Fünf Referenzen über Veranstaltungen mit mehr als 5.000 Teilnehmenden zu verlangen, obwohl die eigene Firmenkontaktmesse 1.200 Gäste hat, lässt zwei internationale Anbieter übrig, treibt den Preis und führt zu einer Lösung, die für eine andere Größenordnung gebaut wurde. Akzeptieren Sie außerdem im ersten Schritt Eigenerklärungen und verlangen Sie die Nachweise nur von dem Unternehmen, das den Zuschlag erhalten soll.

Angebote vergleichen, ohne sich zu blamieren

Maßstab ist nach Paragraf 127 GWB das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, nicht der niedrigste Preis. Trotzdem entscheiden viele Unterschwellenverfahren allein über den Preis, weil das leichter zu begründen scheint. Bei Software rächt sich das: Das günstigste Angebot ist oft das, dessen Einführung intern die meiste Arbeitszeit kostet, und diese Zeit steht in keinem Angebot.

Legen Sie Kriterien und Gewichtung vor der Bekanntmachung fest und geben Sie beides bekannt. Beschreiben Sie zu jeder Punktstufe, was sie verlangt, sonst ist die Wertung nicht nachvollziehbar. Und rechnen Sie Ihre Formel vorher an zwei erfundenen Angeboten durch: Es kommt vor, dass eine auf dem Papier ausgewogene Gewichtung in der Rechnung jeden Qualitätsunterschied durch wenige hundert Euro Preisdifferenz aufwiegt.

Der wirksamste Prüfschritt kostet nichts extra. Geben Sie allen Bietern dieselbe Aufgabe in einer Testumgebung: eine Veranstaltung anlegen, ein Anmeldeformular bauen, einen Check-in durchspielen. Eine Stunde in der Testumgebung sagt mehr als jede Präsentation.

Ein realistischer Zeitplan

Die häufigste Enttäuschung ist nicht das Ergebnis, sondern der Termin. Die folgende Übersicht beruht auf Erfahrungswerten für ein Verfahren unterhalb der EU-Schwelle mit Vergleichsangeboten; die Dauern sind Annahmen und hängen stark von Ihrer Einrichtung ab.

Rechnen Sie also von der ersten Sitzung bis zur ersten Veranstaltung mit einem Vierteljahr bis einem halben Jahr. Wer eine Karrieremesse im Frühjahr mit neuer Software durchführen will, fängt spätestens im Herbst davor an, und der Einladungsversand an die Unternehmen liegt dann schon im neuen System.

Der Vertrag ist der Teil, der bleibt

Führen Sie wiederkehrende Veranstaltungen durch, ist ein Rahmenvertrag die passende Form: Die Bedingungen stehen fest, die einzelnen Leistungen werden abgerufen, und das Volumen muss nur so genau wie möglich geschätzt, nicht abschließend festgelegt werden. Die Laufzeit ist nach Paragraf 21 Absatz 6 VgV auf höchstens vier Jahre begrenzt, sofern kein im Gegenstand begründeter Sonderfall vorliegt.

Was von Anfang an im Vertrag stehen muss, lässt sich später nicht mehr hinzuverhandeln: Preisanpassungsklauseln, Optionen auf zusätzliche Module, die Möglichkeit weiterer Standorte und die Herausgabe der Daten am Vertragsende. Wesentliche Änderungen nach Vertragsschluss wären eine Neuvergabe. Mehrere Hochschulen oder Kammern können übrigens gemeinsam ausschreiben und unabhängig voneinander abrufen; alle beteiligten Auftraggeber müssen dafür in der Bekanntmachung genannt sein.

Die fünf häufigsten Fehler

Der erste Fehler ist, den Auftragswert an der Monatsrate statt an der Gesamtlaufzeit zu bemessen. Der zweite ist, die Funktionsliste eines Anbieters als Leistungsbeschreibung zu verwenden und sich dadurch den Wettbewerb selbst zu schließen. Der dritte vermischt Eignung und Zuschlag, etwa indem Referenzen zweimal bewertet werden. Der vierte vergibt Punkte ohne beschriebene Skala und macht die Wertung dadurch angreifbar. Der fünfte lässt den Datenexport am Vertragsende offen und bindet die Einrichtung fester als beabsichtigt.

Der rote Faden durch alle fünf ist derselbe: Was vor der Bekanntmachung nicht festgelegt wurde, lässt sich danach nicht mehr nachholen. Eine sorgfältige Stunde am Anfang ersetzt jede Diskussion am Ende. Wie ein solches Projekt an einer Universität konkret aussieht, beschreibt der Beitrag zur Eventmanagement-Software an Universitäten; welche Kostenmodelle Ihnen dabei begegnen, der Beitrag zu Kosten pro Kopf und Pauschalen.

Häufige Fragen

Wie berechne ich den Auftragswert für ein Software-Abo?

Nehmen Sie den Nettopreis über die gesamte geplante Laufzeit einschließlich aller Verlängerungsoptionen und optionaler Module. So verlangt es § 3 Abs. 1 VgV für Aufträge oberhalb der Schwelle, und für die Schätzung im Unterschwellenbereich ist dieselbe Methode üblich. Die Jahres- oder Monatsrate allein ist nie der Auftragswert.

Brauche ich für Eventsoftware eine europaweite Ausschreibung?

Nur wenn der geschätzte Wert den EU-Schwellenwert erreicht, seit 2026 für die meisten öffentlichen Auftraggeber 216.000 Euro netto. Für eine einzelne Hochschule oder Kammer liegt eine Eventplattform in aller Regel deutlich darunter, sodass das Landesrecht für den Unterschwellenbereich gilt.

Darf ich einen bestimmten Anbieter in die Leistungsbeschreibung schreiben?

Grundsätzlich nein. Die Leistungsbeschreibung muss produktneutral sein und soll funktional beschreiben, was erreicht werden soll. Auch eine abgeschriebene Funktionsliste kann einen Anbieter bevorzugen, ohne dass sein Name fällt.

Muss der Personalrat zustimmen?

Das hängt davon ab, ob die Software dazu bestimmt ist, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen. Weil viele Eventsysteme protokollieren, wer was geändert hat, lohnt die frühe Klärung. Es gilt das Personalvertretungsrecht Ihres Landes, bei Bundesstellen das BPersVG.

Wie lange darf der Vertrag laufen?

Eine Rahmenvereinbarung oberhalb der Schwelle darf nach § 21 Abs. 6 VgV höchstens vier Jahre laufen, sofern kein begründeter Sonderfall vorliegt. Im Unterschwellenbereich gelten die Vorgaben Ihres Landes; klären Sie die zulässige Laufzeit vorab mit Ihrer Vergabestelle.

Dieser Leitfaden erklärt den Rahmen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand der Rechtsgrundlagen: September 2026.