Eignungskriterien

Zwei Fragen, die nicht vermischt werden dürfen

Die Eignung beantwortet die Frage, ob ein Unternehmen den Auftrag ausführen kann. Die Zuschlagskriterien beantworten die Frage, welches Angebot das beste ist. Paragraf 122 GWB knüpft die Eignung an Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, an die wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Wer Referenzen doppelt verwertet, einmal als Eignungsnachweis und einmal als Bewertungspunkt, macht das Verfahren angreifbar.

Was verlangt werden darf

Zulässig sind Nachweise, die mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und ihm angemessen sind. Bei Eventsoftware sind das typischerweise vergleichbare Referenzprojekte, Angaben zum Umsatz der letzten Jahre, eine Berufshaftpflichtversicherung und Erklärungen zu Ausschlussgründen. Angemessen heißt, dass die Höhe der Anforderung zum Auftragswert passt. Ein Umsatznachweis, der ein Vielfaches des Auftragswerts verlangt, ist kein Qualitätsmerkmal, sondern eine Marktzugangssperre.

Wie überzogene Anforderungen den Wettbewerb schließen

Verlangt eine Hochschule fünf Referenzen über Veranstaltungen mit jeweils mehr als 5.000 Teilnehmenden, obwohl die eigene Firmenkontaktmesse 1.200 Gäste hat, bleiben zwei internationale Anbieter übrig. Der Preis steigt, und die Lösung passt schlechter, weil sie für eine andere Größenordnung gebaut wurde. Sinnvoll ist, die Referenzanforderung an der eigenen Größe zu bemessen und lieber die Vergleichbarkeit der Aufgabe zu betonen als die schiere Zahl.

Eigenerklärung statt Nachweisflut

Es hat sich eingebürgert, im ersten Schritt Eigenerklärungen zu akzeptieren und die eigentlichen Nachweise nur von dem Unternehmen zu verlangen, das den Zuschlag erhalten soll. Das senkt den Aufwand auf beiden Seiten erheblich und erhöht die Zahl der Angebote, gerade bei kleineren Anbietern, die keine Vergabeabteilung haben. Für den öffentlichen Träger bedeutet es mehr Wettbewerb bei gleichem Prüfergebnis.

Datenschutz ist beides, Eignung und Leistung

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten lohnt die Unterscheidung besonders. Dass ein Anbieter überhaupt einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet und über ein dokumentiertes Sicherheitskonzept verfügt, ist eine Eignungsfrage. Wie gut seine technischen und organisatorischen Maßnahmen im Vergleich sind, welchen Serverstandort er nennt und wie er Betroffenenrechte technisch umsetzt, gehört in die Bewertung. Der Beitrag zur DSGVO in der Leistungsbeschreibung zeigt, wie sich das trennen lässt.

Veröffentlichen, bevor die Angebote kommen

Eignungskriterien und die dafür verlangten Nachweise müssen mit der Bekanntmachung feststehen und bekannt gegeben werden. Nachträglich ergänzen lässt sich nichts, und was nicht gefordert wurde, darf auch nicht geprüft werden. Wer merkt, dass ein wichtiger Punkt fehlt, steht vor der Wahl, mit einer unvollständigen Prüfung zu leben oder das Verfahren aufzuheben. Beides kostet mehr Zeit als eine sorgfältige halbe Stunde vorher.

Worin unterscheiden sich Eignungs- und Zuschlagskriterien?

Eignungskriterien betreffen das Unternehmen, Zuschlagskriterien das konkrete Angebot. Dasselbe Merkmal darf nicht an beiden Stellen bewertet werden.

Darf ich Referenzen aus dem Hochschulbereich verlangen?

Vergleichbarkeit darf gefordert werden, eine bestimmte Branche nur, wenn sie sachlich nötig ist. Die Anforderung muss zum Auftragsgegenstand passen und darf den Wettbewerb nicht ohne Grund einschränken.

Reicht eine Eigenerklärung?

In der Regel ja, im ersten Schritt. Die eigentlichen Nachweise werden üblicherweise nur von dem Unternehmen verlangt, das den Zuschlag erhalten soll.

Kann ich Eignungskriterien nachträglich ändern?

Nein. Sie müssen mit der Bekanntmachung feststehen. Was nicht gefordert wurde, darf später auch nicht geprüft werden.