Leistungsbeschreibung

Eindeutig und erschöpfend, so verlangt es das Gesetz

Paragraf 121 GWB verlangt, dass der Auftragsgegenstand so eindeutig und erschöpfend beschrieben wird, dass alle Unternehmen die Beschreibung im gleichen Sinn verstehen und ihre Preise sicher kalkulieren können. Das ist mehr als eine Formalie: Was hier fehlt, taucht später als Nachtrag, als Streit oder als enttäuschte Erwartung wieder auf. Bei Software heißt das vor allem, Arbeitsabläufe zu beschreiben und nicht Bildschirmmasken.

Produktneutral heißt nicht anspruchslos

Ein bestimmtes Erzeugnis oder eine bestimmte Herkunft darf nur ausnahmsweise verlangt werden, und dann mit dem Zusatz oder gleichwertig. Der häufigste Fehler in der Praxis ist, die Funktionsliste eines bekannten Anbieters abzuschreiben. Das ist auch dann produktscharf, wenn kein Produktname fällt, weil die Kombination der Merkmale nur von einem System erfüllt wird. Produktneutral bedeutet nicht, die Anforderungen abzusenken; es bedeutet, sie am eigenen Bedarf auszurichten statt am Prospekt eines Anbieters.

Funktional beschreiben statt konstruktiv

Paragraf 31 VgV lässt neben der Beschreibung durch technische Anforderungen ausdrücklich die Beschreibung über Leistungs- und Funktionsanforderungen zu. Bei Eventsoftware trägt die zweite Variante meist besser. Statt eine Datenbankstruktur vorzugeben, beschreiben Sie, dass Ausstellende ihre Stände selbst buchen, Unterlagen hochladen und den Status ihrer Buchung einsehen können sollen. Wie ein Ausstellerportal das löst, ist Sache des Anbieters und wird über die Zuschlagskriterien bewertet.

Was regelmäßig fehlt

Drei Punkte tauchen in Unterlagen für Eventsoftware auffällig selten auf und werden hinterher teuer. Erstens der Datenschutz: Ohne Vorgaben zum Auftragsverarbeitungsvertrag, zum Serverstandort, zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen und zur Löschfrist lässt sich später nichts mehr einfordern. Zweitens die Barrierefreiheit, die für öffentliche Stellen ohnehin verbindlich ist. Drittens der Ausstieg: Wer nicht festlegt, in welchem Format Daten am Vertragsende herausgegeben werden, bindet sich fester als beabsichtigt.

Mengen und Lastspitzen gehören dazu

Eine Anmeldeplattform verhält sich anders bei 200 als bei 4.000 Teilnehmenden, und der Unterschied zeigt sich nicht im Durchschnitt, sondern in der Stunde nach dem Versand der Einladung. Nennen Sie erwartete Teilnehmerzahlen, die Zahl der Ausstellenden, die Zahl paralleler Veranstaltungen und die typische Lastspitze. Diese Angaben beeinflussen den Preis erheblich, und ohne sie kalkulieren Anbieter mit Sicherheitsaufschlag. Das gehört auch deshalb in die Unterlagen, weil es das Messebudget planbar macht.

Prüfbar formulieren

Jede Anforderung sollte sich mit ja oder nein beantworten lassen oder eine messbare Größe nennen. Benutzerfreundlich ist keine Anforderung, sondern ein Wunsch. Prüfbar wäre: Eine Anmeldung ist ohne Benutzerkonto in höchstens drei Schritten abschließbar. Formulieren Sie außerdem, was Mindestanforderung ist und was in die Bewertung einfließt. Vermischt man beides, scheiden Angebote aus, die man eigentlich gern verglichen hätte, und der Wettbewerb wird ohne Not enger.

Darf ich einen Produktnamen nennen?

Nur ausnahmsweise, wenn der Auftragsgegenstand anders nicht hinreichend genau beschreibbar ist, und dann mit dem Zusatz oder gleichwertig. Sonst ist die Beschreibung angreifbar.

Was ist der Unterschied zwischen funktionaler und konstruktiver Beschreibung?

Konstruktiv gibt vor, wie etwas gebaut sein muss. Funktional beschreibt, was am Ende möglich sein soll. Bei Software führt die funktionale Variante meist zu besseren Angeboten.

Gehören Datenschutzanforderungen in die Leistungsbeschreibung?

Ja. Serverstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Löschfristen sollten dort stehen, weil sie sonst nicht Gegenstand des Wettbewerbs sind.

Wie detailliert muss sie sein?

So detailliert, dass zwei Anbieter dasselbe darunter verstehen und beide sicher kalkulieren können. Jede weitere Festlegung schränkt den Wettbewerb ein, ohne den Bedarf besser zu treffen.