Vergabeverfahren
Ein Vergabeverfahren ist der geregelte Weg, auf dem öffentliche Auftraggeber Leistungen einkaufen. Es legt fest, wer mitbieten darf, wie verglichen wird und wer den Zuschlag bekommt. Ob europaweit ausgeschrieben werden muss, hängt allein vom geschätzten Auftragswert ab.
Warum die öffentliche Hand nicht einfach bestellen darf
Wer öffentliches Geld ausgibt, kauft nicht wie ein Unternehmen ein. Paragraf 97 GWB bindet die Beschaffung an Wettbewerb, Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Gleichbehandlung. Für eine Hochschule, die eine Plattform für ihre Karrieremesse sucht, heißt das: Auch wenn ein Anbieter fachlich offensichtlich passt, muss der Weg dorthin nachvollziehbar dokumentiert sein. Nicht das Ergebnis wird angegriffen, sondern das Verfahren.
Die Schwelle entscheidet über alles Weitere
Der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer bestimmt, welches Regelwerk gilt. Erreicht er den EU-Schwellenwert, greift das Kartellvergaberecht mit europaweiter Bekanntmachung und Nachprüfungsmöglichkeit vor der Vergabekammer. Bleibt er darunter, gilt Landes- und Haushaltsrecht, und das Verfahren wird deutlich schlanker. Seit dem 1. Januar 2026 liegt der Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge bei 216.000 Euro für die meisten öffentlichen Auftraggeber und bei 140.000 Euro für obere und oberste Bundesbehörden, nachzulesen bei Vergabe.NRW. Die Werte gelten für 2026 und 2027 und liegen leicht unter den vorherigen.
Eventsoftware liegt fast immer darunter
Eine Plattform für Anmeldung, Ticketing und Standbuchung kostet eine einzelne Hochschule oder Kammer im Jahr einen mittleren vierstelligen Betrag. Selbst über vier Jahre gerechnet bleibt das weit unter 216.000 Euro. Deshalb landen solche Beschaffungen in der Praxis fast nie in einer europaweiten Ausschreibung, sondern im Unterschwellenbereich, oft sogar beim Direktauftrag. Wichtig ist die richtige Schätzung: Gerechnet wird der Wert über die gesamte Vertragslaufzeit einschließlich aller Verlängerungsoptionen, nicht die Jahresrate.
Die Verfahrensarten oberhalb der Schwelle
Paragraf 14 VgV nennt offenes Verfahren, nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblichen Dialog und Innovationspartnerschaft. Frei wählbar sind nur die ersten beiden. Das offene Verfahren richtet sich an einen unbeschränkten Bieterkreis, das nicht offene setzt einen Teilnahmewettbewerb davor. Verhandeln darf man nur unter bestimmten Voraussetzungen, etwa wenn verfügbare Lösungen ohne Anpassung nicht ausreichen. Bei Standardsoftware trifft das selten zu.
Was den Ablauf tatsächlich aufhält
Verzögerungen entstehen selten am Verfahrensrecht, sondern an der Sache. Die Leistungsbeschreibung ist unvollständig, die Anforderungen an den Datenschutz sind nicht formuliert, oder niemand hat festgelegt, wie Angebote miteinander verglichen werden sollen. Wer die Eignungskriterien und die Zuschlagskriterien vor der Bekanntmachung sauber trennt und beides veröffentlicht, spart sich später Rückfragen und Rügen. Nachträglich lassen sich Kriterien nicht mehr ergänzen.
Datenschutz gehört in die Unterlagen, nicht in ein Nebengespräch
Bei Eventsoftware werden personenbezogene Daten verarbeitet, also braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag und belastbare technische und organisatorische Maßnahmen. Beides gehört in die Vergabeunterlagen, weil es sonst später Vertragsverhandlung statt Auswahlkriterium ist. Wie sich diese Anforderungen ausschreibungsfähig formulieren lassen, zeigt der Beitrag zur DSGVO in der Leistungsbeschreibung. Dieser Eintrag erklärt den Rahmen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Häufige Fragen
Muss eine Hochschule Eventsoftware europaweit ausschreiben?
In aller Regel nicht. Der Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen liegt 2026 bei 216.000 Euro netto über die gesamte Laufzeit. Eine Eventplattform bleibt fast immer darunter und wird nach Landes- und Haushaltsrecht beschafft.
Wie wird der Auftragswert richtig geschätzt?
Gerechnet wird der Gesamtwert über die geplante Laufzeit einschließlich aller Verlängerungsoptionen, ohne Umsatzsteuer. Eine Aufteilung in kleinere Lose, um unter die Schwelle zu kommen, ist unzulässig.
Darf ich mit Bietern verhandeln?
Oberhalb der Schwelle nur in den in Paragraf 14 VgV genannten Fällen. Unterhalb ist der Spielraum größer, richtet sich aber nach dem jeweiligen Landesrecht.
Was passiert bei einem Verfahrensfehler?
Oberhalb der Schwelle kann ein Bieter die Vergabe vor der Vergabekammer nachprüfen lassen. Unterhalb bleibt meist nur der Weg über die Fachaufsicht oder den Zivilrechtsweg.
