Direktauftrag
Der Direktauftrag erlaubt es öffentlichen Stellen, eine Leistung unterhalb einer festgelegten Wertgrenze ohne förmliches Vergabeverfahren zu beauftragen. Die Wertgrenze richtet sich nach dem jeweiligen Landes- und Haushaltsrecht und ist deshalb von Bundesland zu Bundesland verschieden.
Der praktisch wichtigste Weg zu Eventsoftware
Weit unterhalb der EU-Schwelle beginnt ein Bereich, in dem der Aufwand eines förmlichen Vergabeverfahrens außer Verhältnis zum Auftragswert stünde. Für diesen Bereich sehen die Haushaltsordnungen des Bundes und der Länder den Direktauftrag vor: Die Stelle beauftragt unmittelbar, ohne Bekanntmachung und ohne Angebotsfrist. Für ein Jahresabo einer Eventplattform ist das in vielen Fällen der zutreffende Weg, und er wird in der Praxis häufiger übersehen als überstrapaziert.
Die Wertgrenze ist nicht bundeseinheitlich
Eine einzige Zahl gibt es nicht. Bund und Länder legen die Grenze jeweils selbst fest, teilweise befristet und teilweise unterschiedlich für verschiedene Arten von Stellen. Hochschulen unterliegen dabei dem Recht ihres Bundeslandes, kommunale Träger zusätzlich kommunalen Vorgaben. Prüfen Sie deshalb die für Ihre Einrichtung geltende Fassung, bevor Sie sich auf einen Wert verlassen, den Sie anderswo gelesen haben. Eine Übersicht über den Rechtsrahmen der öffentlichen Auftragsvergabe hält das Bundesministerium für Wirtschaft bereit.
Ohne Verfahren heißt nicht ohne Regeln
Auch beim Direktauftrag gelten die Grundsätze aus Paragraf 97 GWB sinngemäß, allen voran Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. In der Praxis bedeutet das: Sie sollten wenigstens formlos vergleichen, etwa durch drei eingeholte Preise, und das Ergebnis kurz festhalten. Ein Vermerk mit dem geschätzten Wert, den verglichenen Angeboten und der Begründung der Auswahl kostet zwanzig Minuten und trägt jede spätere Prüfung.
Der Wert wird über die Laufzeit gerechnet
Der häufigste Fehler ist, die monatliche Rate zu betrachten. Gerechnet wird der Gesamtwert über die geplante Vertragsdauer einschließlich aller Verlängerungsoptionen und ohne Umsatzsteuer. Ein Abo für 350 Euro im Monat über vier Jahre ist ein Auftrag über 16.800 Euro netto, nicht über 350 Euro. Ebenso unzulässig ist es, einen einheitlichen Bedarf künstlich in mehrere kleine Aufträge zu zerlegen, um unter der Grenze zu bleiben. Wie sich die Kosten einer Plattform überhaupt zusammensetzen, behandelt der Beitrag zu Kosten pro Kopf und Pauschalen.
Was Sie trotzdem vertraglich regeln sollten
Der schlanke Weg entbindet nicht von den inhaltlichen Pflichten. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, und das ist bei Anmeldung und Teilnehmermanagement immer der Fall, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag, unabhängig von der Auftragshöhe. Ebenso sollten Serverstandort, Löschfristen und die Herausgabe der Daten bei Vertragsende schriftlich festgehalten sein. Ein Direktauftrag ist ein verkürztes Verfahren, kein verkürzter Vertrag.
Wann er nicht passt
Sobald mehrere Einrichtungen gemeinsam beschaffen, die Laufzeit lang wird oder absehbar weitere Standorte hinzukommen, wächst der Wert schnell über die Grenze. Dann ist ein Rahmenvertrag oder ein reguläres Verfahren der sichere Weg. Auch politisch heikle Beschaffungen sollten Sie eher förmlich vergeben, selbst wenn der Wert es nicht verlangt, weil ein sauber dokumentierter Wettbewerb die beste Antwort auf spätere Fragen ist.
Häufige Fragen
Wie hoch ist die Wertgrenze für einen Direktauftrag?
Das legen Bund und Länder jeweils selbst fest, deshalb unterscheidet sie sich je nach Sitz und Art der Einrichtung. Prüfen Sie die für Ihr Bundesland geltende Fassung, statt sich auf eine allgemeine Zahl zu verlassen.
Muss ich beim Direktauftrag mehrere Angebote einholen?
Ein förmlicher Wettbewerb ist nicht vorgeschrieben, die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit gelten aber weiter. Drei formlos eingeholte Preise und ein kurzer Vermerk sind der übliche und sichere Weg.
Zählt bei einem Abo der Monatspreis?
Nein. Gerechnet wird der Gesamtwert über die gesamte Laufzeit einschließlich Verlängerungsoptionen, ohne Umsatzsteuer.
Brauche ich trotzdem einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ja. Die Pflichten aus der Datenschutz-Grundverordnung hängen nicht am Auftragswert, sondern daran, dass personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet werden.
