Messesoftware für Standvergabe und Abrechnung

Ausgangslage

Woran Messen im Alltag hängen

In Deutschland fanden 2025 nach Angaben des AUMA 304 Messen mit 191.990 Ausstellern statt. Der Aufwand je Veranstaltung steckt fast immer in denselben drei Punkten.

Standvergabe

Der Hallenplan lebt in einer Datei

Zeichnung, Belegungsliste und Mailverkehr laufen getrennt. Wer welchen Stand hat, weiß am Ende oft nur eine Person.

Aussteller

Betreuung frisst die meiste Zeit

Pakete, Nachbuchungen, Unterlagen und Rückfragen kommen über Mail. Jede Änderung muss an mehreren Stellen nachgezogen werden.

Abrechnung

Rechnungen am Ende, unter Zeitdruck

Was gebucht, nachgebucht und storniert wurde, muss für die Rechnung wieder zusammengesucht werden.

Funktionen

Was FairUp für Messen übernimmt

Vier Bereiche, die bei Messen und Ausstellungen den meisten Aufwand verursachen.

Hallenplan

Standvergabe im System statt in der Zeichnung

Den Hallenplan erstellen und visualisieren Sie in FairUp. Geben Sie ihn frei, wählen Aussteller ihren Stand schon bei der Paketbuchung selbst aus. Ohne Freigabe vergeben Sie die Stände weiterhin selbst.

Hallenplan im System erstellt und sichtbar

Standauswahl durch Aussteller, wenn Sie es freigeben

Belegung jederzeit nachvollziehbar

Aussteller

Pakete buchen und Angaben selbst pflegen

Aussteller buchen ihr Paket selbst und pflegen ihre Angaben im System. Nachbuchungen laufen über denselben Weg, statt über eine Mail an Sie.

Pakete und Preise im System hinterlegt

Aussteller pflegen ihre Daten selbst

Nachbuchungen ohne Mailschleife

Besucher und Vor Ort

Anmeldung, Einlass und Leaderfassung

Besucher melden sich über eine Seite in Ihrem Design an. Am Eingang genügt der QR-Scan, das Namensschild entsteht auf Abruf. Derselbe Code dient Ausstellern zur Leaderfassung.

Ein Code für Einlass und Leaderfassung

Namensschilder werden vor Ort gedruckt

Kein separates Leadscanner-Gerät nötig

Abrechnung und Auswertung

Ausstellerabrechnung und Auswertung an einem Ort

Die Abrechnung folgt dem, was tatsächlich gebucht wurde. Zahlungen laufen über Stripe, die Rechnungen sind DATEV-kompatibel. Nach der Messe steht die Auswertung bereit.

Abrechnung folgt der tatsächlichen Buchung

DATEV-kompatible Rechnungen über Stripe

Export als Excel, CSV und PDF

Ablauf

In drei Schritten zur Messe

Von der Hallenplanung bis zur Abrechnung.

Messe und Hallenplan anlegen

Hallenplan erstellen, Pakete und Preise hinterlegen, Ausstelleranmeldung veröffentlichen.

Aussteller und Besucher anmelden

Aussteller buchen Paket und Stand, Besucher melden sich über Ihre Eventseite an.

Durchführen und abrechnen

Check-in per Scan, Leaderfassung über denselben Code, danach Abrechnung und Auswertung.

Ergebnis

Was sich dadurch ändert

Weniger Handarbeit zwischen Zeichnung, Postfach und Buchhaltung.

Ein Stand der Wahrheit

Belegung, Buchungen und Rechnungsdaten stehen im selben System. Niemand pflegt eine zweite Liste.

Aussteller entlasten Sie

Wenn Sie den Hallenplan freigeben, buchen Aussteller Paket und Stand ohne Ihr Zutun.

Abrechnung ohne Suchen

Was gebucht wurde, steht in der Rechnung. Zahlungen und Rechnungen laufen über Stripe.

Auch für kleine Teams

Der Aufbau einer Veranstaltung dauert nach unserer Erfahrung zwei bis vier Stunden.

Häufige Fragen

Was Messeveranstalter uns am häufigsten fragen

Können Aussteller ihren Stand selbst auswählen?

Ja, wenn Sie den Hallenplan dafür freigeben. Aussteller wählen den Stand dann schon bei der Paketbuchung. Ohne Freigabe bleibt die Vergabe vollständig bei Ihnen.

Wie viele Aussteller sind möglich?

Die Pakete Expo und Career sind auf bis zu 100 Aussteller ausgelegt, Enterprise auf eine unbegrenzte Ausstellerzahl. Die jeweils aktuellen Angaben stehen auf der Preisseite.

Wie werden Leads auf dem Stand erfasst?

Über den QR-Code auf dem Besucherticket. Aussteller scannen Besucher, Besucher können ebenso den Aussteller scannen. Ein zusätzliches Gerät ist nicht nötig.

Können wir die Daten weiterverwenden?

Ja, über Exporte in Excel, CSV und PDF. Eine fertige CRM-Anbindung gehört nicht zum Standard, eine Direktanbindung ist auf Anfrage möglich.

Erstellt FairUp die Ausstellerrechnungen automatisch?

Ja. Die Rechnung entsteht aus der Buchung des Standpakets, Zahlungen laufen über Stripe. Eine direkte DATEV-Schnittstelle gibt es nicht, die Übergabe an die Buchhaltung läuft über Export.

Lassen sich mehrere Messen im Jahr in einem System verwalten?

Ja. Jede Messe ist eine eigene Veranstaltung mit eigenen Standpaketen, eigenem Hallenplan und eigener Abrechnung. Die Pakete Expo und Career umfassen unbegrenzt viele Veranstaltungen.

Eignet sich FairUp für eine Messe, die ein Verlag selbst veranstaltet?

Ja. Ausstelleranmeldung mit Paketbuchung, Standvergabe im Hallenplan, Rechnungen, Ticketverkauf für Besucher und Check-in laufen in einem System, unter dem Branding des Verlags. Die Pakete Expo und Career sind für bis zu 100 Aussteller ausgelegt.

Messen steuern, von der Standvergabe bis zur Abrechnung