Direktauftrag nach Bundesland: Wertgrenzen für Eventsoftware 2026

Warum diese Frage über Wochen entscheidet

Eine Hochschule will ihre Karrieremesse mit einer Plattform organisieren, eine Wirtschaftsförderung ihre Workshops, eine Kammer ihren Veranstaltungskalender. Fachlich ist die Auswahl oft schnell getroffen. Ob danach eine Bestellung reicht oder ein Verfahren mit Angebotsfrist, Wertung und Vermerk folgt, hängt an einer einzigen Zahl: der Wertgrenze für den Direktauftrag in Ihrem Land und für Ihre Art von Einrichtung.

Diese Zahl ist in Deutschland nicht einheitlich. Die Startup-Vergabe-Landkarte des Bitkom zeigt, wie weit die Länder auseinanderliegen, und kommt zu einem deutlichen Befund: Nur elf Prozent der deutschen Startups haben seit ihrer Gründung an öffentlichen Ausschreibungen teilgenommen, nur sieben Prozent haben mindestens einen Auftrag erhalten. Junge Anbieter scheitern nach dieser Auswertung häufig an zu komplexen Verfahren. Für Sie als Auftraggeber heißt das umgekehrt: Wer den schlanken Weg kennt, den sein Land erlaubt, kommt schneller zu einer Lösung und hat eine breitere Auswahl.

Drei Stufen unterhalb der EU-Schwelle

Oberhalb des EU-Schwellenwerts gilt europaweit dasselbe Vergaberecht. Für Liefer- und Dienstleistungen liegt die Schwelle seit dem 1. Januar 2026 bei 216.000 Euro netto für die meisten öffentlichen Auftraggeber und bei 140.000 Euro für obere und oberste Bundesbehörden, festgelegt in den Delegierten Verordnungen der EU-Kommission vom Oktober 2025 und nachzulesen beim Deutschen Städte- und Gemeindebund. Eine Eventplattform für eine einzelne Hochschule oder Kommune liegt fast immer darunter. Dort beginnt das Landesrecht, und es kennt im Wesentlichen drei Stufen.

Die gemeinsame Grundlage ist die Unterschwellenvergabeordnung. Ihr Paragraf 14 nennt für den Direktauftrag nur 1.000 Euro und verlangt, dass der Auftraggeber zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln soll. Verbindlich wird die UVgO erst, wenn Bund oder Land sie in Kraft setzen, und dabei heben fast alle die Grenzen deutlich an. Genau darin liegen die Unterschiede, um die es hier geht.

Was Bund und Länder heute erlauben

Die folgende Übersicht nennt die Grenzen für Liefer- und Dienstleistungen bei Landesbehörden, wie wir sie im Oktober 2026 an den Rechtsquellen und Fachveröffentlichungen geprüft haben. Acht Länder erlauben Direktaufträge bis 100.000 Euro, Sachsen nur bis 500 Euro, weil es für Liefer- und Dienstleistungen noch die alte VOL/A anwendet. In den meisten Ländern gelten die Werte auch für Kommunen; Abweichungen und Besonderheiten zeigt der Rechner darunter.

Ausführliche Länderbeiträge gibt es bisher für Baden-Württemberg, Bayern, Hamburg und Nordrhein-Westfalen.

Warum Übersichtskarten veralten

Die Bitkom-Karte ist ein gutes Werkzeug, um die Unterschiede zu sehen. Ihr Stand ist aber der 15. Dezember 2025, und seitdem hat sich viel bewegt. Für Nordrhein-Westfalen nennt sie einen Direktauftrag bis 1.000 Euro; seit dem 1. Februar 2026 dürfen Landesbehörden dort bis 50.000 Euro direkt beauftragen, wie Vergabe.NRW mitteilt. Ähnlich ist es in Bremen (Karte 3.000, heute 100.000 Euro), Hessen und dem Saarland (Karte 10.000, heute 100.000 Euro), Sachsen-Anhalt (Karte 15.000, heute 100.000 Euro) und Schleswig-Holstein (Karte 5.000, heute 50.000 Euro). Die Verhandlungsvergaben bewertet sie mit 221.000 Euro, dem EU-Schwellenwert bis Ende 2025; seit Januar 2026 sind es 216.000 Euro. Der Bitkom weist selbst darauf hin, dass die Karte keine Rechtsberatung ersetzt und die amtlichen Quellen maßgeblich sind.

Auch spezialisierte Fachportale liegen daneben. Bei unserer Recherche nannte ein Beratungsblog für Bayern einen Direktauftrag bis 250.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungen. Der Text der Bekanntmachung des bayerischen Innenministeriums sagt etwas anderes: 250.000 Euro gelten für Bauleistungen, 100.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungen. Verlassen Sie sich deshalb auf die Verwaltungsvorschrift oder das Gesetz Ihres Landes, nicht auf eine Zusammenfassung, auch nicht auf diese.

Gerechnet wird über die ganze Laufzeit

Ob ein Auftrag unter der Grenze liegt, entscheidet der geschätzte Wert ohne Umsatzsteuer über die gesamte Vertragsdauer. Paragraf 3 VgV regelt das für Aufträge oberhalb der Schwelle, die Verwaltungsvorschriften der Länder wenden die Methode unterhalb der Schwelle entsprechend an. Bei unbefristeten Verträgen oder solchen mit mehr als 48 Monaten Laufzeit zählt nach Absatz 11 der 48-fache Monatswert. Und Absatz 2 verbietet, die Berechnung so zu wählen, dass ein Auftrag unter eine Grenze rutscht.

Ein Rechenbeispiel mit den öffentlichen Preisen von FairUp zeigt, wie stark das wirkt. Das Paket Career für Hochschulen kostet ab 7.900 Euro im Jahr. Über zwei Jahre ergibt das 15.800 Euro, ohne Befristung 31.600 Euro. Das Paket Pro kostet 2.988 Euro im Jahr, unbefristet also 11.952 Euro. Beide Werte liegen in Bayern und Baden-Württemberg weit unter der Grenze für den Direktauftrag, in Hamburg darüber.

Kommunen und Hochschulen folgen oft eigenen Regeln

Eine Verwaltungsvorschrift für Landesbehörden gilt nicht automatisch für eine Stadt oder eine Universität im selben Land. Baden-Württemberg regelt die Kommunen in einer eigenen Vorschrift des Innenministeriums, Bayern in einer Bekanntmachung neben dem Gesetz. Nordrhein-Westfalen hat für Kommunen seit Januar 2026 gar keine landesrechtlichen Wertgrenzen mehr, sondern nur noch Grundsätze: Nach Paragraf 75a der Gemeindeordnung hat die Gemeinde Aufträge wirtschaftlich, effizient und sparsam unter Beachtung von Gleichbehandlung und Transparenz zu vergeben. Einschränkende Regeln darf sie sich nur per Satzung geben.

Hochschulen sind der Sonderfall, den Fachbereiche am häufigsten unterschätzen. In Hamburg sind staatliche Hochschulen haushaltsrechtlich Teil der Stadt und an deren Vergaberichtlinie gebunden. In Nordrhein-Westfalen gelten für sie eigene Vergaberichtlinien des Wissenschaftsministeriums. Und fast jede Hochschule hat zusätzlich eine eigene Beschaffungsrichtlinie. Die Universität Paderborn etwa erlaubt Direktaufträge durch Fachbereiche nur bis 5.000 Euro netto und schließt jede Art von Dauerverpflichtung davon aus. Ein Software-Abonnement läuft dort also immer über die zentrale Beschaffung, unabhängig vom Betrag.

Sonderwege für junge Anbieter

Zwei Länder haben eigene Wege für Startups geschaffen, und beide hebt der Bitkom auf seiner Karte hervor. Baden-Württemberg erlaubt Landesbehörden in einem Pilotprojekt, Liefer- und Dienstleistungen an Startups bis zum EU-Schwellenwert ohne Vergabeverfahren zu vergeben. Hamburg erlaubt im vereinfachten Verfahren, nur ein einziges Unternehmen zur Angebotsabgabe aufzufordern, wenn die Startup-Einheit GovTecHH der Senatskanzlei beteiligt ist und es um neue Technologien für die Verwaltung geht.

Beide Regeln sind eng gefasst und befristet. Ob ein Anbieter als Startup gilt, entscheidet der Auftraggeber anhand der jeweiligen Definition. Die Einzelheiten stehen in den Beiträgen zu Baden-Württemberg und Hamburg.

Was auch beim Direktauftrag gilt

Ohne Verfahren heißt nicht ohne Regeln. Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verlangen in allen Ländern einen nachvollziehbaren Grund für die Auswahl, meist einen formlosen Vergleich mehrerer Preise und einen kurzen Vermerk. Bayern nennt als Beispiele eine formlose Abfrage bei mehreren Anbietern, eine Recherche im Internet oder eine Veröffentlichung vorab auf dem Vergabeportal des Landes. Der Wechsel zwischen den beauftragten Unternehmen soll erfolgen und ist dort zu dokumentieren.

Unabhängig vom Verfahren bleiben die inhaltlichen Pflichten. Wer Anmeldedaten verarbeiten lässt, braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Fragen nach Serverstandort, Löschfristen und Datenrückgabe gehören in den Vertrag, nicht in eine spätere E-Mail. Wie sich diese Anforderungen formulieren lassen, zeigt der Beitrag zur DSGVO in der Leistungsbeschreibung. Den vollständigen Ablauf einer Beschaffung beschreibt unser Leitfaden für Hochschulen und öffentliche Träger.

So bereiten Sie die Entscheidung vor

Häufige Fragen

Gibt es eine bundesweite Grenze für den Direktauftrag?

Nein. Die Unterschwellenvergabeordnung nennt 1.000 Euro, aber Bund und Länder setzen eigene Werte fest. Der Bund erlaubt seit dem 1. Juli 2026 Direktaufträge bis 50.000 Euro netto. Diese Grenze gilt nur für Stellen des Bundes, nicht für Länder, Kommunen oder Hochschulen der Länder.

Zählt der Jahrespreis oder der Preis über die Laufzeit?

Der Preis über die gesamte geplante Laufzeit ohne Umsatzsteuer, einschließlich Optionen und Verlängerungen. Bei unbefristeten Verträgen oder Laufzeiten über 48 Monate zählt der 48-fache Monatswert.

Ist die Bitkom-Karte verlässlich?

Sie zeigt die Unterschiede gut, hat aber den Stand vom 15. Dezember 2025. Für sechs Länder und den EU-Schwellenwert sind ihre Werte inzwischen überholt, darunter Nordrhein-Westfalen, Bremen und Hessen. Maßgeblich ist immer die aktuelle Rechtsquelle Ihres Landes.

Darf eine Hochschule die Landesgrenze voll ausschöpfen?

Nur wenn die Grenze für Hochschulen überhaupt gilt und die eigene Beschaffungsrichtlinie nichts Strengeres vorsieht. In Nordrhein-Westfalen gelten für Hochschulen eigene Regeln, und viele Hochschulen begrenzen Direktaufträge intern deutlich niedriger.

Bietet FairUp Unterlagen für die Vergabe an?

Ja. Auf Wunsch gibt es statt eines Ab-Preises ein prüffähiges Festpreisangebot für Ihre Vergabeunterlagen, dazu Auftragsverarbeitungsvertrag, technische und organisatorische Maßnahmen und die Liste der Unterauftragsverarbeiter.

Dieser Beitrag erklärt den Rahmen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand der Rechtsgrundlagen: 12. Oktober 2026.