Vergabe in Baden-Württemberg: Direktauftrag bis 100.000 Euro und Startup-Pilot
Baden-Württemberg hat die Grenze für den Direktauftrag 2024 von 5.000 auf 100.000 Euro angehoben. Dieser Beitrag zeigt, was für Landesstellen, Kommunen und Hochschulen gilt, wie das Pilotprojekt für Startups funktioniert und wann die erhöhten Grenzen auslaufen.
- Landesbehörden und Landeseinrichtungen in Baden-Württemberg dürfen Liefer- und Dienstleistungen bis 100.000 Euro netto direkt beauftragen.
- Für Kommunen gilt seit dem 1. Januar 2025 dieselbe Grenze, geregelt in einer eigenen Vorschrift des Innenministeriums.
- Beide Werte sind befristet: für das Land bis 30. September 2027, für Kommunen bis 1. Oktober 2027.
- Ein Pilotprojekt erlaubt Landesstellen, Startups bis zum EU-Schwellenwert ohne Vergabeverfahren zu beauftragen. Ob ein Anbieter als Startup gilt, prüft der Auftraggeber.
Von 5.000 auf 100.000 Euro in einem Schritt
Bis Herbst 2024 durften Landesbehörden in Baden-Württemberg ohne Vergabeverfahren nur bis 5.000 Euro bestellen. Mit der neuen Verwaltungsvorschrift Beschaffung vom 23. Juli 2024 sind es seit dem 1. Oktober 2024 bis zu 100.000 Euro ohne Umsatzsteuer, das Zwanzigfache. Die Vorschrift ist dabei von 59 auf zwölf Seiten geschrumpft. Die Startup-Vergabe-Landkarte des Bitkom markiert Baden-Württemberg deshalb als eines von zwei besonders startup-freundlichen Ländern.
Für eine Hochschule, ein Ministerium oder einen Landesbetrieb heißt das in der Praxis: Eine Eventplattform liegt fast immer im Bereich des Direktauftrags, auch über mehrere Jahre gerechnet. Was trotzdem zu tun ist und wo die Grenzen dieser Freiheit liegen, zeigen die folgenden Abschnitte.
Was die Vorschrift für Landesstellen regelt
Die VwV Beschaffung gilt nach ihrer Nummer 2.2 für alle Behörden, Betriebe und Einrichtungen des Landes und für landesunmittelbare juristische Personen des öffentlichen Rechts, die Paragraf 55 der Landeshaushaltsordnung beachten müssen, soweit sie Mittel des Landeshaushalts bewirtschaften. Kommunen fallen nicht darunter, für sie gilt eine eigene Vorschrift.
| Regelung | Inhalt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Direktauftrag | bis 100.000 € ohne Umsatzsteuer, auch für freiberufliche Leistungen | VwV Beschaffung Nr. 7.2 |
| Verhandlungsvergabe und Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb | unterhalb des EU-Schwellenwerts zulässig | Nr. 7.1 |
| Befristung | drei Jahre ab Inkrafttreten, also bis 30. September 2027, Auswertung Ende 2026 | Nr. 7.3 |
| Ausnahme | gilt nicht für Gegenstände der gemeinsamen Beschaffung über das Landeszentrum | Nr. 7.2, Nr. 14 |
| Startups | Pilotprojekt: ohne Vergabeverfahren bis zum EU-Schwellenwert | Nr. 4.2 |
Der EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 216.000 Euro netto. Ältere Darstellungen nennen noch 221.000 Euro, den Wert bis Ende 2025.
Kommunen: dieselbe Grenze, eigene Vorschrift
Städte, Gemeinden und Landkreise beschaffen nach der Verwaltungsvorschrift des Innenministeriums über die Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich, kurz VergabeVwV. Seit dem 1. Januar 2025 erlaubt sie Direktaufträge für Liefer- und Dienstleistungen bis 100.000 Euro; vorher lag die Grenze bei 10.000 Euro. Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und Verhandlungsvergabe sind bis zum EU-Schwellenwert möglich. Auch diese Werte sind befristet, bis zum 1. Oktober 2027, und werden Ende 2026 ausgewertet, wie der cosinex-Überblick zusammenfasst.
Für eine Wirtschaftsförderung, die Workshops und Gründerabende organisiert, oder ein Stadtmarketing mit Veranstaltungskalender gilt damit derselbe Rahmen wie für das Land. Ob die eigene Kommune intern strengere Regeln aufgestellt hat, etwa eine Dienstanweisung zur Vergabe mit niedrigeren Grenzen, klären Sie mit der zentralen Vergabestelle Ihrer Verwaltung.
Das Pilotprojekt für Startups
Nummer 4.2 der VwV Beschaffung geht noch einen Schritt weiter. Abweichend von der allgemeinen Grenze dürfen Landesstellen Liefer- und Dienstleistungen ohne Vergabeverfahren an Startups vergeben, solange der Auftragswert unter dem EU-Schwellenwert bleibt. Der Bitkom zeigt diese Regel auf seiner Karte als „Direktauftrag Startups“.
Die Vorschrift beschreibt Startups als junge innovative Unternehmen mit Wachstumsambitionen. Sie zeichnen sich durch ein innovatives Geschäftsmodell, Produkt oder eine innovative Dienstleistung aus und haben Skalierungspotenzial. Eine feste Altersgrenze nennt die Vorschrift nicht. Sie empfiehlt, vorab eine Markterkundung durchzuführen und zu dokumentieren. Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nach Paragraf 7 der Landeshaushaltsordnung gelten weiter.
Die Vorschrift fordert außerdem in Nummer 4.3, bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und bei Verhandlungsvergaben regelmäßig auch Startups zur Angebotsabgabe aufzufordern, soweit das mit der Ausführung der Leistung vereinbar ist.
Hochschulen im Land
Die Hochschulen des Landes bewirtschaften Landesmittel und folgen deshalb grundsätzlich der VwV Beschaffung. Eine Anlage der Vorschrift regelt zusätzlich die gemeinsame Beschaffung über das Landeszentrum für Beschaffung: Hochschulen dürfen Gegenstände der gemeinsamen Beschaffung selbst beschaffen, wenn das wirtschaftlicher ist. Für den Direktauftrag bedeutet das: Gehört ein Gegenstand zur gemeinsamen Beschaffung, greift die Grenze von 100.000 Euro nicht.
Viele Hochschulen haben außerdem eine eigene Beschaffungsordnung, die Zuständigkeiten und interne Grenzen festlegt. Häufig dürfen Fachbereiche nur kleine Beträge selbst bestellen, während Verträge mit fester Laufzeit über die zentrale Beschaffung laufen. Wer als Career Service eine Plattform für die Firmenkontaktmesse einführen will, spricht deshalb zuerst mit der eigenen Einkaufsabteilung.
Was ein Auftrag für Eventsoftware kostet, gerechnet nach Vorschrift
Maßgeblich ist der geschätzte Wert über die gesamte Laufzeit ohne Umsatzsteuer, bei unbefristeten Verträgen der 48-fache Monatswert nach Paragraf 3 Absatz 11 VgV. Mit den öffentlichen Preisen von FairUp ergibt das folgende Werte.
| Paket | Preis im Jahr | Wert über 48 Monate | Einordnung in Baden-Württemberg |
|---|---|---|---|
| Pro | 2.988 € | 11.952 € | Direktauftrag möglich |
| Expo | ab 4.900 € | ab 19.600 € | Direktauftrag möglich |
| Career | ab 7.900 € | ab 31.600 € | Direktauftrag möglich |
| Enterprise | ab 30.000 € | ab 120.000 € | über 100.000 €: Verhandlungsvergabe |
Die Preise stehen auf fairup.events/preise und verstehen sich netto. Die Einordnung setzt voraus, dass Ihre Einrichtung die Landesgrenze anwendet und keine strengere Hausregel hat. Bei einer festen Laufzeit von zwei Jahren halbieren sich die Werte.
Was auch beim Direktauftrag gilt
Ohne Verfahren heißt nicht ohne Spur. Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verlangen einen nachvollziehbaren Grund für die Auswahl. Bewährt hat sich ein Vermerk mit dem geschätzten Wert, den verglichenen Angeboten oder Preisen und der Begründung. Bei Anbietern mit öffentlicher Preisliste genügt für den Vergleich oft ein Blick auf deren Preisseiten, festgehalten mit Datum.
Die Grundsätze der Unterschwellenvergabeordnung bleiben ebenfalls wirksam. Nach Paragraf 14 UVgO soll der Auftraggeber zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln. Und unabhängig vom Verfahren brauchen Sie bei Anmeldedaten einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wie Sie Datenschutzanforderungen in die Unterlagen schreiben, zeigt der Beitrag zur DSGVO in der Leistungsbeschreibung.
Rechner: Ihr Fall im Vergleich der Länder
Der Rechner enthält die Regeln aller 16 Länder. So sehen Sie auch, wie Ihr Vorhaben in einem anderen Bundesland eingeordnet würde, etwa bei einer Kooperation über Landesgrenzen.
Ein Muster für den Vermerk
Der Vermerk ist das Dokument, das bei einer späteren Prüfung zählt. Er muss nicht lang sein, aber er sollte die folgenden Angaben enthalten. Die rechte Spalte nennt die Fundstelle, auf die Sie sich stützen können.
| Angabe | Inhalt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Gegenstand und Bedarf | Was beschafft wird und wofür, zum Beispiel Anmeldung und Check-in für die Karrieremesse | Haushaltsgrundsätze |
| Geschätzter Wert | Nettowert über die geplante Laufzeit mit Optionen, bei unbefristeten Verträgen 48 Monate | § 3 VgV entsprechend |
| Verfahrensart | Direktauftrag, weil der Wert unter 100.000 Euro liegt und kein Gegenstand der gemeinsamen Beschaffung betroffen ist | VwV Beschaffung Nr. 7.2, Nr. 14; Kommunen VergabeVwV |
| Preisvergleich | Welche Angebote oder öffentlichen Preise verglichen wurden, mit Datum | § 7 LHO, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit |
| Startup-Pilot, falls genutzt | Warum der Anbieter die Beschreibung erfüllt und welche Markterkundung erfolgt ist | VwV Beschaffung Nr. 4.2 |
| Auswahl und Wechsel | Grund der Entscheidung und Hinweis auf den Wechsel zwischen Unternehmen | § 14 UVgO |
Was Sie den Anbieter vorab fragen sollten
Der Vergleich wird belastbar, wenn alle Anbieter dieselben Fragen beantworten. Fünf Punkte entscheiden bei Eventsoftware für öffentliche Stellen fast immer mit. Erstens der Preis über die geplante Laufzeit als Festpreis, nicht als Ab-Preis, damit Ihre Schätzung stimmt. Zweitens der Auftragsverarbeitungsvertrag mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste der Unterauftragsverarbeiter. Drittens der Serverstandort und die Frage, ob Daten in Drittländer übermittelt werden.
Viertens die Barrierefreiheit der Anmeldestrecke, weil öffentliche Stellen ihre Websites und Anwendungen barrierefrei gestalten müssen. Und fünftens der Ausstieg: in welchem Format und in welcher Frist Sie Ihre Daten am Vertragsende zurückbekommen. Halten Sie die Antworten mit Datum fest, sie gehören in den Vermerk.
Häufige Fragen
Gilt die Grenze von 100.000 Euro auch für Hochschulen in Baden-Württemberg?
Grundsätzlich ja, weil Hochschulen des Landes Landesmittel bewirtschaften und die VwV Beschaffung anwenden. Ausgenommen sind Gegenstände der gemeinsamen Beschaffung, und die eigene Beschaffungsordnung der Hochschule kann engere Grenzen setzen.
Dürfen Gemeinden das Startup-Pilotprojekt nutzen?
Nein. Das Pilotprojekt steht in der VwV Beschaffung für Landesstellen. Für Kommunen gilt die VergabeVwV des Innenministeriums mit einem Direktauftrag bis 100.000 Euro.
Was passiert nach dem 30. September 2027?
Ohne Verlängerung entfallen die erhöhten Wertgrenzen. Das Land wertet ihre Wirkung Ende 2026 aus. Verträge, die vorher wirksam geschlossen wurden, sind davon nicht betroffen.
Brauche ich beim Direktauftrag drei Angebote?
Die VwV Beschaffung schreibt beim Direktauftrag keine bestimmte Zahl vor. Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verlangen aber einen nachvollziehbaren Vergleich. Mehrere Preise und ein kurzer Vermerk sind der übliche und sichere Weg.
Wo finde ich die Grenzen der anderen Länder?
In unserem Überblick zu Direktauftrag und Wertgrenzen nach Bundesland. Er wird mit jedem geprüften Land erweitert.
Dieser Beitrag erklärt den Rahmen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand der Rechtsgrundlagen: 12. Oktober 2026.
