Vergabe in NRW: Direktauftrag für Land, Kommunen und Hochschulen 2026

Ein Land, drei Antworten

Wer in Nordrhein-Westfalen fragt, bis zu welchem Betrag eine Eventplattform ohne Ausschreibung beschafft werden darf, bekommt seit 2026 drei verschiedene Antworten. Das Land hat im selben Jahr die Grenzen für seine eigenen Behörden angehoben, für die Kommunen das bisherige System ganz abgeschafft und die Regeln für Hochschulen bei einem eigenen Ministerium belassen. Für eine Stadtverwaltung, ein Landesamt und eine Universität in derselben Straße gelten damit unterschiedliche Maßstäbe.

Die Startup-Vergabe-Landkarte des Bitkom zeigt Nordrhein-Westfalen noch mit einem Direktauftrag bis 1.000 Euro. Das war der Stand vom 15. Dezember 2025 und ist inzwischen überholt. Der Bitkom selbst weist auf der Karte bereits auf die kommunale Reform hin.

Landesbehörden: 50.000 Euro und mehr Spielraum darüber

Seit dem 1. Februar 2026 dürfen Landesbehörden und Einrichtungen des Landes Liefer- und Dienstleistungen bis 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer direkt beauftragen, Bauleistungen bis 100.000 Euro. So steht es bei Vergabe.NRW, dem Vergabeportal des Landes. Zum 1. Oktober 2026 kam eine zweite Erleichterung dazu: Verhandlungsvergaben mit Teilnahmewettbewerb sind jetzt bis zum EU-Schwellenwert zulässig, ohne Teilnahmewettbewerb bleibt es bei 100.000 Euro, wie das Land am 22. September 2026 mitteilte.

Rechtsgrundlage sind die Verwaltungsvorschriften zu Paragraf 55 der Landeshaushaltsordnung, zuletzt geändert durch einen Erlass des Finanzministeriums mit Wirkung zum 1. Oktober 2026. Eine Zusammenfassung der Änderungen bietet der cosinex-Blog. Das Vier-Augen-Prinzip bei Beschaffungen über 500 Euro netto nach dem Korruptionsbekämpfungsgesetz gilt weiter.

Kommunen: Grundsätze statt Grenzen

Für Städte, Gemeinden und Kreise hat Nordrhein-Westfalen zum 1. Januar 2026 einen Systemwechsel vollzogen. Die kommunalen Vergabegrundsätze und der bisherige Paragraf 26 der Kommunalhaushaltsverordnung sind entfallen. An ihre Stelle tritt Paragraf 75a der Gemeindeordnung: Die Gemeinde hat die Vergabe öffentlicher Aufträge vorbehaltlich anderer Rechtsvorschriften wirtschaftlich, effizient und sparsam unter Beachtung der Grundsätze von Gleichbehandlung und Transparenz zu gestalten. Regelungen, die die Durchführung von Vergaben einschränken, darf sie nur durch eine Satzung erlassen.

Landesrechtliche Wertgrenzen gibt es für Kommunen damit nicht mehr. Beliebig bestellen darf eine Stadt deshalb trotzdem nicht. Für eine solche Satzung gibt es eine Mustersatzung, und jede Kommune entscheidet selbst, ob sie eine beschließt. Die Grundsätze von Wirtschaftlichkeit, Gleichbehandlung und Transparenz verlangen weiterhin einen nachvollziehbaren Vergleich. Bei Aufträgen mit Bedeutung über die Landesgrenzen hinaus bleiben außerdem die Grundsätze des europäischen Rechts zu beachten.

Hochschulen: eigene Richtlinien, oft enger

Hochschulen in Nordrhein-Westfalen bewirtschaften ihre Mittel nach der Hochschulwirtschaftsführungsverordnung. Deren Paragraf 8 und die dazu vom Ministerium für Kultur und Wissenschaft bekannt gegebenen Vergaberichtlinien regeln die Beschaffung. Die Grenze von 50.000 Euro für Landesbehörden lässt sich deshalb nicht einfach übertragen.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigen die Beschaffungsrichtlinien der Universität Paderborn mit Stand vom 17. April 2026. Budgetverantwortliche dürfen dort bis 5.000 Euro netto selbst bestellen, mit dokumentierter Preisermittlung und ab 500 Euro im Vier-Augen-Prinzip. Ausgenommen vom Direktauftrag sind unter anderem jede Art von Dauerverpflichtung, etwa Wartungs- und Leasingverträge, und alle Leistungen rund um Veranstaltungen. Bis 25.000 Euro netto ist eine Verhandlungsvergabe im Wettbewerb möglich, darüber grundsätzlich eine Ausschreibung, und es sind in der Regel mindestens drei Angebote einzuholen.

Für ein Software-Abonnement heißt das an dieser Universität: Es läuft immer über die zentrale Beschaffung, auch wenn der Betrag klein ist. Andere Hochschulen regeln das anders, aber das Muster ist verbreitet. Sprechen Sie deshalb früh mit Ihrer Einkaufsabteilung.

Eventsoftware nach Ebene eingeordnet

Maßgeblich ist der geschätzte Wert über die gesamte Laufzeit ohne Umsatzsteuer, bei unbefristeten Verträgen der 48-fache Monatswert nach Paragraf 3 Absatz 11 VgV. Die Verwaltungsvorschriften des Landes verweisen für die Schätzung auf diese Methode. Mit den öffentlichen Preisen von FairUp ergibt sich folgende Einordnung.

Die Preise stehen auf fairup.events/preise. Bei einer festen Laufzeit von zwei Jahren halbieren sich die Werte, und Career läge an der Universität Paderborn dann mit 15.800 Euro im Bereich der Verhandlungsvergabe. Die Spalte zur Hochschule ist ein Beispiel einer einzelnen Universität, keine Regel für alle.

Was in jedem Fall dazugehört

Gleich welche Ebene: Ein kurzer Vermerk mit dem geschätzten Wert, den verglichenen Angeboten und dem Grund der Auswahl trägt jede spätere Prüfung. Nach Paragraf 14 UVgO soll zwischen den beauftragten Unternehmen gewechselt werden, und Aufträge dürfen nicht aufgeteilt werden, um unter eine Grenze zu kommen.

Bei Eventsoftware kommt der Datenschutz dazu. Anmeldedaten sind personenbezogen, also brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und Serverstandort, Löschfristen und Datenrückgabe gehören in den Vertrag. Den vollständigen Ablauf beschreibt unser Leitfaden für Hochschulen und öffentliche Träger.

Rechner: Ihr Fall im Vergleich der Länder

Der Rechner enthält die Regeln aller 16 Länder. So sehen Sie auch, wie Ihr Vorhaben in einem anderen Bundesland eingeordnet würde, etwa bei einer Kooperation über Landesgrenzen.

Ein Muster für den Vermerk

Der Vermerk ist das Dokument, das bei einer späteren Prüfung zählt. Er muss nicht lang sein, aber er sollte die folgenden Angaben enthalten. Die rechte Spalte nennt die Fundstelle, auf die Sie sich stützen können.

Was Sie den Anbieter vorab fragen sollten

Der Vergleich wird belastbar, wenn alle Anbieter dieselben Fragen beantworten. Fünf Punkte entscheiden bei Eventsoftware für öffentliche Stellen fast immer mit. Erstens der Preis über die geplante Laufzeit als Festpreis, nicht als Ab-Preis, damit Ihre Schätzung stimmt. Zweitens der Auftragsverarbeitungsvertrag mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste der Unterauftragsverarbeiter. Drittens der Serverstandort und die Frage, ob Daten in Drittländer übermittelt werden.

Viertens die Barrierefreiheit der Anmeldestrecke, weil öffentliche Stellen ihre Websites und Anwendungen barrierefrei gestalten müssen. Und fünftens der Ausstieg: in welchem Format und in welcher Frist Sie Ihre Daten am Vertragsende zurückbekommen. Halten Sie die Antworten mit Datum fest, sie gehören in den Vermerk.

Häufige Fragen

Gilt die Grenze von 50.000 Euro auch für Städte in Nordrhein-Westfalen?

Nein. Sie gilt für Landesbehörden und Einrichtungen, die die Landeshaushaltsordnung anwenden. Kommunen haben seit dem 1. Januar 2026 keine landesrechtlichen Wertgrenzen mehr und richten sich nach § 75a der Gemeindeordnung und ihrer eigenen Satzung.

Darf eine Kommune jetzt alles ohne Ausschreibung vergeben?

Nicht ohne Weiteres. Wirtschaftlichkeit, Effizienz, Sparsamkeit, Gleichbehandlung und Transparenz verlangen einen nachvollziehbaren Weg, und eine eigene Satzung kann Grenzen festlegen. Bei Aufträgen von grenzüberschreitendem Interesse gilt zusätzlich europäisches Recht.

Welche Regeln gelten für Universitäten und Fachhochschulen?

Paragraf 8 der Hochschulwirtschaftsführungsverordnung, die Vergaberichtlinien des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft und die Beschaffungsrichtlinie der jeweiligen Hochschule. Die konkreten Grenzen nennt Ihre Einkaufsabteilung.

Ist die Bitkom-Karte für Nordrhein-Westfalen noch aktuell?

Nein. Sie nennt mit Stand Dezember 2025 einen Direktauftrag bis 1.000 Euro. Seit Februar 2026 gelten für Landesbehörden 50.000 Euro, und für Kommunen gibt es seit Januar 2026 keine Landesgrenze mehr.

Wie sieht es in anderen Ländern aus?

Das zeigt unser Überblick zu Direktauftrag und Wertgrenzen nach Bundesland.

Dieser Beitrag erklärt den Rahmen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand der Rechtsgrundlagen: 12. Oktober 2026.