Vergabe in Bayern: Direktauftrag bis 100.000 Euro für Staat und Kommunen
In Bayern stehen die Wertgrenzen im Gesetz und gelten für Freistaat und Kommunen gleich. Dieser Beitrag zeigt, was Artikel 20 BayWiVG erlaubt, was die Bekanntmachung des Innenministeriums für den Direktauftrag verlangt und warum die eigene Hausregel vorgeht.
- In Bayern dürfen staatliche und kommunale Auftraggeber Liefer-, Dienst- und freiberufliche Leistungen bis einschließlich 100.000 Euro netto direkt beauftragen.
- Die Grenze steht seit dem 1. Januar 2025 im Gesetz, in Artikel 20 des Bayerischen Gesetzes über wirtschafts- und vergaberechtliche Vorschriften.
- Bei Liefer- und Dienstleistungen zählt der geschätzte Wert je Auftrag an denselben Auftragnehmer.
- Auch beim Direktauftrag sind ein Preisvergleich und der Wechsel zwischen Unternehmen zu dokumentieren, und jeder Auftraggeber darf strengere Regeln aufstellen.
Eine Grenze für Freistaat und Kommunen
Bayern hat einen Weg gewählt, der in Deutschland selten ist: Die Grenzen für den Unterschwellenbereich stehen nicht nur in einer Verwaltungsvorschrift, sondern in einem Gesetz, und sie gelten für staatliche und kommunale Auftraggeber gleich. Ein Landratsamt, eine Stadt und ein staatliches Hochschulinstitut arbeiten also mit denselben Zahlen. Das unterscheidet Bayern deutlich von Ländern wie Nordrhein-Westfalen, wo Landesbehörden, Kommunen und Hochschulen jeweils eigenen Regeln folgen.
Die Startup-Vergabe-Landkarte des Bitkom führt Bayern mit einem Direktauftrag bis 100.000 Euro in der Gruppe der Länder mit hohen Grenzen. Ein eigenes Verfahren für Startups wie in Baden-Württemberg oder Hamburg gibt es in Bayern nicht.
Was im Gesetz und in den Vorschriften steht
Die Regeln verteilen sich auf drei Texte. Das Bayerische Gesetz über wirtschafts- und vergaberechtliche Vorschriften, kurz BayWiVG, setzt die Wertgrenzen. Die Verwaltungsvorschrift zum öffentlichen Auftragswesen, kurz VVöA, regelt das Verfahren für staatliche Auftraggeber. Und die Bekanntmachung des Innenministeriums vom 27. Dezember 2024 überträgt die Regeln auf den kommunalen Bereich.
| Verfahren | Liefer-, Dienst- und freiberufliche Leistungen | Bauleistungen |
|---|---|---|
| Direktauftrag | bis einschließlich 100.000 € | bis einschließlich 250.000 € |
| Verhandlungsvergabe und Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb | unterhalb des EU-Schwellenwerts | gesondert geregelt |
| Rechtsgrundlage | Art. 20 Abs. 1 und 2 BayWiVG | Art. 20 Abs. 1 und 2 BayWiVG |
Alle Werte verstehen sich ohne Umsatzsteuer. Der EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 216.000 Euro. Die bayerischen Regeln sind nach mehreren Fachquellen bis Ende 2029 befristet; maßgeblich ist die geltende Fassung des Gesetzes.
Was beim Direktauftrag zu tun ist
Die Bekanntmachung für Kommunen beschreibt in Nummer 1.2.1 genauer als die meisten Länder, was ein Direktauftrag verlangt. Maßgeblich ist bei Liefer- und Dienstleistungen der geschätzte Wert je Auftrag, der an denselben Auftragnehmer vergeben werden soll. Der Haushaltsgrundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit ist zu beachten, und die Gefahr von Manipulation und Korruption ist gering zu halten.
Als Wege zur Wirtschaftlichkeit nennt die Bekanntmachung eine formlose Abfrage bei mehreren Anbietern, eine Recherche im Internet oder eine Veröffentlichung vorab auf dem Bayerischen Vergabe- und Bekanntmachungsportal. Der Auftraggeber soll zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln. Der Wechsel und die Maßnahmen zur Wirtschaftlichkeit sind zu dokumentieren, etwa über eine Liste nach der Korruptionsbekämpfungsrichtlinie des Freistaats.
Jeder Auftraggeber darf strenger sein
Das Gesetz legt Höchstwerte fest, keine Pflicht, sie auszuschöpfen. Die Bekanntmachung sagt es ausdrücklich: Das Recht eines Auftraggebers, höhere Anforderungen zu stellen, bleibt unberührt, mit Verweis auf Artikel 20 Absatz 1 Satz 2 und Absatz 2 Satz 2 BayWiVG. Eine Stadt kann also in ihrer Dienstanweisung festlegen, dass schon ab 10.000 Euro drei Angebote einzuholen sind.
Für Hochschulen gilt dasselbe. Die staatlichen Hochschulen in Bayern sind staatliche Auftraggeber und wenden die VVöA an, haben aber oft eigene Beschaffungsordnungen mit internen Zuständigkeiten und niedrigeren Grenzen für Fachbereiche. Wer als Career Service oder Gründerzentrum eine Plattform beschaffen will, fragt deshalb zuerst die eigene Einkaufsabteilung, welche Hausregel gilt.
Eventsoftware in Bayern eingeordnet
Für den Wert über die Laufzeit gilt die Methode aus Paragraf 3 VgV, bei unbefristeten Verträgen der 48-fache Monatswert. Mit den öffentlichen Preisen von FairUp liegen alle Pakete außer Enterprise im Bereich des Direktauftrags, sofern die Hausregel nichts anderes sagt.
| Paket | Preis im Jahr | Wert über 48 Monate | Einordnung in Bayern |
|---|---|---|---|
| Pro | 2.988 € | 11.952 € | Direktauftrag möglich |
| Expo | ab 4.900 € | ab 19.600 € | Direktauftrag möglich |
| Career | ab 7.900 € | ab 31.600 € | Direktauftrag möglich |
| Enterprise | ab 30.000 € | ab 120.000 € | Verhandlungsvergabe oder Beschränkte Ausschreibung |
Die Preise stehen auf fairup.events/preise und verstehen sich netto. Für einzelne Messen oder Konferenzen gibt es auch Einzellizenzen, deren Wert entsprechend niedriger liegt.
Was der Direktauftrag nicht ersetzt
Der schlanke Weg betrifft nur das Verfahren. Inhaltlich bleiben alle Pflichten bestehen. Bei einer Plattform für Anmeldungen werden personenbezogene Daten verarbeitet, also brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Serverstandort, Löschfristen und die Rückgabe der Daten am Vertragsende gehören schriftlich in den Vertrag. Bayerische Behörden und Hochschulen achten außerdem auf die Vorgaben zur Barrierefreiheit öffentlicher Websites und Anwendungen.
Wie sich diese Anforderungen in Unterlagen formulieren lassen, zeigt der Beitrag zur DSGVO in der Leistungsbeschreibung. Den vollständigen Weg von der Bedarfsanalyse bis zum Vertrag beschreibt der Leitfaden für Hochschulen und öffentliche Träger.
Rechner: Ihr Fall im Vergleich der Länder
Der Rechner enthält die Regeln aller 16 Länder. So sehen Sie auch, wie Ihr Vorhaben in einem anderen Bundesland eingeordnet würde, etwa bei einer Kooperation über Landesgrenzen.
Ein Muster für den Vermerk
Der Vermerk ist das Dokument, das bei einer späteren Prüfung zählt. Er muss nicht lang sein, aber er sollte die folgenden Angaben enthalten. Die rechte Spalte nennt die Fundstelle, auf die Sie sich stützen können.
| Angabe | Inhalt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Gegenstand und Bedarf | Was beschafft wird und wofür, zum Beispiel Anmeldung und Check-in für die Karrieremesse | Haushaltsgrundsätze |
| Geschätzter Wert | Nettowert über die geplante Laufzeit mit Optionen, bei unbefristeten Verträgen 48 Monate | § 3 VgV entsprechend |
| Verfahrensart | Direktauftrag, weil der Wert je Auftrag an denselben Auftragnehmer höchstens 100.000 Euro beträgt | Art. 20 BayWiVG, VVöA, Bekanntmachung Nr. 1.2.1 |
| Maßnahme zur Wirtschaftlichkeit | Formlose Abfrage, Internetrecherche oder Vorabveröffentlichung auf dem Landesportal | Bekanntmachung Nr. 1.2.1 Satz 5 |
| Wechsel der Unternehmen | Eintrag in die Liste nach der Korruptionsbekämpfungsrichtlinie | Bekanntmachung Nr. 1.2.1 Sätze 6 bis 8 |
| Hausregel | Hinweis, dass keine strengere interne Regel entgegensteht | Art. 20 Abs. 1 Satz 2 BayWiVG |
Was Sie den Anbieter vorab fragen sollten
Der Vergleich wird belastbar, wenn alle Anbieter dieselben Fragen beantworten. Fünf Punkte entscheiden bei Eventsoftware für öffentliche Stellen fast immer mit. Erstens der Preis über die geplante Laufzeit als Festpreis, nicht als Ab-Preis, damit Ihre Schätzung stimmt. Zweitens der Auftragsverarbeitungsvertrag mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste der Unterauftragsverarbeiter. Drittens der Serverstandort und die Frage, ob Daten in Drittländer übermittelt werden.
Viertens die Barrierefreiheit der Anmeldestrecke, weil öffentliche Stellen ihre Websites und Anwendungen barrierefrei gestalten müssen. Und fünftens der Ausstieg: in welchem Format und in welcher Frist Sie Ihre Daten am Vertragsende zurückbekommen. Halten Sie die Antworten mit Datum fest, sie gehören in den Vermerk.
Häufige Fragen
Gilt die Grenze von 100.000 Euro auch für Gemeinden in Bayern?
Ja. Artikel 20 BayWiVG gilt für staatliche und kommunale Auftraggeber gleich. Für Kommunen setzt die Bekanntmachung des Innenministeriums vom 27. Dezember 2024 die Einzelheiten um.
Muss ich beim Direktauftrag Vergleichsangebote einholen?
Eine feste Zahl schreibt Bayern nicht vor. Die Bekanntmachung nennt als Beispiele eine formlose Abfrage bei mehreren Anbietern, eine Internetrecherche oder eine Vorabveröffentlichung auf dem Landesportal. Was Sie gemacht haben, dokumentieren Sie.
Gibt es in Bayern eine Sonderregel für Startups?
Nein, nicht im Gesetz. Baden-Württemberg und Hamburg haben eigene Wege für junge Anbieter. In Bayern gilt für alle Anbieter dieselbe Grenze.
Warum lese ich manchmal 250.000 Euro?
Das ist die Grenze für Bauleistungen. Für Liefer- und Dienstleistungen, also auch für Software, gelten 100.000 Euro.
Wie sieht es in anderen Ländern aus?
Das zeigt unser Überblick zu Direktauftrag und Wertgrenzen nach Bundesland.
Dieser Beitrag erklärt den Rahmen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand der Rechtsgrundlagen: 12. Oktober 2026.
