Vergabe in Hamburg: Direktauftrag, vereinfachtes Verfahren und GovTecHH
Hamburg erlaubt Direktaufträge nur bis 5.000 Euro, hat darüber aber ein schnelles vereinfachtes Verfahren und eine Experimentierklausel für Digitalisierungsprojekte. Dieser Beitrag erklärt die drei Stufen, die Regeln für die staatlichen Hochschulen und die Pflicht zur XRechnung.
- Hamburg erlaubt Direktaufträge nur bis 5.000 Euro netto, hat aber darüber bis 100.000 Euro ein vereinfachtes Beschaffungsverfahren mit freier Wahl der Verfahrensart.
- Die Hamburgische Vergaberichtlinie gilt für Behörden, Bezirksämter, Landesbetriebe und die staatlichen Hochschulen.
- Eine Experimentierklausel erlaubt bis Ende 2026, nur ein einziges Unternehmen anzufragen, wenn die Startup-Einheit GovTecHH beteiligt ist und es um neue Technologien für die Verwaltung geht.
- In Hamburg gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung im Format XRechnung schon bei Direktaufträgen ab 1.000 Euro.
Niedrige Grenze, aber ein schneller Weg darüber
Auf den ersten Blick wirkt Hamburg streng. Ohne jedes Verfahren dürfen Behörden nur bis 5.000 Euro bestellen, ein Zwanzigstel dessen, was Bayern oder Baden-Württemberg erlauben. Der zweite Blick ändert das Bild. Zwischen 5.000 und 100.000 Euro gilt ein vereinfachtes Beschaffungsverfahren, in dem die Vergabestelle die Verfahrensart frei wählen darf und deutlich weniger dokumentieren muss. Erst ab 100.000 Euro gilt die Unterschwellenvergabeordnung in vollem Umfang.
Die Startup-Vergabe-Landkarte des Bitkom markiert Hamburg trotzdem grün, als eines von zwei besonders startup-freundlichen Ländern. Der Grund ist eine Experimentierklausel, die es so in keinem anderen Land gibt.
Wer an die Hamburgische Vergaberichtlinie gebunden ist
Die Hamburgische Vergaberichtlinie mit Stand Januar 2025 gilt für alle Vergaben von oder für die Behörden und Ämter der Freien und Hansestadt, die Landesbetriebe, die Sondervermögen und die staatlichen Hochschulen. Die Bezirksämter gehören zur Verwaltung der Stadt und fallen ebenfalls darunter.
Die staatlichen Hochschulen haben in Hamburg eine Doppelnatur, die die Richtlinie ausdrücklich erklärt. Nur in Forschung und Lehre sind sie rechtsfähige Körperschaften mit Selbstverwaltung. In allen anderen Angelegenheiten sind sie unselbständige Einrichtungen der Stadt und haushaltsrechtlich den Landesbetrieben gleichgestellt. Weil sie ihre Beschaffungen regelmäßig in dieser Rolle durchführen, sind sie an die Vergaberichtlinie gebunden. Für eine Universität, die ihre Karrieremesse digital organisieren will, gelten also dieselben Grenzen wie für eine Behörde.
Die drei Stufen in Hamburg
| Auftragswert, netto | Verfahren | Grundlage |
|---|---|---|
| bis 5.000 € | Direktauftrag ohne Vergleichsangebote, Wechsel der Unternehmen soll erfolgen | § 2a Abs. 3 Nr. 1 HmbVgG, Ziffer II.5.4 |
| über 5.000 € bis unter 100.000 € | vereinfachtes Beschaffungsverfahren, freie Wahl zwischen Verhandlungsvergabe, Beschränkter und Öffentlicher Ausschreibung | § 2a Abs. 3 Nr. 1 HmbVgG, Ziffer I.5 |
| ab 100.000 € bis zur EU-Schwelle | Unterschwellenvergabeordnung in vollem Umfang | § 2a Abs. 1 Nr. 1 HmbVgG |
Beim Direktauftrag müssen nach Ziffer II.5.4 keine Vergleichsangebote eingeholt werden. Die Richtlinie regt es aber in geeigneten Fällen an, und Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bleiben zu beachten. Der Gesamtwert ist nach Paragraf 3 VgV zu schätzen und darf nicht gestückelt werden. Ein Direktauftrag darf außerdem nicht dazu dienen, eine verpflichtende Rahmenvereinbarung zu umgehen.
Was das vereinfachte Verfahren erleichtert
Im vereinfachten Beschaffungsverfahren gelten mehrere Abweichungen von der Unterschwellenvergabeordnung. Die Vergabestelle wählt die Verfahrensart frei. Die Dokumentation beschränkt sich im Kern auf Namen und Angebote der Beteiligten, die maßgebliche Kommunikation, die Rotation bei der Auswahl, die Gründe für nicht berücksichtigte Bieter und die Begründung der Auswahl. Eine Aufteilung in Lose ist nicht vorgeschrieben, und die Reihenfolge der Wertungsstufen ist frei.
Eine Pflicht bleibt: Bei Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb fordert die Vergabestelle grundsätzlich drei wechselnde, geeignete Unternehmen zur Angebotsabgabe auf. Davon abweichen darf sie nur, wenn eine dokumentierte Markterkundung zeigt, dass ein Wechsel nicht möglich ist.
Die Experimentierklausel für Government Technology
Seit Januar 2024 enthält die Hamburger Richtlinie eine Regel, mit der Hamburg nach eigener Darstellung als erste Verwaltung in Deutschland eine Experimentierklausel ins Vergaberecht aufgenommen hat. Die Senatskanzlei begründet sie damit, die Erprobung neuer Technologien in der Verwaltung zu erleichtern. Innerhalb des vereinfachten Verfahrens darf die Vergabestelle danach nur ein einziges Unternehmen zur Angebotsabgabe oder zu Verhandlungen auffordern, wenn drei Bedingungen erfüllt sind.
Die Klausel ist kein allgemeiner Startup-Direktauftrag, auch wenn Übersichten sie manchmal so darstellen. Sie gilt nur mit GovTecHH, nur für Digitalisierungsvorhaben der Verwaltung und nur für kurze Verträge. In den Eignungsvordrucken der Richtlinie gibt es zusätzlich eine freiwillige Angabe, ob ein Unternehmen ein Startup ist, definiert als jünger als zehn Jahre und mit geplantem schnellem Wachstum oder hoher Innovationskraft.
Eventsoftware in Hamburg eingeordnet
Für den Auftragswert zählt nach Paragraf 3 VgV der Nettowert über die ganze Laufzeit, bei unbefristeten Verträgen 48 Monate. Mit den öffentlichen Preisen von FairUp liegen fast alle Pakete über der Direktauftragsgrenze, aber im vereinfachten Verfahren.
| Paket | Wert über 24 Monate | Wert über 48 Monate | Einordnung in Hamburg |
|---|---|---|---|
| Starter | 2.136 € | 4.272 € | Direktauftrag möglich |
| Pro | 5.976 € | 11.952 € | vereinfachtes Verfahren |
| Expo | ab 9.800 € | ab 19.600 € | vereinfachtes Verfahren |
| Career | ab 15.800 € | ab 31.600 € | vereinfachtes Verfahren |
| Enterprise | ab 60.000 € | ab 120.000 € | bei 24 Monaten vereinfacht, bei 48 Monaten UVgO |
Die Preise stehen auf fairup.events/preise und verstehen sich netto. Für einzelne Veranstaltungen gibt es Einzellizenzen, die im Bereich des Direktauftrags liegen können.
XRechnung schon ab 1.000 Euro
Eine Hamburger Besonderheit betrifft die Abrechnung. Nach Ziffer II.7.10 der Richtlinie müssen alle Vertragspartner öffentlicher Auftraggeber ihre Rechnungen im Standardformat XRechnung elektronisch übermitteln, und das gilt auch für Direktaufträge ab 1.000 Euro. Fragen Sie deshalb schon bei der Anfrage, ob ein Anbieter Rechnungen in diesem Format liefern kann, und nehmen Sie die Antwort in Ihren Vermerk auf.
Unabhängig davon gelten die inhaltlichen Pflichten wie überall: Für Anmeldedaten braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und Serverstandort, Löschfristen und Datenrückgabe gehören in den Vertrag. Den vollständigen Ablauf einer Beschaffung beschreibt der Leitfaden für Hochschulen und öffentliche Träger.
Rechner: Ihr Fall im Vergleich der Länder
Der Rechner enthält die Regeln aller 16 Länder. So sehen Sie auch, wie Ihr Vorhaben in einem anderen Bundesland eingeordnet würde, etwa bei einer Kooperation über Landesgrenzen.
Ein Muster für den Vermerk
Der Vermerk ist das Dokument, das bei einer späteren Prüfung zählt. Er muss nicht lang sein, aber er sollte die folgenden Angaben enthalten. Die rechte Spalte nennt die Fundstelle, auf die Sie sich stützen können.
| Angabe | Inhalt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Gegenstand und Bedarf | Was beschafft wird und wofür, zum Beispiel Anmeldung und Check-in für die Karrieremesse | Haushaltsgrundsätze |
| Geschätzter Wert | Nettowert über die geplante Laufzeit mit Optionen, bei unbefristeten Verträgen 48 Monate | § 3 VgV entsprechend |
| Verfahrensart | Direktauftrag bis 5.000 Euro oder vereinfachtes Beschaffungsverfahren bis unter 100.000 Euro | § 2a HmbVgG, Ziffern II.5.4 und I.5 |
| Beteiligte Unternehmen | Namen und Angebote, Rotation bei der Auswahl, maßgebliche Kommunikation | Ziffer I.5 zu § 6 UVgO |
| Experimentierklausel, falls genutzt | Beteiligung von GovTecHH, Digitalisierungsbezug, Laufzeit höchstens zwei Jahre | Ziffer I.5 zu § 12 UVgO |
| Rechnungsformat | Bestätigung, dass der Anbieter XRechnung liefert | Ziffer II.7.10 |
Was Sie den Anbieter vorab fragen sollten
Der Vergleich wird belastbar, wenn alle Anbieter dieselben Fragen beantworten. Fünf Punkte entscheiden bei Eventsoftware für öffentliche Stellen fast immer mit. Erstens der Preis über die geplante Laufzeit als Festpreis, nicht als Ab-Preis, damit Ihre Schätzung stimmt. Zweitens der Auftragsverarbeitungsvertrag mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste der Unterauftragsverarbeiter. Drittens der Serverstandort und die Frage, ob Daten in Drittländer übermittelt werden.
Viertens die Barrierefreiheit der Anmeldestrecke, weil öffentliche Stellen ihre Websites und Anwendungen barrierefrei gestalten müssen. Und fünftens der Ausstieg: in welchem Format und in welcher Frist Sie Ihre Daten am Vertragsende zurückbekommen. Halten Sie die Antworten mit Datum fest, sie gehören in den Vermerk.
Häufige Fragen
Gilt die Hamburgische Vergaberichtlinie für die Universität Hamburg?
Für Beschaffungen außerhalb von Forschung und Lehre ja. Die staatlichen Hochschulen sind in diesen Angelegenheiten unselbständige Einrichtungen der Stadt und an die Richtlinie gebunden.
Brauche ich zwischen 5.000 und 100.000 Euro eine Ausschreibung?
Nicht zwingend. Im vereinfachten Beschaffungsverfahren können Sie die Verfahrensart frei wählen, etwa eine Verhandlungsvergabe. Ohne Teilnahmewettbewerb fordern Sie grundsätzlich drei wechselnde Unternehmen auf.
Ist die Experimentierklausel ein Direktauftrag für Startups?
Nein. Sie erlaubt im vereinfachten Verfahren, nur ein Unternehmen anzufragen, aber nur mit Beteiligung von GovTecHH, nur für neue Technologien oder die Digitalisierung der Verwaltung und nur für Verträge bis zwei Jahre. Nach dem Stand der Richtlinie gilt sie bis Ende 2026.
Muss ein Anbieter in Hamburg XRechnung liefern?
Ja, ab einem Auftragswert von 1.000 Euro auch bei Direktaufträgen. Klären Sie das bei der Anfrage.
Wie sieht es in anderen Ländern aus?
Das zeigt unser Überblick zu Direktauftrag und Wertgrenzen nach Bundesland.
Dieser Beitrag erklärt den Rahmen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand der Rechtsgrundlagen: 12. Oktober 2026.
