Rechnungsstellung bei Events
Die Rechnungsstellung bei Veranstaltungen betrifft Teilnahmebeiträge, Standmieten, Sponsoringleistungen und Nebenkosten. Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, gibt das Umsatzsteuergesetz vor. Für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland gilt zusätzlich der Übergang zur elektronischen Rechnung.
Die Pflichtangaben
Paragraf 14 Absatz 4 UStG zählt auf, was auf einer Rechnung stehen muss: vollständiger Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden, Ausstellungsdatum, eine einmalig vergebene fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, der Leistungszeitpunkt, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Fehlt eine dieser Angaben, ist der Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet, und Sie bekommen die Rechnung zurück.
Der Leistungszeitpunkt wird am häufigsten vergessen
Bei Veranstaltungen fällt die Rechnung oft Wochen vor dem Termin an, etwa bei der Standbuchung. Dann ist anzugeben, wann die Leistung erbracht wird oder wurde, und bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung. Ein Rechnungsdatum allein genügt nicht. Bei einer Messe ist der Leistungszeitpunkt der Veranstaltungszeitraum, und den zu nennen kostet ein Feld in der Vorlage, spart aber jede Rückfrage der Buchhaltung auf der Gegenseite.
Kleinbeträge bis 250 Euro
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, genügen nach Paragraf 33 UStDV weniger Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem anzuwendenden Steuersatz oder dem Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Für Teilnahmebeiträge im zweistelligen oder niedrigen dreistelligen Bereich ist das die praktische Erleichterung, und sie erlaubt es, die Bestätigung direkt aus dem Ticketing als Beleg auszugeben.
Die elektronische Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten Format, das eine maschinelle Verarbeitung erlaubt; ein PDF gehört ausdrücklich nicht dazu. Für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen sieht das Gesetz die Ausstellung in diesem Format vor, gestaffelt über Übergangsfristen. Paragraf 27 Absatz 38 UStG lässt Papier und andere elektronische Formate für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 allgemein zu; für 2027 gilt die Erleichterung nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Empfangen können muss man E-Rechnungen bereits seit 2025. Für Veranstalter mit vielen Ausstellerrechnungen ist 2026 damit das Jahr, in dem der Wechsel vorbereitet gehört.
Öffentliche Auftraggeber verlangen sie schon länger
Wer an Bund, Länder oder Kommunen fakturiert, kennt das Format bereits, denn dort ist die elektronische Rechnung seit Jahren vorgeschrieben. Für eine Hochschule, die Standmieten in Rechnung stellt und zugleich Rechnungen von Dienstleistern empfängt, laufen beide Richtungen zusammen. Prüfen Sie deshalb früh, ob Ihre Eventsoftware ein strukturiertes Format ausgeben kann oder ob die Rechnungen aus einem anderen System kommen müssen.
Nummernkreise und Ablage
Die Rechnungsnummer muss einmalig sein, darf aber in getrennten Kreisen geführt werden, etwa je Veranstaltung. Das erleichtert die Zuordnung erheblich, wenn mehrere Formate parallel laufen. Halten Sie außerdem fest, welche Rechnung zu welcher Buchung gehört, damit Gutschriften und Stornierungen sich zuordnen lassen; wie das mit der Zahlungsabwicklung zusammenspielt, entscheidet darüber, wie viel Arbeit die Nachbereitung macht. Wie sich solche Abläufe automatisieren lassen, zeigt der Beitrag zu automatisierten Rechnungen und Workflows.
Häufige Fragen
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
Paragraf 14 Absatz 4 UStG nennt unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt sowie Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.
Was gilt für Rechnungen bis 250 Euro?
Für Kleinbetragsrechnungen genügen nach Paragraf 33 UStDV weniger Angaben, unter anderem entfallen Anschrift des Empfängers und Rechnungsnummer.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturiertes Format, das maschinell verarbeitet werden kann. Ein PDF gilt als sonstige Rechnung.
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Für Umsätze bis Ende 2026 sind Papier und andere Formate allgemein zulässig. 2027 gilt die Erleichterung nur noch bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz, danach nicht mehr. Empfangen können muss man E-Rechnungen bereits seit 2025.
