Veranstaltungskalender
Ein Veranstaltungskalender ist eine öffentliche Übersicht mehrerer Termine eines Veranstalters oder einer Gemeinschaft an einem Ort. Er macht aus einzelnen Eventseiten ein Programm, das sich durchsuchen, abonnieren und einbetten lässt.
Wozu ein Kalender, wenn jede Veranstaltung eine Seite hat
Eine einzelne Eventseite findet nur, wer den Link bekommen hat. Ein Kalender beantwortet eine andere Frage, nämlich was bei Ihnen überhaupt stattfindet. Er ist die Seite, die Menschen wieder aufrufen, ohne eingeladen worden zu sein.
Am meisten nützt er dort, wo Veranstaltungen in Serie laufen: Vortragsreihen, Karrierewochen mit vielen Einzelterminen, Stammtische, Weiterbildungsprogramme. Wer einen Termin verpasst hat, sieht den nächsten, und aus einem einmaligen Gast wird ein wiederkehrender.
Was in jeden Eintrag gehört
Sechs Angaben reichen, fehlen aber erstaunlich oft: der Titel, Datum und Uhrzeit mit Beginn und Ende, der Ort oder der Hinweis auf ein Onlineformat, ein Satz dazu, worum es geht und für wen, die Kosten und der Link zur Anmeldung. Die Endzeit wird am häufigsten vergessen, und ohne sie lässt sich ein Termin nicht sinnvoll in den eigenen Kalender übernehmen.
Vergangene Termine gehören nicht gelöscht, sondern in ein Archiv. Sie zeigen, dass regelmäßig etwas stattfindet, und sie bleiben über Suchmaschinen auffindbar.
Eigene und fremde Termine
Der Kalender einer Hochschule, einer Wirtschaftsförderung oder eines Verbands wird erst dann zur Anlaufstelle, wenn er mehr zeigt als das eigene Programm: Termine von Fachbereichen, Partnern und anderen Veranstaltern derselben Region oder desselben Themas. Das ist Kuratieren, und es braucht Regeln.
Drei Dinge sollten vorher feststehen. Erstens die Kriterien, nach denen ein fremder Termin aufgenommen wird. Zweitens die Kennzeichnung, wer der Veranstalter ist, denn die Anmeldung läuft bei ihm und nicht bei Ihnen. Drittens die Zuständigkeit für Änderungen: Ein abgesagter Fremdtermin, der im eigenen Kalender stehen bleibt, fällt auf Sie zurück.
Abonnieren statt nachsehen
Der technische Standard dafür ist iCalendar. Die Spezifikation RFC 5545 beschreibt es als Datenformat für den Austausch von Kalender- und Termininformationen, unabhängig von einem bestimmten Kalenderdienst. Deshalb lässt sich derselbe Termin in jedes gängige Kalenderprogramm übernehmen.
Wichtig ist der Unterschied zwischen Herunterladen und Abonnieren. Ein heruntergeladener Termin ist eine Kopie und erfährt von einer Verlegung nichts. Ein abonnierter Kalender wird vom Kalenderprogramm regelmäßig neu abgerufen und zeigt auch spätere Änderungen.
Auffindbarkeit
Jeder Termin braucht eine eigene Seite mit eigener Adresse. Eine Zeile in einer Liste lässt sich weder teilen noch von einer Suchmaschine einem Thema zuordnen. Hilfreich ist außerdem die maschinenlesbare Auszeichnung als Event nach schema.org, damit Suchmaschinen und KI-Assistenten Datum, Ort und Veranstalter eindeutig erkennen.
Ab etwa zwanzig Terminen wird ein Filter nötig, nach Thema, Ort oder Zielgruppe. Ohne ihn liest niemand bis zum dritten Monat.
Pflege entscheidet
Ein Kalender mit drei veralteten Terminen wirkt schlechter als gar keiner. Er braucht deshalb eine zuständige Person und möglichst wenig Handarbeit. Am zuverlässigsten bleibt er aktuell, wenn er aus demselben System gespeist wird, in dem die Veranstaltungen ohnehin angelegt werden, siehe Eventmanagement-Software. Jede zweite Stelle, an der ein Termin von Hand nachgetragen wird, ist eine Stelle, an der er falsch stehen kann.
Häufige Fehler
Das Programm als PDF, das auf dem Telefon niemand liest und das keine Suchmaschine einem Datum zuordnet. Termine als Bild mit eingebettetem Text. Einträge ohne Endzeit und ohne Ort. Ein Kalender ohne Möglichkeit, ihn zu abonnieren. Und abgesagte Termine, die kommentarlos verschwinden, statt als abgesagt gekennzeichnet zu werden.
Häufige Fragen
Was ist ein Veranstaltungskalender?
Eine öffentliche Übersicht mehrerer Termine an einem Ort, die sich durchsuchen und abonnieren lässt.
Was gehört in einen Kalendereintrag?
Titel, Datum mit Beginn und Ende, Ort, ein Satz zu Inhalt und Zielgruppe, die Kosten und der Link zur Anmeldung.
Sollte ein Kalender auch Termine anderer Veranstalter zeigen?
Wenn er ein Thema oder eine Region abdecken soll, ja. Wichtig sind klare Aufnahmekriterien und die Angabe, wer der Veranstalter ist.
Wie können Besucher einen Kalender abonnieren?
Über das iCalendar-Format. Ein abonnierter Kalender zeigt auch spätere Änderungen, ein einmal heruntergeladener Termin nicht.
