Anmeldeformular

Jedes Feld kostet Abschlüsse

Ein Anmeldeformular ist keine Datenerhebung, sondern eine Hürde, die jemand überwinden muss, um teilzunehmen. Jedes zusätzliche Feld verlängert diese Hürde, und jedes Pflichtfeld, dessen Zweck nicht erkennbar ist, gibt einen Grund zum Abbrechen. Wie viele Anmeldungen dabei verloren gehen, zeigt die Anmeldequote.

Der Umkehrschluss ist unbequem: Fast jedes Feld, das jemand aus dem Team gerne hätte, kostet Anmeldungen. Die Frage ist deshalb nicht, was interessant wäre, sondern was ohne die Angabe nicht funktioniert.

Welche Angaben wirklich gebraucht werden

Für eine kostenfreie Veranstaltung genügen meist Name und E-Mail-Adresse. Die E-Mail ist der Kanal für Bestätigung, Erinnerung und Ticket, der Name steht auf dem Namensschild. Alles Weitere braucht eine Begründung, die sich in einem Satz sagen lässt.

Kommt Geld ins Spiel, wächst die Liste um die Rechnungsangaben, weil eine Rechnung ohne vollständige Anschrift steuerlich nicht brauchbar ist. Bei Fachveranstaltungen kommen Unternehmen und Funktion hinzu, sofern sie wirklich verwendet werden, etwa für das Matchmaking. Ein Feld, dessen Inhalt niemand ausliest, gehört heraus.

Pflichtfeld oder freiwillig

Die Trennung ist nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit. Der Grundsatz der Datenminimierung nach Artikel 5 DSGVO erlaubt nur die Daten, die für den angegebenen Zweck erforderlich sind. Ein Pflichtfeld, ohne das die Veranstaltung genauso stattfinden könnte, ist damit angreifbar.

Praktisch hilft eine einfache Probe: Streichen Sie das Feld gedanklich und fragen Sie, was dann schiefgeht. Fällt keine Antwort ein, war es kein Pflichtfeld. Angaben zu Barrierefreiheit, Verpflegung oder Anreise gehören ohnehin als freiwillige Felder ins Formular, weil niemand gezwungen sein sollte, sie preiszugeben.

Die Einwilligung gehört nicht ins Kleingedruckte

Wer die Anmeldung mit der Zustimmung zum Newsletter bündelt, hat für den Newsletter keine wirksame Einwilligung. Sie muss getrennt, unvorbelegt und für den einzelnen Zweck erteilt werden. Dasselbe gilt für Fotoaufnahmen und für die Weitergabe an Aussteller oder Sponsoren.

Auf die Datenschutzerklärung wird im Formular verlinkt, nicht angekreuzt. Sie ist eine Information, keine Zustimmung.

Ein Beispiel

Eine Hochschule fragt bei der Anmeldung zu einer Karrieremesse den Studiengang, das Fachsemester, den Wunschberuf, die Telefonnummer und die Adresse ab. Die ersten drei Angaben speisen das Matching und sind begründet. Die Telefonnummer ruft niemand an, und die Adresse wird nirgends verwendet. Beide gehören heraus, und mit ihnen zwei Gründe abzubrechen.

Abgrenzung zu ähnlichen Begriffen

Das Anmeldeformular ist die Eingabemaske. Das Ticketing ist das, was danach passiert, also Kontingente, Preise und der Versand des Tickets. Das Teilnehmermanagement umfasst den gesamten weiteren Umgang mit den erhobenen Daten, von der Bestätigung bis zur Löschung. Ist die Veranstaltung voll, übernimmt die Warteliste. Alle vier greifen auf dieselben Felder zu, weshalb ein sauber geschnittenes Formular am Anfang später an drei Stellen Arbeit spart.

Welche Felder gehören in ein Anmeldeformular?

Bei kostenfreien Veranstaltungen genügen Name und E-Mail-Adresse. Bei kostenpflichtigen kommen die Rechnungsangaben hinzu. Alles Weitere braucht einen Zweck, der sich in einem Satz erklären lässt.

Darf ich die Telefonnummer zum Pflichtfeld machen?

Nur wenn Sie sie für die Durchführung brauchen, etwa für eine kurzfristige Absage vor Ort. Als bloße Kontaktreserve ist sie nach dem Grundsatz der Datenminimierung schwer zu begründen.

Muss die Newsletter-Anmeldung getrennt abgefragt werden?

Ja. Eine Einwilligung muss für den einzelnen Zweck erteilt werden und darf nicht an die Teilnahme gekoppelt sein. Ein vorangekreuztes Kästchen ist ebenfalls unwirksam.

Wie viele Felder sind zu viele?

Es gibt keine allgemeingültige Zahl. Zählen Sie stattdessen, wie viele Ihrer Felder nach der Veranstaltung tatsächlich ausgewertet wurden. Der Rest kann beim nächsten Mal entfallen.