Regionaler Veranstaltungskalender: Leitfaden für Wirtschaftsförderungen und öffentliche Institutionen
Wirtschaftsförderungen laden zu Netzwerktreffen, Workshops und Sprechtagen ein, und ihre Partner tun es auch. Für Unternehmen ergibt das ein Programm, das niemand als Ganzes sieht. Dieser Leitfaden zeigt, wie ein regionaler Veranstaltungskalender eigene Termine, die der betreuten Netzwerke und die der Partner zusammenführt, welche Regeln es für fremde Termine braucht und was öffentliche Stellen bei Barrierefreiheit und Berichtspflichten beachten.
- Ein regionaler Veranstaltungskalender macht die koordinierende Rolle einer Wirtschaftsförderung sichtbar: eigene Termine, die der betreuten Netzwerke und die der Partner an einem Ort.
- Für fremde Termine braucht es vorab drei Regeln: Aufnahmekriterien, die Angabe des Veranstalters und eine Zuständigkeit für Änderungen und Absagen.
- Google verlangt für die Darstellung von Terminen in den Suchergebnissen drei Angaben: Name, Beginn und Ort. Ein abgesagter Termin wird als abgesagt gekennzeichnet und nicht gelöscht.
- Ein Kalender, den eine öffentliche Stelle selbst auswählt und befüllt, fällt nicht unter die Ausnahme für Inhalte Dritter in der EU-Richtlinie zur Barrierefreiheit von Websites.
- Für den Bericht an Rat, Verwaltung oder Gesellschafter liefert der Kalender Zahlen: Termine je Themenfeld, Anmeldungen und tatsächliche Teilnahmen.
Warum der Kalender zur Arbeit einer Wirtschaftsförderung gehört
Das Deutsche Institut für Urbanistik befragt regelmäßig die Wirtschaftsförderungen der Städte ab 50.000 Einwohnern. An der jüngsten Erhebung von Juli bis September 2025 beteiligten sich 150 von 197 angeschriebenen Städten. Die Studie „Kommunale Wirtschaftsförderung 2025“ beschreibt, womit die Häuser ihren Alltag verbringen: An erster Stelle steht die Unternehmensansiedlung, danach folgen der Gewerbeflächenservice, die Vermittlung von Kontakten, das Standortmarketing und die Unterstützung von Netzwerken und Clustern. Diese vier Felder haben gegenüber der vorigen Befragung an Gewicht gewonnen. Messen, Ausstellungen und Veranstaltungen fragt die Studie als eigenes Tätigkeitsfeld ab.
Die Studie hält außerdem fest, dass die Aufgabenvielfalt stark zugenommen hat und das Zeitbudget kleinteilig auf viele Tätigkeiten verteilt werden muss. Wirtschaftsförderung entfalte ihre volle Wirkung erst im Zusammenspiel mit Kammern, Hochschulen, Förderbanken und Verbänden, und zwar als koordinierende, moderierende und initiierende Instanz.
Eigene Einordnung: Genau diese Rolle bleibt für Unternehmen oft unsichtbar. Sie zeigt sich in Terminen, also im Unternehmerfrühstück, im Netzwerktreffen, im Workshop zur Cybersicherheit und in der Sprechstunde zur Förderung. Stehen diese Termine verstreut auf fünf Websites und in drei Newslettern, erkennt niemand das Programm dahinter. Ein gemeinsamer Kalender ist die einfachste Form, die Vermittlerrolle zu zeigen, und er kostet wenig von dem Zeitbudget, das ohnehin knapp ist.
Ein Kalender, mehrere Reihen
Wirtschaftsförderungen veranstalten selten unter einem einzigen Namen. Typisch ist eine Gesellschaft, die mehrere Netzwerke oder Projekte betreut, etwa ein Branchennetzwerk, eine Initiative zur IT-Sicherheit und ein Weiterbildungsprojekt. Jedes hat ein eigenes Publikum, einen eigenen Verteiler und oft einen eigenen Fördergeber, der im Auftritt genannt werden will.
Der Kalender muss beides leisten: Er zeigt das gesamte Programm des Hauses, und er lässt sich auf eine Reihe einschränken. Wer nur die Termine des Maschinenbaunetzwerks sucht, will die Stammtische der Gründerszene nicht durchblättern. Planen Sie die Reihen deshalb als feste Gliederung und nicht als freie Schlagwörter. Drei bis sechs Reihen sind überschaubar, zwanzig Schlagwörter sind es nicht.
Drei Quellen, ein Kalender
Ein regionaler Kalender speist sich aus drei Quellen, und jede stellt eine andere Anforderung. Die eigenen Veranstaltungen kommen mit Anmeldung, Teilnehmerliste und Check-in. Die Termine der betreuten Netzwerke gehören organisatorisch zum Haus, laufen aber unter eigenem Namen. Die Termine Dritter, etwa von Kammern, Hochschulen oder Unternehmensverbänden, werden nur angezeigt: Die Anmeldung läuft beim jeweiligen Veranstalter.
Der Wert des Kalenders steigt mit der dritten Quelle. Ein Kalender, der nur das eigene Programm zeigt, ist eine Terminliste. Einer, der auch die Veranstaltung der Handwerkskammer und den Gründertag der Hochschule kennt, wird zur Anlaufstelle für den Standort. Die Grundlagen dazu stehen im Lexikoneintrag Veranstaltungskalender.
Regeln für fremde Termine, bevor der erste eingeht
Sobald Partner Termine einreichen können, wird aus dem Kalender eine Redaktion. Ohne Regeln entscheidet dann der Zufall, was erscheint, und jede Ablehnung wird zur Verhandlung. Die folgenden Punkte sind eigene Empfehlungen aus der Praxis, keine rechtlichen Vorgaben.
Was jeder Termin enthalten muss
Die Mindestangaben ergeben sich aus zwei technischen Standards. Für die Übernahme in Kalenderprogramme beschreibt RFC 5545 das Format iCalendar als Datenformat für den Austausch von Kalender- und Termininformationen, unabhängig vom Kalenderdienst. Für die Darstellung in der Suche nennt Googles Dokumentation zu Veranstaltungen drei erforderliche Angaben und eine Reihe empfohlener.
| Angabe | Status bei Google | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Name | erforderlich | Der Titel der Veranstaltung, nicht der Name des Ortes |
| Beginn | erforderlich | Datum und Uhrzeit, nicht nur der Tag |
| Ort | erforderlich | Name des Ortes und vollständige Adresse |
| Ende | empfohlen | Ohne Endzeit lässt sich der Termin nicht sinnvoll in einen Kalender übernehmen |
| Beschreibung | empfohlen | Worum es geht und für wen |
| Veranstalter | empfohlen | Bei fremden Terminen unverzichtbar |
| Status | empfohlen | Geplant, verlegt oder abgesagt |
Zum Status enthält die Dokumentation eine klare Anweisung: Wird eine Veranstaltung abgesagt, sollen die übrigen Angaben unverändert bleiben und nur der Status auf abgesagt wechseln. Das deckt sich mit der Erfahrung im Alltag. Ein Termin, der kommentarlos verschwindet, erzeugt Anrufe. Einer, der als abgesagt gekennzeichnet ist, beantwortet die Frage selbst.
Drei Wege zum Publikum: eigene Adresse, Einbettung, Abo
Ein Kalender nützt nur, wenn er dort erscheint, wo Unternehmen ohnehin hinschauen. Dafür gibt es drei Wege, die sich ergänzen. Die eigene Adresse ist der Link für Newsletter, Signaturen und soziale Medien. Die Einbettung bringt denselben Kalender auf die Website des Hauses, ohne dass dort jemand Termine doppelt pflegt. Und das Abo holt die Termine in das Kalenderprogramm der Besucher.
Beim Abo ist der Unterschied zum Herunterladen wichtig. Ein heruntergeladener Termin ist eine Kopie und erfährt von einer Verlegung nichts. Ein abonnierter Kalender wird regelmäßig neu abgerufen und zeigt spätere Änderungen. Für eine Geschäftsführerin, die drei Netzwerktreffen im Halbjahr besuchen will, ist das Abo der Weg, auf dem Ihr Programm in ihrem Arbeitsalltag ankommt.
Barrierefreiheit gilt auch für den eingebetteten Kalender
Die Richtlinie (EU) 2016/2102 verpflichtet die Mitgliedstaaten, für barrierefreie Websites und mobile Anwendungen öffentlicher Stellen zu sorgen. Artikel 1 Absatz 4 Buchstabe e nimmt Inhalte von Dritten aus, aber nur solche, die von der öffentlichen Stelle weder finanziert noch entwickelt werden noch ihrer Kontrolle unterliegen. Im Bund setzt Paragraf 12a BGG das um. Nach dessen Absatz 3 ist die barrierefreie Gestaltung schon bei Planung, Ausschreibung und Beschaffung zu berücksichtigen, und nach Absatz 8 sind Angebote öffentlicher Stellen, die auf Websites Dritter veröffentlicht werden, soweit möglich barrierefrei zu gestalten.
Eigene Einordnung: Ein Kalender, den Sie selbst auswählen, einbinden und befüllen, unterliegt Ihrer Kontrolle. Auf die Ausnahme für Inhalte Dritter können Sie sich dafür kaum berufen. Paragraf 12a BGG gilt für öffentliche Stellen des Bundes. Für Kommunen, kommunale Gesellschaften und Kammern gelten die Gesetze der Länder, die dieselbe Richtlinie umsetzen. Ob Ihr Haus als öffentliche Stelle gilt, hängt von Rechtsform und Finanzierung ab und sollte einmal geklärt werden. Lassen Sie sich vom Anbieter nennen, gegen welchen Standard die Kalenderansicht geprüft ist. Mehr dazu steht im Eintrag Barrierefreiheit bei Events.
Der Kalender als offener Datensatz
Einige Kommunen gehen einen Schritt weiter und veröffentlichen ihre Termine als offene Daten. Die Stadt Kleve stellt ihren Veranstaltungskalender im Portal Open.NRW bereit. Die Beschreibung des Datensatzes nennt die Felder: Titel, Beginn und Ende mit Uhrzeit, Veranstaltungsstätte mit Adresse, Veranstalter, Preis, Bild, Beschreibung und die Termindaten im iCalendar-Format.
Das Beispiel zeigt zweierlei. Die Feldliste entspricht fast genau den Mindestangaben aus dem vorigen Abschnitt, es gibt also einen stillen Standard. Und offene Termindaten können von anderen weiterverwendet werden, etwa von einem Stadtportal oder einer Tourismusseite. Wer seine Termine sauber strukturiert, schafft die Voraussetzung dafür, auch wenn der eigene Kalender noch kein offener Datensatz ist.
Was der Kalender für den Bericht liefert
Nach der Difu-Studie arbeiten 43 Prozent der befragten Wirtschaftsförderungen mit Kennzahlen, weitere 28 Prozent planen es. Unter den privatrechtlich organisierten Gesellschaften sind es 65 Prozent. Fast alle, die Kennzahlen nutzen, verwenden sie für die Berichterstattung gegenüber Politik, Verwaltung oder dem Gesellschafter.
Veranstaltungen sind dafür dankbar, weil sie sich zählen lassen. Ein Kalender, der aus demselben System gespeist wird wie die Anmeldung, liefert ohne Zusatzaufwand die Zahl der Termine je Reihe, die Anmeldungen, die tatsächlichen Teilnahmen und daraus die No-Show-Rate. Mit einer kurzen Nachbefragung kommt die Bewertung dazu. Welche Kennzahlen sich für Veranstaltungen eignen, beschreibt der Eintrag Event-KPI. Für fremde Termine gilt das nicht: Dort kennen Sie die Teilnahmezahlen nicht, und Sie sollten sie auch nicht als eigene Reichweite ausweisen.
Pflege: wenig Handarbeit, eine zuständige Person
Ein Kalender mit drei veralteten Terminen wirkt schlechter als gar keiner. Die Pflege entscheidet deshalb mehr als die Gestaltung. Zwei Dinge halten den Aufwand klein. Erstens entstehen eigene Termine nur an einer Stelle, nämlich dort, wo auch Anmeldung und Teilnehmerliste liegen. Jede zweite Stelle, an der ein Termin von Hand nachgetragen wird, ist eine Stelle, an der er falsch stehen kann. Zweitens hat der Kalender eine benannte Person mit Vertretung, die fremde Termine prüft und Änderungen einträgt.
Wie sich wiederkehrende Formate als Programm planen lassen, beschreibt der Leitfaden Workshops digital organisieren. Für die Beschaffung gilt, was dort zum Vergaberecht steht: Auch eine kommunale Gesellschaft ist häufig öffentlicher Auftraggeber.
Was FairUp abdeckt und wo die Grenzen liegen
In FairUp legen Sie einen eigenen Veranstaltungskalender an, der schon im kostenlosen Paket enthalten ist. Er hat eine eigene Adresse, lässt sich auf Ihrer Website einbetten und per iCalendar abonnieren. Er zeigt Ihre Veranstaltungen aus FairUp, nimmt externe Termine auf, die nicht über FairUp laufen, und Dritte können Termine einreichen. Mehrere Reihen, etwa die Netzwerke eines Hauses, erscheinen als eigene Kalender, nach denen Besucher filtern, dazu kommt ein Filter nach Datum. Für die eigenen Termine kommen Eventseite, Anmeldung, Teilnehmermanagement und Check-in per QR-Code aus demselben System. Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland.
Drei Grenzen gehören dazu. Für externe Termine führt FairUp keine Anmeldung, die läuft beim jeweiligen Veranstalter. Die Regeln, nach denen fremde Termine aufgenommen werden, legen Sie fest, nicht die Software. Und eine Schnittstelle zu einem Open-Data-Portal gehört nicht zum beschriebenen Umfang. Was der Kalender für Wirtschaftsförderungen und öffentliche Institutionen im Einzelnen leistet, zeigt die Seite Veranstaltungskalender mit FairUp.
Häufige Fragen
Was unterscheidet einen regionalen Veranstaltungskalender von einer Terminliste?
Die Terminliste zeigt das eigene Programm. Der regionale Kalender zeigt zusätzlich die Termine der betreuten Netzwerke und der Partner am Standort und lässt sich nach Reihen filtern, einbetten und abonnieren.
Dürfen wir Termine anderer Veranstalter in unseren Kalender aufnehmen?
Ja, wenn der Veranstalter genannt wird und die Anmeldung bei ihm bleibt. Empfehlenswert sind geschriebene Aufnahmekriterien und eine Zuständigkeit für Änderungen und Absagen.
Welche Angaben braucht ein Termin mindestens?
Google nennt für die Darstellung in der Suche drei erforderliche Angaben: Name, Beginn und Ort. Empfohlen sind unter anderem Ende, Beschreibung, Veranstalter und Status.
Muss ein eingebetteter Kalender barrierefrei sein?
Für öffentliche Stellen in der Regel ja. Die EU-Richtlinie 2016/2102 nimmt nur Inhalte Dritter aus, die die Stelle weder finanziert noch entwickelt noch kontrolliert. Ein selbst gewählter und befüllter Kalender fällt nach eigener Einordnung nicht darunter.
Was passiert mit abgesagten Terminen?
Sie bleiben stehen und werden als abgesagt gekennzeichnet. So erfahren auch Besucher davon, die den Termin schon gesehen hatten, und Suchmaschinen erkennen den geänderten Status.
Wie sich Förderprogramme über Veranstaltungen bekannt machen lassen, steht unter Förderprogramme bekannt machen.
