Workshops digital organisieren: Leitfaden für Wirtschaftsförderungen und Kammern

Wie organisieren Wirtschaftsförderungen und Kammern kostenlose Workshops mit Warteliste und Check-in?

Mit einer Anmeldeseite je Termin, einer Teilnehmergrenze, die sich an der eigenen No-Show-Quote orientiert, einer Warteliste für alle weiteren Interessenten und einem Check-in per QR-Code, der die tatsächlichen Teilnahmen für den Bericht zählt. FairUp bietet Teilnehmerbegrenzung, Warteliste und QR-Check-in. Der kostenlose Plan umfasst Anmeldung, Teilnehmerverwaltung und Check-in für beliebig viele kostenlose Veranstaltungen mit je 150 Teilnehmenden, dazu einen Veranstaltungskalender, in dem Workshops, Unternehmerfrühstücke und Stammtische eines Hauses gemeinsam erscheinen.

Was diese Workshops von anderen Veranstaltungen unterscheidet

Ein Workshop bei einer Industrie- und Handelskammer, einer Handwerkskammer oder einer kommunalen Wirtschaftsförderung sieht auf den ersten Blick aus wie jede andere Veranstaltung mit Anmeldung. Drei Eigenschaften machen ihn trotzdem zu einem eigenen Fall. Die Teilnahme ist meist kostenlos oder stark vergünstigt. Das Publikum reicht von der Gründerin mit einer Idee bis zum Inhaber eines Betriebs mit vierzig Beschäftigten. Und am Ende des Jahres fragt ein Gremium, ein Fördergeber oder der Rat, was das Programm erreicht hat.

Dazu kommt die Menge. Ein einzelner Workshop ist schnell organisiert, ein Programm mit dreißig oder vierzig Terminen im Jahr nicht. Jeder Termin braucht eine Anmeldeseite, eine Bestätigung, eine Erinnerung, eine Teilnehmerliste und eine Auswertung. Wer das pro Termin von Hand erledigt, verbringt mehr Zeit mit der Verwaltung als mit dem Inhalt.

Die Rechtsform entscheidet über die Rechtsgrundlage

Bevor es um Werkzeuge geht, lohnt ein Blick auf die eigene Organisation, denn davon hängt ab, auf welcher Grundlage Anmeldedaten verarbeitet werden. Die Industrie- und Handelskammer ist nach Paragraf 3 Absatz 1 IHKG eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Für Behörden, die in Erfüllung ihrer Aufgaben handeln, schließt Artikel 6 Absatz 1 DSGVO das berechtigte Interesse nach Buchstabe f ausdrücklich aus. Die Verarbeitung stützt sich dann auf die Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe nach Buchstabe e, und die muss nach Artikel 6 Absatz 3 im Unionsrecht oder im nationalen Recht festgelegt sein.

Viele Wirtschaftsförderungen sind dagegen als GmbH organisiert, oft im Eigentum von Stadt oder Landkreis. Für sie steht das berechtigte Interesse grundsätzlich offen. Das ist kein akademischer Unterschied: Wer als Kammer eine Anmeldung mit einem berechtigten Interesse begründet, begründet sie mit einer Vorschrift, die für ihn nicht gilt. Klären Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten, welche Grundlage Ihr Haus verwendet, und schreiben Sie sie in die Datenschutzhinweise der Anmeldeseite.

Auch die GmbH kann öffentlicher Auftraggeber sein

Dieselbe Frage stellt sich beim Einkauf der Software. Paragraf 99 Nummer 2 GWB zählt auch juristische Personen des privaten Rechts zu den öffentlichen Auftraggebern, wenn sie für im Allgemeininteresse liegende Aufgaben nichtgewerblicher Art gegründet wurden und überwiegend von der öffentlichen Hand finanziert, beaufsichtigt oder besetzt werden. Eine kommunale Wirtschaftsförderungs-GmbH erfüllt das häufig.

Dann gilt Vergaberecht, auch wenn der Betrag klein ist. Unterhalb der EU-Schwellenwerte regeln die Länder die Einzelheiten, etwa die Grenze für einen Direktauftrag. Wie eine Beschaffung von Eventsoftware sauber abläuft, beschreibt der Leitfaden zur Beschaffung von Eventsoftware, der für Hochschulen geschrieben ist, sich aber auf andere öffentliche Stellen übertragen lässt.

Kostenlos heißt nicht folgenlos: das No-Show-Problem

Bei kostenlosen Workshops erscheint ein Teil der Angemeldeten nicht. Das ist kein Fehlverhalten, sondern eine Folge des Preises: Wer nichts bezahlt hat, verliert nichts, wenn der Tag voll wird. Bei einem Raum mit zwanzig Plätzen und einer langen Interessentenliste ist das ärgerlich, weil andere abgewiesen wurden, die gekommen wären.

Die Lösung beginnt mit der eigenen Zahl. Messen Sie über mehrere Termine, wie viele Angemeldete tatsächlich kommen, und berechnen Sie daraus Ihre No-Show-Rate. Mit ihr lässt sich die Anmeldegrenze festlegen: Plätze geteilt durch eins minus No-Show-Quote. Ein Beispiel mit angenommenen Werten: Bei zwanzig Plätzen und einer Quote von zwanzig Prozent sind 25 Anmeldungen vertretbar. Ist die Grenze erreicht, fängt eine Warteliste die weiteren Interessenten auf, statt sie abzuweisen.

Die zweite Stellschraube ist die Erinnerung. Ein bis zwei Tage vor dem Termin, mit einem einfachen Weg zur Absage, gibt der Warteliste noch Zeit zum Nachrücken. Eine Erinnerung am Morgen desselben Tages hilft dagegen kaum noch, weil der freie Platz dann niemandem mehr nützt.

Das Jahresprogramm als Einheit planen

Der größte Zeitgewinn entsteht nicht beim einzelnen Termin, sondern bei der Struktur. Wer jeden Workshop als eigenes Projekt anlegt, beginnt dreißigmal von vorn. Wer das Programm als Einheit mit einer Vorlage behandelt, legt Anmeldefelder, Bestätigungstext, Erinnerung und Datenschutzhinweis einmal fest und ändert je Termin nur Titel, Datum, Ort und Referentin.

Hilfreich ist eine Übersichtsseite, auf der alle Termine des Halbjahres stehen, sortiert nach Thema und Zielgruppe. Unternehmen melden sich dann häufig für mehrere Termine an, und die Wirtschaftsförderung erkennt schneller, welche Themen gefragt sind und welche nicht. Beschließen Sie außerdem vorher, wer einen Termin absagt, wenn die Mindestzahl nicht erreicht wird, und bis wann. Diese Entscheidung wird sonst jedes Mal neu verhandelt.

Die Anmeldung: so wenig wie möglich fragen

Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO verlangt Datenminimierung: Erhoben wird nur, was für den Zweck erheblich und notwendig ist. Für einen Workshop ist das weniger, als viele Formulare abfragen. Die folgende Übersicht zeigt, welche Felder üblicherweise gebraucht werden und welche nicht.

Branche und Betriebsgröße sind nur dann notwendig, wenn sie tatsächlich in einen Bericht einfließen. Fragen Sie sie nicht „für alle Fälle“ ab. Welche Felder sich in der Praxis bewährt haben, beschreibt der Eintrag zum Anmeldeformular.

Newsletter und Anmeldung trennen

Die Anmeldung zum Workshop ist eine Sache, die Aufnahme in den Verteiler eine andere. Wer beides in ein Häkchen packt oder die Anmeldung von der Zustimmung zum Newsletter abhängig macht, gefährdet die Freiwilligkeit der Einwilligung. Das dahinterstehende Kopplungsverbot trifft öffentliche Stellen besonders, weil die Verordnung beim klaren Ungleichgewicht zwischen Behörde und Bürger ohnehin Zweifel an der Freiwilligkeit anmeldet. Ein eigenes, nicht vorausgewähltes Kästchen für weitere Einladungen löst das Problem vollständig.

Barrierefreiheit bei Anmeldung und Termin

Für öffentliche Stellen ist die barrierefreie Gestaltung der Anmeldeseite keine Kür. Beim Bund ergibt sie sich aus Paragraf 12a BGG und der BITV 2.0, bei Kammern und kommunalen Stellen aus dem jeweiligen Landesrecht. Prüfen Sie, welche Fassung für Ihr Haus gilt, und lassen Sie sich vom Anbieter nennen, gegen welchen Standard die Anmeldestrecke geprüft ist.

Genauso wichtig ist der Termin selbst: ein stufenloser Zugang, Unterlagen vorab in lesbarer Form und die Möglichkeit, bei der Anmeldung einen Unterstützungsbedarf anzugeben. Mehr dazu steht im Eintrag Barrierefreiheit bei Events.

Fotos für den Jahresbericht

Kammern und Wirtschaftsförderungen dokumentieren ihre Veranstaltungen gern mit Fotos für Website, Jahresbericht und soziale Medien. Das ist möglich, braucht aber eine saubere Grundlage und einen Hinweis bereits bei der Anmeldung, nicht erst an der Tür. Wann Einwilligung, Kunsturhebergesetz oder DSGVO greifen, erklärt der Beitrag zu Fotos und Videos auf Veranstaltungen.

Berichte, die Gremien wirklich brauchen

Am Jahresende will ein Gremium oder ein Fördergeber wissen, wie viele Unternehmen erreicht wurden, welche Themen gefragt waren und wie die Termine bewertet wurden. Dafür braucht es fast nie Namenslisten, sondern Zahlen: Anmeldungen, tatsächliche Teilnahmen, No-Show-Quote, Verteilung nach Branche oder Betriebsgröße und die Bewertung aus der Nachbefragung. Prüfen Sie im Zuwendungsbescheid, welche Nachweise tatsächlich verlangt werden, bevor Sie Daten auf Vorrat sammeln.

Nach dem Bericht stellt sich die Frage, wie lange die Teilnehmerdaten noch gebraucht werden. Legen Sie eine Löschfrist fest, die sich an Ihren Nachweispflichten orientiert, und halten Sie sich daran. Eine Teilnehmerliste von vor fünf Jahren ist selten ein Nachweis und fast immer ein Risiko.

Gemeinsame Termine mit Partnern

Viele Workshops entstehen in Kooperation: Die Kammer stellt den Raum, die Wirtschaftsförderung lädt ein, eine Hochschule oder ein Verband liefert die Referentin. Für die Teilnehmenden ist das ein Termin, datenschutzrechtlich kann es eine gemeinsame Verantwortlichkeit sein. Artikel 26 Absatz 1 DSGVO greift, wenn zwei oder mehr Stellen gemeinsam die Zwecke und Mittel der Verarbeitung festlegen. Dann müssen sie in einer Vereinbarung festhalten, wer welche Pflicht erfüllt, insbesondere wer die Betroffenenrechte wahrnimmt und wer die Informationen nach Artikel 13 und 14 bereitstellt.

In der Praxis hilft eine einfache Regel: Eine Stelle führt die Anmeldung, und nur sie. Die Partner bekommen, was sie für ihre Rolle brauchen, etwa die Teilnehmerzahl für die Raumplanung, aber keine Kopie der vollständigen Liste. Wer die Daten für eigene Einladungen nutzen will, braucht dafür eine eigene Grundlage, meist eine gesonderte Einwilligung bei der Anmeldung.

Welches Paket zu welchem Programm passt

Für kostenlose Workshopreihen ist nicht zwingend ein kostenpflichtiges Paket nötig. Die folgende Übersicht folgt den Angaben der Preisseite, alle Preise netto.

Das kostenlose Paket zählt keine Veranstaltungen. Auch ein Halbjahresprogramm mit zwanzig Terminen lässt sich auf einmal veröffentlichen, solange die Workshops kostenlos sind und je Termin höchstens 150 Personen kommen. Ein bezahltes Paket braucht es erst, wenn eine Teilnahmegebühr anfällt, mehr als drei Personen im Team mitarbeiten oder Namensschilder vor Ort gedruckt werden sollen.

Was FairUp abdeckt und wo die Grenzen liegen

FairUp bildet Eventseite, Anmeldung, Teilnehmermanagement und Check-in per QR-Code ab, im kostenlosen Paket vollständig mit eigenem Branding. Programmpunkte lassen sich als eigene Unterveranstaltungen anlegen, jede mit eigener Anmeldung und eigenem Check-in. Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag, technische und organisatorische Maßnahmen sowie die Liste der Unterauftragsverarbeiter liegen zur Prüfung vor. Teilnehmerdaten lassen sich als Excel, CSV oder PDF exportieren.

Zwei Grenzen gehören dazu. Eine direkte Anbindung an ein CRM gehört nicht zum Standard; die Übergabe in Kontaktverwaltung oder Mitgliederdatenbank läuft über Exporte, eine Direktanbindung ist auf Anfrage möglich. Und Datenschutzkonformität ist keine Eigenschaft der Software, sondern Ihrer Verarbeitung: Rechtsgrundlage, Löschfrist und Datenschutzhinweise legt der Veranstalter fest. Welche Punkte sich an einem Anbieter prüfen lassen, führen die zwölf Prüfkriterien auf.

Häufige Fragen

Dürfen Kammern Anmeldedaten auf ein berechtigtes Interesse stützen?

Nein, soweit sie als Behörde in Erfüllung ihrer Aufgaben handeln. Artikel 6 Absatz 1 DSGVO schließt Buchstabe f für diese Fälle ausdrücklich aus. Die Grundlage ist dann in der Regel die Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe nach Buchstabe e.

Muss eine Wirtschaftsförderungs-GmbH Software ausschreiben?

Häufig ja. Paragraf 99 Nummer 2 GWB zählt auch private Gesellschaften zu den öffentlichen Auftraggebern, wenn sie Aufgaben im Allgemeininteresse nichtgewerblicher Art erfüllen und überwiegend öffentlich finanziert oder beaufsichtigt werden. Unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten die Regeln des jeweiligen Landes.

Wie viele Anmeldungen darf ich bei zwanzig Plätzen annehmen?

Das hängt von Ihrer eigenen No-Show-Quote ab. Die Rechnung lautet Plätze geteilt durch eins minus Quote. Bei einer gemessenen Quote von zwanzig Prozent wären es 25 Anmeldungen, für alle weiteren Interessenten sollte eine Warteliste greifen.

Kann ich Newsletter-Anmeldung und Workshop-Anmeldung verbinden?

Nur als getrennte Entscheidungen. Die Teilnahme darf nicht von der Zustimmung zum Newsletter abhängen, und das Kästchen für weitere Einladungen darf nicht vorausgewählt sein.

Welche Daten brauche ich für den Bericht an den Fördergeber?

Meist nur Zahlen: Anmeldungen, Teilnahmen, Verteilung nach Branche oder Betriebsgröße und die Bewertung. Welche Nachweise konkret verlangt sind, steht im Zuwendungsbescheid. Namenslisten sollten nur aufbewahrt werden, wenn sie dort ausdrücklich gefordert werden.

Wie sich Förderprogramme über Veranstaltungen bekannt machen lassen, steht unter Förderprogramme bekannt machen.