Ausbildungsmessen digital: Leitfaden für Kommunen und Wirtschaftsförderung

Mit welcher Software organisiert eine Stadt eine Ausbildungsmesse mit Schulen und Unternehmen?

Mit einer Messeplattform, die beide Seiten getrennt anspricht: Betriebe melden sich als Aussteller an und buchen ihren Stand, Schulen melden ihre Klassen an, und einzelne Jugendliche buchen bei Interesse einen Gesprächstermin mit einem Betrieb. Für eine Kommune kommen der Schutz der Daten Minderjähriger, ein Auftragsverarbeitungsvertrag und ein Serverstandort in Deutschland hinzu. FairUp bildet Ausstelleranmeldung, Standvergabe im Hallenplan, Besucheranmeldung, Terminbuchung und QR-Check-in in einem System ab, auf Servern in Frankfurt und mit Auftragsverarbeitungsvertrag.

Was eine Ausbildungsmesse besonders macht

Eine Ausbildungsmesse bringt Schülerinnen und Schüler mit Betrieben zusammen, die Ausbildungsplätze anbieten. Auf den ersten Blick ist das eine Karrieremesse für Jüngere. Tatsächlich unterscheidet sie sich in drei Punkten grundlegend. Die Besucher sind überwiegend minderjährig. Sie kommen häufig nicht allein, sondern mit ihrer Klasse und ihrer Lehrkraft. Und die Aussteller sind oft kleine Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe, die weder eine Personalabteilung noch Messeerfahrung haben.

Jeder dieser Punkte verändert die Planung. Die Anmeldung muss für Schulen funktionieren, nicht nur für Einzelne. Der Umgang mit Daten folgt strengeren Regeln. Und die Aussteller brauchen mehr Unterstützung, bevor sie überhaupt einen Stand buchen. Für eine Kommune kommt hinzu, dass die Messe selten ein Geschäft ist, sondern eine Aufgabe der Wirtschaftsförderung, deren Wirkung am Ende gegenüber Rat oder Kreistag belegt werden muss.

Die Arbeitsagentur als natürlicher Partner

Die Agentur für Arbeit ist gesetzlich zur Berufsorientierung verpflichtet. Paragraf 33 SGB III verlangt, dass sie junge Menschen auf die Berufswahl vorbereitet und dabei über Berufe, ihre Anforderungen und Aussichten sowie über die Wege der beruflichen Bildung informiert. Damit verfolgt sie dasselbe Ziel wie eine kommunale Ausbildungsmesse, und eine Zusammenarbeit liegt nahe: ein Stand der Berufsberatung, gemeinsame Einladung der Schulen, Abstimmung der Termine mit der Berufsorientierung in den Abschlussklassen.

Paragraf 48 SGB III erlaubt der Agentur außerdem, Maßnahmen der vertieften Berufsorientierung für Schülerinnen und Schüler allgemeinbildender Schulen zu fördern, wenn sich Dritte mit mindestens 50 Prozent beteiligen, oder sich mit bis zu 50 Prozent an Maßnahmen Dritter zu beteiligen. Ob ein bestimmtes Format darunter fallen kann, klären Sie mit der örtlichen Agentur, bevor Sie mit einer Förderung rechnen. Absatz 2 derselben Vorschrift erinnert daran, die Bedürfnisse von Schülerinnen und Schülern mit sonderpädagogischem Förderbedarf bei der Ausgestaltung zu berücksichtigen.

Schulen einbinden, nicht nur einladen

Der verlässlichste Weg zu den Jugendlichen führt über die Schulen. Eine Klasse, die im Rahmen des Unterrichts die Messe besucht, kommt geschlossen und vorbereitet. Einzelne Jugendliche, die am Samstag allein kommen sollen, kommen oft nicht. Planen Sie deshalb einen Termin in der Schulzeit, stimmen Sie ihn früh mit den Schulen ab und liefern Sie Lehrkräften eine kurze Vorbereitung: welche Betriebe da sind, welche Berufe vertreten sind und welche Fragen sich lohnen.

Für die Anmeldung bedeutet das zwei Wege. Schulen melden Klassen mit der Zahl der Schülerinnen und Schüler und einer verantwortlichen Lehrkraft an, ohne Namen einzelner Jugendlicher. Wer zusätzlich Gesprächstermine mit Betrieben buchen oder Unterlagen erhalten möchte, meldet sich einzeln an. So bleibt die Klassenanmeldung schlank, und personenbezogene Daten fallen nur dort an, wo sie gebraucht werden.

Minderjährige und Datenschutz

Sobald Jugendliche sich selbst online anmelden, gilt ein strengerer Maßstab. Artikel 8 DSGVO regelt die Einwilligung von Kindern bei Diensten der Informationsgesellschaft, die ihnen direkt angeboten werden. Ein Online-Anmeldeformular für Schülerinnen und Schüler fällt darunter, die Klassenliste der Lehrkraft auf Papier dagegen nicht. Wo Artikel 8 greift, ist die Einwilligung unter sechzehn Jahren nur wirksam, wenn die Eltern zustimmen, und der Verantwortliche muss sich angemessen bemühen, das zu prüfen.

Praktisch heißt das: Fragen Sie bei Jugendlichen nur ab, was Sie für den Besuch wirklich brauchen, stützen Sie die Anmeldung wo möglich nicht auf eine Einwilligung, und holen Sie für alles Weitere, etwa Fotos oder die Weitergabe an Betriebe, eine gesonderte Zustimmung ein, bei Jüngeren über die Eltern. Die Einzelheiten, einschließlich der Rolle der Schule und der Frage, wann das Häkchen im Formular nicht genügt, stehen im Beitrag zu Schülerdaten bei der Berufsorientierung. Dieser Abschnitt ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.

Betriebe gewinnen, die keine Messeprofis sind

Große Unternehmen haben Messestände, Broschüren und Personal für Recruiting. Der Tischlerbetrieb mit sechs Beschäftigten hat nichts davon und genau die Ausbildungsplätze, die in der Region unbesetzt bleiben. Eine kommunale Ausbildungsmesse muss deshalb die Hürde für kleine Betriebe senken: einfache Standpakete mit Tisch und Stellwand, klare Kosten, eine kurze Anleitung, was an den Stand gehört, und im besten Fall eine Auszubildende oder ein Auszubildender des Betriebs, die mit den Jugendlichen auf Augenhöhe sprechen.

Die Einladung der Betriebe läuft am besten gemeinsam mit Kammern und Innungen, die ihre Mitgliedsbetriebe kennen. Lassen Sie die Betriebe ihre Angaben, also Ausbildungsberufe, Zahl der Plätze und Ansprechperson, selbst in einem Ausstellerportal pflegen, statt sie per Mail einzusammeln. Wie Anmeldung, Freigabe und Rechnung für Aussteller zusammenspielen, beschreibt der Beitrag zur Ausstelleranmeldung online.

Wie viele Aussteller eine Messe braucht

Für die richtige Zahl der Aussteller gibt es keinen belastbaren allgemeinen Wert, und jede genannte Zahl wäre geraten. Die bessere Frage lautet, wie viele Ausbildungsberufe vertreten sein sollen. Eine Messe, auf der zwölf Betriebe alle Kaufleute für Büromanagement suchen, hilft weniger als eine mit acht Betrieben aus acht verschiedenen Berufen.

Planen Sie deshalb vom Berufsspektrum her: Welche Berufe werden in der Region ausgebildet, welche sind schwer zu besetzen, welche kennen Jugendliche kaum? Daraus ergibt sich die Liste der Betriebe, die Sie gezielt ansprechen. Die Zahl der Aussteller ist dann ein Ergebnis und kein Ziel. Wie sich die Fläche dafür aufteilen lässt, zeigt der Eintrag zum Hallenplan.

Der Messetag

Am Messetag zählt die Orientierung. Jugendliche, die zum ersten Mal auf einer Messe sind, laufen oft an den Ständen vorbei, statt anzusprechen. Hilfreich sind ein Laufzettel mit Fragen, die an mindestens drei Ständen gestellt werden sollen, eine Einteilung der Halle nach Berufsfeldern statt nach Standnummern und feste Zeitfenster für Klassen, damit die Halle nicht zur Stoßzeit überläuft.

Für die Betriebe lohnt sich ein kurzer Leitfaden, wie sie Gespräche festhalten: Name und Kontakt nur, wenn der oder die Jugendliche das möchte, sonst genügt die Zahl der Gespräche. Ein Check-in am Eingang liefert die Besucherzahl je Klasse und je Zeitfenster und ersetzt die geschätzte Zahl im Bericht durch eine gezählte.

Eltern und vereinbarte Gespräche

Bei der Berufswahl reden Eltern mit, und eine Ausbildungsmesse, die nur in der Schulzeit stattfindet, erreicht sie nicht. Bewährt hat sich ein zweiter Teil am späten Nachmittag, zu dem Jugendliche mit ihren Eltern wiederkommen können. Die Betriebe erleben dann andere Gespräche: weniger Neugier, mehr konkrete Fragen nach Vergütung, Berufsschule, Übernahme und Arbeitszeiten.

Für Jugendliche mit einem konkreten Interesse lohnen sich vorab vereinbarte Gespräche. Ein fester Gesprächstermin von zehn bis fünfzehn Minuten nimmt die Hemmung, einen Stand anzusprechen, und gibt dem Betrieb die Möglichkeit, sich vorzubereiten. Bieten Sie solche Termine als Ergänzung an, nicht als Voraussetzung, denn der größere Teil der Jugendlichen weiß vor der Messe noch nicht, welcher Beruf in Frage kommt.

Barrierefreiheit und Inklusion

Eine Ausbildungsmesse einer Kommune muss für alle Jugendlichen zugänglich sein, auch für die mit Behinderung. Das betrifft den stufenlosen Zugang zur Halle, lesbare Beschilderung, ruhige Rückzugsbereiche und eine Anmeldeseite, die ohne Hürden funktioniert. Betriebe, die gezielt inklusive Ausbildungsplätze anbieten, sollten auf der Messe sichtbar gemacht werden. Welche Anforderungen für öffentliche Veranstalter gelten, beschreibt der Eintrag Barrierefreiheit bei Events.

Wirkung belegen

Rat und Kreistag fragen nach dem Nutzen, und die ehrliche Antwort besteht aus mehreren Zahlen. Die folgende Übersicht zeigt, was sich selbst erheben lässt und was nicht.

Die letzte Zeile ist die wichtigste und die unsicherste. Fragen Sie die Betriebe nach einigen Monaten, ob Praktika oder Verträge aus der Messe entstanden sind, und sagen Sie im Bericht offen, dass die Antwort freiwillig und unvollständig ist. Wie eine Nachbefragung aufgebaut sein sollte, steht im Eintrag dazu.

Finanzierung

Die meisten kommunalen Ausbildungsmessen finanzieren sich aus einer Mischung: Haushaltsmittel der Wirtschaftsförderung, Standgebühren der Betriebe, Sponsoring durch größere Unternehmen der Region und gegebenenfalls Beteiligungen von Kammern oder der Arbeitsagentur. Halten Sie die Standgebühr für kleine Betriebe niedrig, denn sie sind die, auf die es ankommt. Wie Sponsoring sauber gestaltet und abgerechnet wird, beschreibt der Eintrag dazu. Ist die Messe Teil eines EU-geförderten Vorhabens, gelten zusätzlich Sichtbarkeitspflichten, beschrieben im Beitrag zu Förderprogrammen und Veranstaltungen.

Was FairUp abdeckt und wo die Grenzen liegen

Nehmen Sie von den Betrieben Standgebühren, gehören Standvergabe, Ausstellerportal und Rechnungsstellung zu den Messepaketen Expo und Career. Career enthält laut Preisseite zusätzlich ein Jobboard, auf dem Betriebe ihre Ausbildungsplätze einstellen können. Beide Pakete umfassen unbegrenzt viele Veranstaltungen mit bis zu 100 Ausstellern je Veranstaltung. Ist die Teilnahme für Betriebe kostenlos und geht es nur um die Anmeldung der Besucher, reicht das kostenlose Paket mit Eventseite, Anmeldung und Check-in per QR-Code für bis zu 150 Teilnehmende je Veranstaltung. Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland, Daten lassen sich als Excel, CSV oder PDF exportieren.

Zwei Grenzen gehören dazu. Das kostenlose Paket enthält keine Standvergabe und keine Ausstellerabrechnung. Und die Regeln für Minderjährige setzt keine Software von selbst um: Welche Daten Jugendliche angeben, ob Eltern zustimmen müssen und was an Betriebe weitergegeben wird, entscheidet der Veranstalter und muss im Anmeldeformular entsprechend gestaltet werden.

Häufige Fragen

Brauchen Jugendliche die Zustimmung der Eltern für die Anmeldung?

Das hängt vom Weg ab. Bei einer Online-Anmeldung, die sich direkt an Jugendliche richtet und auf eine Einwilligung gestützt wird, verlangt Artikel 8 DSGVO unter sechzehn Jahren die Zustimmung der Eltern. Die Klassenanmeldung über die Schule ohne Namen einzelner Jugendlicher umgeht das Problem.

Wie viele Aussteller braucht eine Ausbildungsmesse?

Eine belastbare allgemeine Zahl gibt es nicht. Planen Sie vom Berufsspektrum her: Welche Ausbildungsberufe sollen vertreten sein, und welche sind in der Region schwer zu besetzen? Die Zahl der Betriebe ergibt sich daraus.

Kann die Arbeitsagentur die Messe unterstützen?

Die Agentur ist nach Paragraf 33 SGB III zur Berufsorientierung verpflichtet und daher ein naheliegender Partner. Paragraf 48 SGB III erlaubt unter Bedingungen eine Beteiligung an Maßnahmen der vertieften Berufsorientierung. Ob Ihr Format dazu gehört, klären Sie mit der örtlichen Agentur.

Wann sollte die Messe stattfinden?

In der Schulzeit und abgestimmt mit den Schulen, damit Klassen im Rahmen des Unterrichts kommen können. Termine am Wochenende erreichen vor allem die ohnehin Interessierten.

Wie belege ich den Erfolg gegenüber dem Rat?

Mit gezählten Besuchern je Schule, vertretenen Berufen, der Rückmeldung von Betrieben und Lehrkräften und einer freiwilligen Rückfrage nach Praktika und Verträgen einige Monate später. Die letzte Zahl ist ein Hinweis, keine vollständige Zählung.

Wie ein Berufsorientierungstag an einer einzelnen Schule geplant wird, steht unter Berufsorientierungstag planen.