Berufsorientierungstag digital planen: Von der Anmeldung bis zur Nachbereitung

Was ein Berufsorientierungstag leisten soll

Ein Berufsorientierungstag bringt Schülerinnen und Schüler der mittleren und oberen Jahrgänge mit Betrieben, Ausbildungsberufen und Studienwegen zusammen. Anders als bei einer offenen Ausbildungsmesse kommen die Besucher nicht freiwillig und einzeln, sondern als Jahrgang im Rahmen des Unterrichts. Das ist ein Vorteil, weil wirklich alle erreicht werden, und eine Herausforderung, weil nicht alle schon wissen, was sie suchen.

Das Ziel ist deshalb weniger die Vermittlung als die Orientierung. Ein guter BO-Tag erweitert das Bild, das Jugendliche von der Arbeitswelt haben, und zeigt Berufe, die sie nicht kannten. Wer das Ziel so versteht, plant anders: mehr unterschiedliche Berufsfelder statt vieler Betriebe mit denselben Stellen, mehr Gespräch als Präsentation.

Formate, die sich bewährt haben

Die Form hängt vom Ort und von der Zahl der Beteiligten ab. Die folgende Übersicht ordnet gängige Formate nach ihrem Zweck.

Viele Schulen kombinieren zwei Formate: Gesprächsrunden am Vormittag und Mitmachstationen oder Betriebsbesuche für kleinere Gruppen am Nachmittag. Welches Format sich für welchen Jahrgang eignet, sollten die Lehrkräfte entscheiden, die ihre Klassen kennen.

Der Zeitplan

Ein BO-Tag braucht mehr Vorlauf, als man denkt, weil Betriebe ihre Mitarbeitenden für einen Vormittag freistellen müssen und Schulen ihre Stundenpläne anpassen. Rechnen Sie mit zwei bis drei Monaten zwischen erster Einladung und Veranstaltung. Die Betriebe sollten spätestens sechs Wochen vorher zugesagt haben, damit Zeitplan und Räume stehen, bevor die Jugendlichen ihre Wünsche angeben.

In den Wochen davor bereiten die Klassen den Tag im Unterricht vor: Welche Berufsfelder gibt es, welche Fragen will ich stellen, welche Stationen interessieren mich? Diese Vorbereitung entscheidet darüber, ob der Tag Orientierung bringt oder ein Rundgang bleibt.

Betriebe gewinnen und vorbereiten

Planen Sie vom Berufsspektrum her, nicht von einer Zielzahl an Ausstellern. Eine verlässliche allgemeine Zahl für die richtige Größe gibt es nicht; entscheidend ist, dass die Berufsfelder vertreten sind, die für die Jugendlichen der Region realistisch in Frage kommen, und einige, die sie noch nicht kennen. Kammern, Innungen und die Berufsberatung der Arbeitsagentur helfen bei der Ansprache.

Betriebe brauchen eine kurze Vorbereitung: wie alt die Jugendlichen sind, wie lange eine Gesprächsrunde dauert, was sie mitbringen sollten und dass Auszubildende oft überzeugender sind als die Personalleitung. Lassen Sie die Betriebe ihre Angaben, also Berufe, Ansprechperson und Ausstattungswünsche, selbst über ein Formular oder ein Ausstellerportal eintragen, statt sie telefonisch einzusammeln.

Anmeldung der Jugendlichen

Für die Einteilung in Gesprächsrunden und Stationen müssen die Jugendlichen ihre Wünsche angeben. Das geht über ein Online-Formular mit Interessensfeldern und einer Rangfolge der Wunschstationen. Fragen Sie dabei nur ab, was für die Einteilung nötig ist: Name, Klasse und Wünsche. Adresse, Geburtsdatum oder Telefonnummer braucht die Einteilung nicht.

Die Einteilung selbst lässt sich nach Wünschen und Kapazitäten vornehmen, die Entscheidung über Sonderfälle sollte bei den Lehrkräften bleiben. Wer seinen Erstwunsch nicht bekommt, erhält den zweiten, und wer gar keinen Wunsch angegeben hat, wird bewusst einem Feld zugeteilt, das er noch nicht kennt.

Schülerdaten und Einwilligung der Eltern

Sobald Jugendliche sich selbst online anmelden, stellt sich die Frage nach Artikel 8 DSGVO. Er regelt die Einwilligung von Kindern bei Diensten der Informationsgesellschaft, die ihnen direkt angeboten werden, und verlangt unter sechzehn Jahren die Zustimmung der Eltern, wo die Verarbeitung auf eine Einwilligung gestützt wird. Gehört der BO-Tag zum schulischen Auftrag, kommt als Grundlage für die reine Einteilung auch die Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe in Betracht, geregelt im Schulrecht des Landes.

Für alles, was über die Durchführung hinausgeht, braucht es eine gesonderte Zustimmung: Fotos für die Schulwebsite, die Weitergabe von Kontaktdaten an einen Betrieb, der ein Praktikum anbieten möchte. Bei Jüngeren läuft das über die Eltern. Die Einzelheiten, einschließlich der Rolle der Schule und der Frage, wann das Häkchen im Formular nicht genügt, stehen im Beitrag zu Schülerdaten bei der Berufsorientierung.

Versicherungsschutz und Aufsicht

Paragraf 2 Absatz 1 Nummer 8 Buchstabe b SGB VII stellt Schülerinnen und Schüler während des Besuchs allgemein- oder berufsbildender Schulen unter den Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Ein BO-Tag, den die Schule als schulische Veranstaltung durchführt, fällt in der Regel darunter, auch außerhalb des Schulgebäudes. Klären Sie das mit der Schulleitung, besonders wenn ein Förderverein oder ein externer Träger organisiert.

Die Aufsicht bleibt bei schulischen Veranstaltungen Sache der Schule und richtet sich nach dem Schulrecht des Landes. Bei Betriebsbesuchen und Mitmachstationen muss deshalb vorher feststehen, welche Lehrkraft für welche Gruppe verantwortlich ist und wer im Betrieb Ansprechperson ist.

Mitmachstationen und Jugendarbeitsschutz

Mitmachstationen sind oft der Teil, an den sich Jugendliche am längsten erinnern: selbst löten, eine Pflegepuppe versorgen, einen Kostenvoranschlag rechnen. Sobald Jugendliche dabei im Betrieb selbst tätig werden, berührt das den Jugendarbeitsschutz. Paragraf 5 Absatz 1 JArbSchG verbietet die Beschäftigung von Kindern, Absatz 2 Nummer 2 nimmt die Beschäftigung im Rahmen des Betriebspraktikums während der Vollzeitschulpflicht davon aus. Nach Paragraf 2 Absatz 3 gelten für Jugendliche, die noch vollzeitschulpflichtig sind, die Vorschriften für Kinder.

Für die Praxis heißt das: Kurze Mitmachstationen, die Teil der schulischen Veranstaltung sind und vorführenden Charakter haben, sind etwas anderes als eine Beschäftigung. Reicht die Tätigkeit weiter, etwa bei einem mehrstündigen Einsatz im Betrieb, sollte sie als Betriebspraktikum organisiert sein, mit den Schutzvorschriften, die dafür gelten. Gefährliche Tätigkeiten und Maschinen bleiben bei Mitmachstationen ohnehin tabu. Diese Einordnung ersetzt keine Beratung im Einzelfall.

Partner: Arbeitsagentur und Kammern

Die Berufsberatung der Agentur für Arbeit ist nach Paragraf 33 SGB III zur Berufsorientierung verpflichtet und damit ein natürlicher Partner für jeden BO-Tag. Sie kann eine eigene Station übernehmen, Lehrkräfte bei der Vorbereitung unterstützen und Jugendliche nach dem Tag in die Einzelberatung übernehmen. Kammern und Innungen kennen die Ausbildungsbetriebe der Region und öffnen die Tür zu Betrieben, die eine Schule allein nicht erreicht.

Vereinbaren Sie mit den Partnern vorher, wer die Anmeldung führt und wer welche Daten erhält. In der Regel führt die Schule die Anmeldung, und die Partner bekommen nur die Zahl der Jugendlichen je Gesprächsrunde, keine Namenslisten. Wer vereinbarte Gesprächstermine mit einzelnen Jugendlichen anbietet, erhält deren Namen nur mit Zustimmung.

Inklusion und Fotos

Ein BO-Tag muss für alle Jugendlichen des Jahrgangs funktionieren, auch für die mit Behinderung oder sonderpädagogischem Förderbedarf. Das betrifft stufenlose Wege zu den Stationen, verständliche Sprache an den Ständen und Betriebe, die inklusive Ausbildung anbieten. Welche Grundsätze gelten, beschreibt der Eintrag Barrierefreiheit bei Events.

Fotos vom BO-Tag sind für Schulwebsite und Jahresbericht beliebt, zeigen aber fast immer Minderjährige. Holen Sie die Zustimmung vorher ein, bei Jüngeren über die Eltern, und kennzeichnen Sie, wer nicht fotografiert werden möchte. Wann welche Grundlage greift, erklärt der Beitrag zu Fotos und Videos auf Veranstaltungen.

Der Tag selbst

Am Veranstaltungstag zählt ein klarer Takt. Gesprächsrunden von zwanzig bis dreißig Minuten mit einem festen Signal zum Wechsel halten den Ablauf stabil. Jede Klasse hat einen Laufplan, jeder Betrieb eine Liste der Gruppen, die zu ihm kommen. Ein Check-in am Eingang oder die Anwesenheitsliste der Lehrkraft zeigt, wer tatsächlich da war, was für Aufsicht und Versicherung wichtig ist.

Geben Sie den Jugendlichen einen Laufzettel mit drei Fragen, die sie an jeder Station stellen: Was macht man in diesem Beruf den ganzen Tag, was muss man mitbringen, was gefällt euch daran nicht? Die letzte Frage bringt oft die ehrlichsten Antworten.

Nachbereitung

Die Orientierung entsteht zu einem guten Teil nach dem Tag. Planen Sie eine Unterrichtsstunde in der Woche danach ein, in der die Jugendlichen festhalten, was sie überrascht hat und welche Berufe sie sich genauer ansehen wollen. Daraus ergeben sich oft Wünsche für ein Praktikum, und dafür ist die Verbindung zum Betrieb der wichtigste Ertrag des Tages.

Fragen Sie außerdem Betriebe, Lehrkräfte und Jugendliche kurz nach ihrer Einschätzung. Drei bis fünf Fragen genügen. Die Antworten zeigen, welche Stationen trugen und welche nicht, und liefern die Grundlage für den nächsten BO-Tag. Wie eine Nachbefragung aufgebaut sein sollte, steht im Eintrag dazu. Danach werden die Anmeldedaten gelöscht, sofern keine dokumentierte weitere Nutzung wie eine Praktikumsvermittlung besteht; Einzelheiten stehen unter Löschfrist.

Was FairUp abdeckt und wo die Grenzen liegen

Für einen schulischen BO-Tag reicht häufig das kostenlose Paket von FairUp: Eventseite, Anmeldung, Teilnehmermanagement und Check-in per QR-Code für beliebig viele kostenlose Veranstaltungen mit je 150 Teilnehmenden, vollständig mit eigenem Branding und auf Servern in Deutschland. Gesprächsrunden oder Stationen lassen sich als eigene Unterveranstaltungen anlegen, jede mit eigener Anmeldung und eigenem Check-in. Teilnehmerlisten lassen sich als Excel, CSV oder PDF exportieren.

Die Grenzen gehören dazu. Standvergabe und Ausstellerabrechnung sind im kostenlosen Paket nicht enthalten; wer Betriebe für ihre Teilnahme bezahlen lässt, braucht laut Preisseite eines der Messepakete. Und die Regeln für Minderjährige setzt keine Software von selbst um: Welche Daten abgefragt werden und wann Eltern zustimmen müssen, entscheidet die Schule.

Häufige Fragen

Brauchen die Eltern der Anmeldung zuzustimmen?

Wird die Online-Anmeldung auf eine Einwilligung gestützt und richtet sie sich direkt an Jugendliche unter sechzehn, verlangt Artikel 8 DSGVO die Zustimmung der Eltern. Gehört der BO-Tag zum schulischen Auftrag, kann die Einteilung auch auf die öffentliche Aufgabe der Schule gestützt werden. Für Fotos oder Weitergaben an Betriebe braucht es in jedem Fall eine gesonderte Zustimmung.

Sind die Jugendlichen am BO-Tag versichert?

Bei einer schulischen Veranstaltung in der Regel ja, über die gesetzliche Unfallversicherung nach Paragraf 2 Absatz 1 Nummer 8 Buchstabe b SGB VII. Klären Sie das mit der Schulleitung, besonders wenn ein externer Träger organisiert.

Dürfen Schülerinnen und Schüler an Mitmachstationen im Betrieb arbeiten?

Kurze vorführende Stationen als Teil der schulischen Veranstaltung sind unproblematisch. Reicht die Tätigkeit weiter, greift der Jugendarbeitsschutz; Paragraf 5 Absatz 2 Nummer 2 JArbSchG erlaubt die Beschäftigung im Rahmen des Betriebspraktikums während der Vollzeitschulpflicht.

Wie viele Betriebe braucht ein BO-Tag?

Eine verlässliche allgemeine Zahl gibt es nicht. Planen Sie vom Berufsspektrum aus, das für die Jugendlichen der Region realistisch ist, und ergänzen Sie einige Felder, die sie noch nicht kennen.

Was passiert mit den Daten nach dem BO-Tag?

Sie werden gelöscht, sobald der Zweck erfüllt ist, sofern keine dokumentierte weitere Nutzung besteht, etwa eine Praktikumsvermittlung mit Zustimmung. Legen Sie die Frist vor dem Tag fest.

Wie eine größere Ausbildungsmesse mit mehreren Schulen und kommunaler Trägerschaft geplant wird, steht unter Ausbildungsmessen für Kommunen.