Berufsorientierungstag digital planen: Von der Anmeldung bis zur Nachbereitung

Der Berufsorientierungstag (BO-Tag) ist für viele Schülerinnen und Schüler der erste Kontakt mit der Arbeitswelt. Ob als Präsenz-, Hybrid- oder reines Online-Format, mit der richtigen Plattform lässt sich ein BO-Tag effizient planen, DSGVO-konform durchführen und sinnvoll nachbereiten.

Studierende arbeiten mit Laptops in einer Bibliothek, eine Person berät sie

Was ist ein Berufsorientierungstag?

Ein Berufsorientierungstag (BO-Tag) ist eine schulische oder überschulische Veranstaltung, bei der Schülerinnen und Schüler der Klassen 8 bis 12 Berufsfelder, Ausbildungsberufe und Unternehmen kennenlernen. Formate reichen von Mitmach-Stationen und Firmenpräsentationen bis hin zu Einzelgesprächen mit Ausbildern und HR-Verantwortlichen.

Traditionell finden BO-Tage als Präsenzveranstaltungen in Schulen oder Gemeindehallen statt. Zunehmend setzen Schulen und Bildungsträger auf digitale oder hybride Formate, um Reichweite zu erhöhen und den Organisationsaufwand zu reduzieren.

BO-Tag digital: Vorteile gegenüber dem klassischen Format

Mehr Unternehmen erreichbar: Betriebe aus der gesamten Region können teilnehmen, ohne Anfahrt
Flexibel skalierbar: 10 oder 50 Aussteller. Der digitale Aufwand bleibt ähnlich
Automatisierte Verwaltung: Einladungen, Anmeldeformulare und Erinnerungen laufen automatisch
Dokumentation: Gespräche und Kontakte werden automatisch erfasst
Inklusion: Schüler mit eingeschränkter Mobilität können vollständig teilnehmen

Für das größere Format mit mehreren Schulen und kommunaler Trägerschaft gilt derselbe Ablauf in anderer Größenordnung, beschrieben unter Ausbildungsmessen digital.

Rechtliche Anforderungen für schulische Events

Schulen und Bildungsträger stehen vor besonderen Anforderungen, weil sie mit Daten Minderjähriger arbeiten:

Rechtsgrundlage zuerst klären: Gehört der BO-Tag zum schulischen Auftrag, kommt die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse in Betracht. Wo eine Einwilligung nötig ist, etwa für Fotos oder die Weitergabe an Betriebe, ist bei Minderjährigen die Mitwirkung der Erziehungsberechtigten einzuplanen. Die Einordnung im Einzelfall klärt die zuständige Datenschutzbeauftragung.
Datenflüsse prüfen statt Anbieter nach Sitz beurteilen: Maßgeblich sind Empfänger, Transfermechanismus nach Kapitel V DSGVO und die vereinbarten Schutzmaßnahmen. Viele Schulbehörden und Schulträger haben darüber hinaus eigene Vorgaben zum Hosting; diese gehören als eigene Vorgabe in die Anforderungsliste und sollten vor der Auswahl abgefragt werden.
Auftragsverarbeitungsvertrag: überall dort erforderlich, wo der Anbieter weisungsgebunden im Auftrag verarbeitet. Welche Punkte er abdecken muss, führt die AVV-Checkliste auf.
Datensparsamkeit: Nur notwendige Daten erheben (Name, Klasse, Interessensfelder)

Schritt-für-Schritt: BO-Tag digital planen

Phase 1: Konzept (6 bis 8 Wochen vorher)

Zielgruppe festlegen: Welche Jahrgangsstufen nehmen teil?
Format wählen: Präsenz, hybrid oder rein digital
Anzahl Aussteller planen: Richtwert 10 bis 30 Unternehmen für BO-Tage
Budget klären: Fördermöglichkeiten prüfen (IHK, HWK, Wirtschaftsförderung)

Phase 2: Plattform und Einladungen (4 bis 6 Wochen vorher)

Plattform anhand von Vertrag, Maßnahmen, Unterauftragnehmern und den Vorgaben Ihres Trägers auswählen, siehe die zwölf Prüfkriterien
Unternehmen per personalisierten Link einladen
Unternehmen legen Profil selbst an (Ausbildungsberufe, Video, Ansprechpartner)
Zeitplan und Slots definieren

Phase 3: Schüler aktivieren (2 bis 3 Wochen vorher)

Anmeldeformular mit Interessensfeldern (Technik, Kaufmännisch, Soziales etc.)
Klassenlehrer-Kommunikation über Schul-Newsletter
Motivation: Schüler können bevorzugte Betriebe vormerken

Phase 4: Event-Tag und Nachbereitung

Gesprächsslots nach KI-Matching oder freier Wahl
Gruppenpräsentationen möglich (mehrere Schüler, ein Unternehmen)
Nachbereitung: Unternehmen erhalten Kontaktlisten der interessierten Schüler, mit dokumentierter Grundlage und definiertem Umfang

Was beim Umgang mit den Daten Minderjähriger im Einzelnen gilt, steht unter Schülerdaten bei der Berufsorientierung.

Häufige Fragen (FAQ)

Brauchen Schüler ein Smartphone oder Laptop?

Für webbasierte Plattformen wie FairUp reicht jedes Gerät mit Internetverbindung und Browser. Keine App-Installation nötig. Schulen können Computerräume für Schüler ohne eigenes Gerät nutzen.

Wie lässt sich ein digitaler BO-Tag für mehrere Schulen gleichzeitig durchführen?

Mit einer Multi-Event-Plattform können mehrere Schulen gemeinsam eine Veranstaltung nutzen. Unternehmen müssen ihr Profil nur einmal anlegen und können an Gesprächen mit Schülern verschiedener Schulen teilnehmen.

Muss die Plattform in Deutschland gehostet sein?

Eine generelle gesetzliche Pflicht dazu gibt es nicht. Deutsches oder europäisches Hosting vereinfacht Beschaffung und Risikoprüfung spürbar, und viele Schulträger machen es zur eigenen Vorgabe. Maßgeblich sind rechtlich die tatsächlichen Datenflüsse und die Voraussetzungen des Kapitels V der DSGVO. Fragen Sie die Vorgabe Ihres Trägers ab, bevor Sie auswählen.

Dürfen Schülerdaten nach dem Event gespeichert bleiben?

Nur solange der Zweck es trägt und nur für den angegebenen Zweck. Nach dem BO-Tag sollten Daten Minderjähriger gelöscht werden, sofern keine weiterführende Nutzung, etwa eine Praktikumsvermittlung, auf einer dokumentierten Grundlage steht.

Fazit

Digitale Berufsorientierungstage sind organisatorisch einfacher und reichweitenstärker als viele klassische Formate, vorausgesetzt, die Plattform stimmt. Wie datenschutzgerecht sie laufen, entscheidet nicht das Format, sondern die Verarbeitung: Rechtsgrundlage, Rollen, Empfänger und Löschung. Klären Sie diese Punkte und die Hostingvorgabe Ihres Trägers vor der Auswahl, dann lässt sich ein BO-Tag in vier Wochen aufsetzen, der Schülerinnen und Schülern echte Orientierung bietet. Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.