Förderprogramme bekannt machen: Events als Kommunikationskanal für Wirtschaftsförderungen
Förderprogramme scheitern selten am Geld und häufig daran, dass die Unternehmen, für die sie gedacht sind, nichts von ihnen wissen oder den Antrag scheuen. Wirtschaftsförderungen können das über Veranstaltungen ändern, wenn Format, Zeitpunkt und Nachbereitung stimmen. Dieser Beitrag zeigt, wie das gelingt, wie sich die Wirkung ehrlich messen lässt und welche Pflichten gelten, wenn die Veranstaltung selbst mit EU-Mitteln gefördert ist.
- Eingeladen wird vom Vorhaben her, nicht vom Programm: „Digitalisierung im Handwerksbetrieb finanzieren“ erreicht mehr als „Informationen zum Programm X“.
- Eine Informationsveranstaltung drei Monate vor Antragsschluss gibt Zeit zum Prüfen, zwei Wochen vorher erzeugt sie Hektik und schlechte Anträge.
- Für die Anmeldung reichen Name, Unternehmen und E-Mail, dazu eine freiwillige Frage nach dem Vorhaben.
- Ist die Veranstaltung EU-gefördert, gehört der Förderhinweis auf Einladung, Anmeldeseite und Unterlagen. Fehlt er ohne Abhilfe, können bis zu drei Prozent der Unterstützung gestrichen werden.
- Die Zahl der gestellten Anträge sieht meist nur die Programmstelle. Belastbarer ist eine Kette eigener Zahlen.
Warum gute Programme ungenutzt bleiben
Ein Förderprogramm richtet sich an eine klar umrissene Gruppe: kleine Betriebe, die digitalisieren wollen, Gründerinnen im ersten Jahr, Unternehmen mit einem Energieprojekt. Diese Gruppe liest selten Förderrichtlinien. Sie hat ein Vorhaben und fragt sich, wie sie es finanziert, und die Verbindung zwischen dem Vorhaben und dem passenden Programm stellt niemand her.
Genau diese Übersetzung ist die Aufgabe einer Wirtschaftsförderung, und eine Veranstaltung ist dafür ein gutes Mittel, weil sie Rückfragen zulässt. Eine Broschüre erklärt ein Programm, eine Veranstaltung beantwortet die Frage, ob es für den eigenen Betrieb passt. Damit das funktioniert, muss die Veranstaltung beim Vorhaben der Teilnehmenden ansetzen und nicht beim Programm.
Vom Vorhaben her einladen, nicht vom Programm
Eine Einladung zu „Informationen zum Programm X“ erreicht nur, wer das Programm schon kennt. Eine Einladung zu „Digitalisierung im Handwerksbetrieb finanzieren“ erreicht alle, die ein solches Vorhaben haben, und stellt ihnen im Termin die passenden Programme vor. Der Unterschied ist klein in der Formulierung und groß in der Wirkung.
Daraus folgt auch die Auswahl der Referentinnen und Referenten. Am überzeugendsten ist die Kombination aus der Stelle, die das Programm betreut, und einem Unternehmen, das es bereits genutzt hat. Die Programmstelle erklärt die Bedingungen, das Unternehmen erzählt, wie aufwendig der Antrag tatsächlich war. Diese zweite Stimme nimmt mehr Hemmung als jede Folie.
Welches Format wofür taugt
Nicht jedes Format eignet sich für jeden Schritt. Die folgende Übersicht ordnet gängige Formate nach ihrem Zweck.
| Format | Zweck | Grenze |
|---|---|---|
| Informationsabend | Überblick über mehrere Programme zu einem Vorhaben | kaum Raum für Einzelfälle |
| Online-Kurzinformation | Reichweite über die Region hinaus, niedrige Hürde | Rückfragen gehen unter |
| Workshop mit Antragsteil | den ersten Schritt des Antrags gemeinsam gehen | kleine Gruppe, viel Vorbereitung |
| Sprechstunde mit Einzelterminen | konkrete Vorhaben einzeln prüfen | zeitaufwendig je Unternehmen |
| Branchentreffen | Programme im Zusammenhang einer Branche zeigen | nur für Programme mit Branchenbezug |
Bewährt hat sich eine Kette: Ein Informationsabend weckt Interesse, am Ende werden Termine für eine Sprechstunde vergeben, und wer ein passendes Vorhaben hat, kommt in den Workshop mit Antragsteil. Jede Stufe ist kleiner als die vorige, und genau das ist gewollt. Wie sich wiederkehrende kleinere Formate organisieren lassen, beschreibt der Leitfaden Workshops für Kammern und Wirtschaftsförderungen.
Der richtige Zeitpunkt
Förderprogramme haben Fristen, Kontingente und manchmal Stichtage. Eine Informationsveranstaltung zwei Wochen vor Antragsschluss erzeugt Hektik und schlechte Anträge, eine drei Monate vorher gibt den Unternehmen Zeit, ein Vorhaben zu prüfen und Angebote einzuholen. Planen Sie den Veranstaltungskalender deshalb vom Förderkalender her.
Ein zweiter Zeitpunkt wird häufig übersehen. Prüfen Sie in der jeweiligen Förderrichtlinie, ob der Antrag vor Beginn des Vorhabens gestellt werden muss, und sagen Sie das in der Veranstaltung ausdrücklich. Wer den Auftrag schon unterschrieben hat, wenn er vom Programm erfährt, geht bei solchen Programmen leer aus, und diese Enttäuschung fällt auf die Wirtschaftsförderung zurück.
Der Ablauf eines Informationsabends
Ein Informationsabend von neunzig Minuten trägt drei Teile. Die erste halbe Stunde gehört dem Überblick: welche Programme es für das Vorhaben gibt, wer sie nutzen darf und was sie grob leisten. Hier hilft eine einfache Übersicht auf einer Folie mehr als ein Vortrag je Programm, denn die Teilnehmenden wollen zuerst wissen, welches Programm für sie überhaupt in Frage kommt.
Die zweite halbe Stunde gehört dem Praxisbericht eines Unternehmens, das ein Programm bereits genutzt hat, mit den unbequemen Teilen: wie lange die Bewilligung dauerte, welche Unterlagen fehlten, was beim nächsten Mal anders liefe. Die letzte halbe Stunde gehört den Fragen. Planen Sie sie wirklich ein und kürzen Sie lieber den Überblick, denn die Fragen sind der Grund, warum jemand zu einer Veranstaltung kommt statt eine Broschüre zu lesen. Wer am Ende einen Einzeltermin möchte, trägt sich direkt vor Ort ein, solange das Interesse frisch ist.
Die Anmeldung: wenig fragen, das Richtige fragen
Für die Durchführung reichen Name, Unternehmen und E-Mail. Eine optionale Frage nach dem geplanten Vorhaben lohnt sich trotzdem, weil sie die Vorbereitung verbessert: Wer vorher weiß, dass acht von zwanzig Angemeldeten eine Photovoltaikanlage planen, stellt die passenden Programme an den Anfang. Machen Sie das Feld freiwillig, und fragen Sie nicht nach Umsatz oder Finanzierungsbedarf, solange Sie beides für die Veranstaltung nicht brauchen.
Bei kostenlosen Terminen erscheint ein Teil der Angemeldeten nicht. Messen Sie Ihre eigene No-Show-Rate über mehrere Termine und legen Sie die Anmeldegrenze danach fest. Welche Felder ein Anmeldeformular braucht und welche nicht, steht im Eintrag zum Anmeldeformular.
Wenn die Veranstaltung selbst EU-gefördert ist
Viele Wirtschaftsförderungen finanzieren ihre Beratungs- und Veranstaltungsangebote teilweise aus EU-Fonds wie dem EFRE oder dem ESF+. Dann gelten Sichtbarkeitspflichten aus der Verordnung (EU) 2021/1060, die für alle Fonds mit geteilter Mittelverwaltung die gemeinsamen Regeln festlegt. Artikel 47 verlangt, bei Sichtbarkeits-, Transparenz- und Kommunikationstätigkeiten das Emblem der Union nach Anhang IX zu verwenden.
Für die Veranstaltung am wichtigsten ist Artikel 50 Absatz 1 Buchstabe b: Die Unterstützung der Union muss auf Unterlagen und Kommunikationsmaterial, die für die Öffentlichkeit oder für Teilnehmende bestimmt sind, in Form einer Erklärung sichtbar hervorgehoben werden. Das betrifft die Einladung, die Anmeldeseite, die Präsentation und die Teilnehmerunterlagen. Buchstabe a verlangt zusätzlich eine kurze Beschreibung des Vorhabens mit Zielen, Ergebnissen und dem Hinweis auf die Unionsförderung auf der Website und den Social-Media-Kanälen des Begünstigten.
Die Pflicht ist nicht nur formal. Nach Artikel 50 Absatz 3 streicht die Verwaltungsbehörde bis zu drei Prozent der Unterstützung für das Vorhaben, wenn der Begünstigte seinen Verpflichtungen nicht nachkommt und keine Abhilfe schafft. Welche Gestaltungsvorgaben im Einzelnen gelten, regeln Anhang IX und die Hinweise Ihrer Verwaltungsbehörde. Klären Sie das vor der ersten Einladung, nicht nach dem Prüfbericht.
Barrierefreiheit und Fotos
Als öffentliche oder öffentlich finanzierte Stelle sollte eine Wirtschaftsförderung ihre Anmeldeseite barrierefrei gestalten und die Möglichkeit bieten, bei der Anmeldung einen Unterstützungsbedarf anzugeben. Welche Vorgaben für öffentliche Stellen gelten, beschreibt der Eintrag Barrierefreiheit bei Events.
Fotos der Veranstaltung werden gern für den Nachweis gegenüber Fördergebern und für die eigene Website genutzt. Das ist möglich, braucht aber einen Hinweis bereits bei der Anmeldung. Wann Einwilligung, Kunsturhebergesetz oder DSGVO greifen, erklärt der Beitrag zu Fotos und Videos auf Veranstaltungen.
Nach der Veranstaltung beginnt die eigentliche Arbeit
Eine Informationsveranstaltung erzeugt Interesse, aber keinen Antrag. Der Schritt dorthin entsteht in den Tagen danach. Schicken Sie allen Teilnehmenden innerhalb von zwei Tagen die Unterlagen, die Links zu den vorgestellten Programmen und ein Angebot für ein Einzelgespräch. Wer im Termin schon einen Gesprächswunsch geäußert hat, bekommt einen konkreten Terminvorschlag statt einer allgemeinen Einladung.
Weitere Einladungen zu künftigen Veranstaltungen sind eine eigene Sache und brauchen eine eigene Grundlage. Holen Sie die Einwilligung dafür bei der Anmeldung mit einem getrennten Kästchen ein, statt sie mit der Anmeldung zu koppeln. Wie ein strukturiertes Nachfassen aussieht, beschreibt der Eintrag zum Nachfassen.
Erfolg ehrlich messen
Die naheliegende Kennzahl, die Zahl der gestellten Anträge, ist für eine Wirtschaftsförderung meist nicht direkt sichtbar, weil die Anträge bei der Programmstelle eingehen. Wer sie trotzdem berichtet, schätzt. Belastbarer ist eine Kette von Zahlen, die Sie selbst erheben können.
| Kennzahl | Quelle | Aussage |
|---|---|---|
| Anmeldungen und Teilnahmen | Anmeldung, Check-in | Reichweite des Themas |
| Anteil der Zielgruppe | Angaben bei der Anmeldung | ob die Richtigen gekommen sind |
| vereinbarte Einzelgespräche | eigener Terminkalender | konkretes Interesse |
| Bewertung | Nachbefragung | Qualität von Inhalt und Format |
| Rückmeldung zu Anträgen | Nachfrage nach drei Monaten, freiwillig | Hinweis auf Wirkung, keine vollständige Zählung |
Die letzte Zeile ist bewusst vorsichtig formuliert. Eine freiwillige Rückfrage zeigt, ob Anträge entstanden sind, aber nicht, wie viele insgesamt. Sagen Sie das im Bericht auch so. Welche Fragen in der Nachbefragung wirklich weiterhelfen, beschreibt der Eintrag dazu, und wie sich Kennzahlen allgemein sauber definieren lassen, der Eintrag zur Erfolgskontrolle.
Die Jahresplanung
Ein Förderjahr hat einen Rhythmus: neue Programme und Aufrufe zu Jahresbeginn, Stichtage im Frühjahr und Herbst, knappe Restmittel gegen Jahresende. Legen Sie Ihre Veranstaltungen in dieses Raster, und planen Sie für die wichtigsten Programme mindestens einen Termin je Antragsrunde. Nutzen Sie die Anmeldedaten des Vorjahres, um zu sehen, welche Vorhaben gefragt waren, und richten Sie die Themen danach aus.
Wer die Veranstaltungen gemeinsam mit Kammern oder Förderbanken ausrichtet, sollte vorher klären, wer die Anmeldung führt und wer die Daten verantwortet. Eine Stelle sollte die Anmeldung führen, die Partner erhalten nur, was sie für ihre Rolle brauchen. Für Jugendliche als Zielgruppe gelten andere Regeln, beschrieben unter Ausbildungsmessen für Kommunen.
Was FairUp abdeckt und wo die Grenzen liegen
FairUp bildet Eventseite, Anmeldung, Teilnehmermanagement und Check-in per QR-Code ab. Das kostenlose Paket reicht laut Preisseite für beliebig viele kostenlose Veranstaltungen mit je 150 Teilnehmenden, vollständig mit eigenem Branding und auf Servern in Deutschland. Programmpunkte wie Sprechstundentermine lassen sich als eigene Unterveranstaltungen anlegen, jede mit eigener Anmeldung und eigenem Check-in. Teilnehmerdaten und Auswertungen lassen sich als Excel, CSV oder PDF exportieren, etwa für den Bericht an den Fördergeber.
Die Grenzen gehören dazu. Eine direkte Anbindung an ein CRM oder eine Kontaktdatenbank gehört nicht zum Standard; die Übergabe läuft über Exporte, eine Direktanbindung ist auf Anfrage möglich. Die Sichtbarkeitspflichten aus der EU-Förderung erfüllt keine Software von selbst: Emblem, Förderhinweis und Vorhabensbeschreibung müssen Sie in Einladung, Anmeldeseite und Unterlagen selbst einsetzen.
Häufige Fragen
Wie messe ich den Erfolg einer Förderinformation?
Über eine Kette eigener Zahlen: Teilnahmen, Anteil der Zielgruppe, vereinbarte Einzelgespräche, Bewertung in der Nachbefragung und eine freiwillige Rückfrage nach Anträgen einige Monate später. Die Zahl der gestellten Anträge sehen meist nur die Programmstellen.
Muss die EU-Förderung auf der Einladung stehen?
Wenn die Veranstaltung Teil eines Vorhabens ist, das aus Fonds nach der Verordnung (EU) 2021/1060 unterstützt wird, ja. Artikel 50 Absatz 1 Buchstabe b verlangt, die Unterstützung auf Unterlagen und Kommunikationsmaterial für Öffentlichkeit und Teilnehmende sichtbar hervorzuheben.
Was passiert, wenn der Förderhinweis fehlt?
Nach Artikel 50 Absatz 3 kann die Verwaltungsbehörde bis zu drei Prozent der Unterstützung für das Vorhaben streichen, wenn keine Abhilfe geschaffen wird. Sie wendet dabei den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit an.
Wann sollte eine Förderinformation stattfinden?
Deutlich vor dem Antragsschluss, damit Unternehmen Zeit haben, ein Vorhaben zu prüfen und Angebote einzuholen. Weisen Sie außerdem darauf hin, wenn die Förderrichtlinie verlangt, dass der Antrag vor Beginn des Vorhabens gestellt wird.
Welche Daten sollte ich bei der Anmeldung abfragen?
Name, Unternehmen und E-Mail reichen für die Durchführung. Eine freiwillige Frage nach dem geplanten Vorhaben hilft bei der Vorbereitung. Umsatz oder Finanzierungsbedarf gehören nicht in die Anmeldung, solange sie für die Veranstaltung nicht gebraucht werden.
Welche Anforderungen aus DSGVO, Barrierefreiheit und Abrechnung für öffentliche Veranstalter gelten, steht unter Teilnehmermanagement für öffentliche Veranstaltungen.