Maximale Personenzahl

Woraus sich die Zahl ergibt

Drei Größen bestimmen die zulässige Personenzahl, und keine davon ist verhandelbar. Die erste sind die Rettungswege: Ihre Breite begrenzt, wie viele Menschen den Raum in vertretbarer Zeit verlassen können. Die Musterversammlungsstättenverordnung setzt dafür eine Mindestbreite je angefangene 200 Personen an; die konkrete Umsetzung regelt jedes Bundesland in seiner eigenen Verordnung, etwa die Bayerische Versammlungsstättenverordnung.

Die zweite Größe ist die Bestuhlung. Reihenbestuhlung, Parlamentbestuhlung oder Stehplätze ergeben bei identischer Fläche sehr unterschiedliche Zahlen. Die dritte ist die Nutzungsart: Ein Raum, der als Versammlungsstätte genehmigt ist, hat andere Grenzen als ein Seminarraum oder eine Hochschulaula im Regelbetrieb.

Wichtig ist die Reihenfolge: Die Zahl folgt aus dem Raum, nicht aus der Gästeliste. Wer erst einlädt und dann rechnet, hat regelmäßig ein Problem.

Warum die Zahl vor der Einladung feststehen muss

Sobald mehr Anmeldungen vorliegen, als der Raum zulässt, gibt es nur unangenehme Lösungen: Menschen wieder ausladen, kurzfristig den Ort wechseln oder am Einlass abweisen. Alle drei kosten Ansehen, das letzte auch rechtlich.

Deshalb gehört die zulässige Personenzahl an den Anfang der Planung: vor Termin, vor Programm, vor Bewerbung. Sie ist die Zahl, aus der sich Kontingente, Anmeldeschluss und Wartelistenlogik ableiten, und damit die erste Entscheidung im gesamten Eventmanagement.

Wer die Zahl nennt

Bei angemieteten Räumen der Betreiber, meist in der Raum- oder Hausordnung. Bei eigenen Räumen die Genehmigung oder das Brandschutzkonzept. Lassen Sie sich die Zahl schriftlich geben und notieren Sie dazu, für welche Bestuhlung sie gilt.

Verlassen Sie sich nicht auf Erfahrungswerte aus früheren Veranstaltungen: Eine geänderte Bestuhlung verändert die Zahl, ohne dass der Raum anders aussieht. Und die Kapazitätsangabe eines Buchungsportals ist eine Marketingzahl, keine Genehmigung.

Wie Sie mit der Zahl planen

Die zulässige Personenzahl ist eine Obergrenze für Anwesende, nicht für Anmeldungen. Weil ein Teil der Angemeldeten nicht erscheint, liegt die sinnvolle Zahl der Anmeldungen darüber, aber nur so weit, wie Ihre eigene No-Show-Rate das belastbar hergibt.

Ein Rechenbeispiel: Bei 300 zulässigen Personen, 20 davon Personal und Referenten, bleiben 280 für Gäste. Bei einer erfahrungsgestützten Quote von 25 Prozent könnten Sie rund 370 Anmeldungen zulassen. Ohne eigenen Erfahrungswert wäre dieselbe Rechnung ein Ratespiel mit rechtlichem Risiko. Dann bleiben Sie besser unter der Grenze und arbeiten mit einer Warteliste.

Häufige Fehler

Am häufigsten wird die Zahl aus der Kapazitätsangabe eines Buchungsportals übernommen, statt sie beim Betreiber zu erfragen. Fast ebenso häufig werden Standpersonal, Referenten, Technik und Betreuung nicht mitgezählt. Sie sind Teil der anwesenden Personen, und bei zwanzig Helfern ist das kein Rundungsfehler.

Mit Anmeldungen statt mit erwarteten Anwesenden zu planen, führt rechnerisch über die Grenze. Und Rettungswege im Aufbau zuzustellen macht die gesamte Berechnung hinfällig, weshalb der Hallenplan die Sperrflächen von Anfang an ausweisen muss.

Darf ich die Zahl überschreiten, wenn erfahrungsgemäß nicht alle kommen?

Nein. Maßgeblich ist, wie viele Personen sich tatsächlich gleichzeitig im Raum aufhalten könnten, nicht die Erwartung. Eine Nichterscheinerquote ist eine Planungshilfe, keine Genehmigung.

Zählen Mitarbeitende und Referenten mit?

Ja. Alle anwesenden Personen zählen, unabhängig von ihrer Rolle, auch Technik, Catering und Standbetreuung.

Wo steht die zulässige Zahl?

In der Regel in der Raum- oder Hausordnung des Betreibers, in der Baugenehmigung oder im Brandschutzkonzept. Im Zweifel schriftlich beim Betreiber bestätigen lassen.