Einladungsmanagement

Mehr als ein Mailversand

Eine Einladung ist kein Ereignis, sondern ein Vorgang mit Zuständen. Für jede eingeladene Person gilt zu jedem Zeitpunkt genau einer davon: versendet, zugesagt, abgesagt oder ohne Antwort. Einladungsmanagement heißt, diesen Stand je Person zu kennen und daraus den nächsten Schritt abzuleiten.

Wer aus dem Mailprogramm verschickt und die Antworten von Hand in eine Tabelle überträgt, pflegt zwei Stände, die auseinanderlaufen. Die Folge sind Erinnerungen an Menschen, die längst zugesagt haben, und Zusagen, die am Einlass niemand kennt. Was aus den Zusagen wird, steht unter Gästeliste.

Wen Sie per E-Mail einladen dürfen

Die Frage wird meist erst gestellt, wenn die Einladung schon draußen ist. Paragraf 7 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb wertet Werbung per elektronischer Post stets als unzumutbare Belästigung, wenn keine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten vorliegt. Einladungen zu Veranstaltungen, mit denen ein Unternehmen für sich oder seine Leistungen wirbt, sollten Sie deshalb wie Werbung behandeln.

Absatz 3 kennt eine Ausnahme für eigene Kunden, und sie hat vier Bedingungen, die alle erfüllt sein müssen. Die Adresse stammt aus dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung, sie wird für eigene ähnliche Angebote verwendet, der Kunde hat nicht widersprochen, und er wurde bei der Erhebung und wird bei jeder Verwendung klar darauf hingewiesen, dass er widersprechen kann. Außerdem muss jede Nachricht eine gültige Adresse nennen, an die sich die Abbestellung richten lässt.

Ob eine konkrete Einladung als Werbung gilt, ist eine Einzelfallfrage für die Rechtsberatung. Wie eine tragfähige Zustimmung aussieht, steht unter Einwilligung.

Rückmeldung in einem Schritt

Jeder zusätzliche Schritt zwischen Einladung und Antwort kostet Zusagen. Bewährt hat sich ein persönlicher Link, der die Person schon kennt, und je eine deutlich sichtbare Möglichkeit für Zusage und Absage. Was darüber hinaus abgefragt wird, sollte auf das Nötige beschränkt sein, siehe Anmeldeformular.

Die Absage ist dabei kein Misserfolg, sondern eine Information. Wer absagt, muss nicht mehr erinnert werden, und der Platz kann an jemand anderen gehen. Einladungen ohne Absagemöglichkeit erzeugen Schweigen, und Schweigen lässt sich nicht planen.

Erinnern, ohne zu stören

Zwei Erinnerungen reichen in der Regel. Die erste geht an alle, die nicht geantwortet haben, etwa eine Woche nach der Einladung. Die zweite geht kurz vor dem Termin an alle, die zugesagt haben, mit Ort, Zeit und dem Weg zur Absage. Sie senkt die No-Show-Rate, weil sie eine vergessene Zusage in eine rechtzeitige Absage verwandelt.

Beides setzt voraus, dass der Antwortstand je Person bekannt ist. Eine Erinnerung an den gesamten Verteiler trifft vor allem die, die schon geantwortet haben.

Was sich messen lässt

Drei Zahlen genügen: der Anteil der Zusagen, der Anteil der Absagen und der Anteil ohne Antwort. Der letzte ist der interessanteste, weil er zeigt, ob die Einladung überhaupt angekommen ist. Davon zu unterscheiden ist die Anmeldequote, die bei offenen Veranstaltungen die Aufrufe der Anmeldeseite mit den abgeschlossenen Anmeldungen vergleicht.

Wie sich der Text einer Einladung auf diese Zahlen auswirkt, behandeln die Einträge Einladungstext mit KI und Personalisierung von Einladungen.

Häufige Fehler

Die Einladung als PDF im Anhang, das auf dem Telefon niemand öffnet. Eine Sammelmail mit offenem Verteiler, die jedem Empfänger alle anderen Adressen zeigt. Antworten, die in persönlichen Postfächern landen und dort bleiben, wenn die Person im Urlaub ist. Und ein Versand, der so spät beginnt, dass für eine Erinnerung keine Zeit mehr bleibt.

Was gehört zum Einladungsmanagement?

Versand, Erinnerung, Rückmeldung und die Pflege des Antwortstands je eingeladener Person, von der Verteilerliste bis zur Zusage.

Darf ich Einladungen ohne Einwilligung per E-Mail verschicken?

Werbung per E-Mail setzt nach Paragraf 7 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung voraus. Eine Ausnahme gilt unter engen Bedingungen für eigene Kunden. Lassen Sie im Zweifel prüfen, ob Ihre Einladung als Werbung gilt.

Wie oft sollte ich erinnern?

In der Regel einmal diejenigen, die nicht geantwortet haben, und einmal kurz vor dem Termin diejenigen, die zugesagt haben.

Warum ist eine Absage wertvoll?

Weil sie den Antwortstand klärt. Wer absagt, muss nicht mehr erinnert werden, und der Platz kann neu vergeben werden.