Gästeliste

Drei Zustände statt einer Liste

Eine brauchbare Gästeliste kennt für jede Person drei Zustände: eingeladen, zugesagt, erschienen. Die meisten Listen führen nur den mittleren. Dann lässt sich weder sagen, wie viele Einladungen unbeantwortet blieben, noch, wie viele Zusagen am Ende nicht gekommen sind.

Von der Teilnehmerliste unterscheidet sie sich vor allem im Zeitpunkt. Die Gästeliste entsteht vor der Veranstaltung und wird am Einlass gebraucht, die Teilnehmerliste hält danach fest, wer da war. In einem durchgängigen System ist es dieselbe Liste in zwei Zuständen.

Was hineingehört und was nicht

Für den Einlass reichen wenige Angaben: Name, Organisation, Status der Zusage, Kategorie wie Gast, Referentin oder Presse, und ob eine Begleitung angemeldet ist. Alles Weitere braucht einen Grund. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt in Artikel 5, dass personenbezogene Daten auf das für den Zweck notwendige Maß beschränkt sind.

Praktisch heißt das: Essenswünsche nur abfragen, wenn tatsächlich bewirtet wird, und das Geburtsdatum nur, wenn es eine Altersgrenze gibt. Eine Liste, die am Einlass auf einem Klemmbrett liegt, zeigt jedem in der Schlange alle Angaben der anderen. Je weniger darauf steht, desto kleiner das Problem. Den Rahmen beschreibt der Eintrag DSGVO bei Events.

Eine führende Liste statt fünf Kopien

Das eigentliche Risiko der Gästeliste ist die Kopie. Am Vortag exportiert jemand eine Tabelle für den Einlass, am Abend kommen drei Zusagen und eine Absage dazu, und am Morgen stehen zwei Stände nebeneinander. Am Eingang wird dann mit Menschen diskutiert, die zu Recht sagen, sie seien angemeldet.

Dagegen hilft nur eine führende Liste, auf die Anmeldung und Einlass gleichzeitig zugreifen. Änderungen bis zur letzten Minute sind dann kein Problem mehr, weil es keinen Stand gibt, der veralten kann. Wie die Anmeldung dort hineinläuft, steht unter Teilnehmermanagement.

Am Einlass

Mit einer Papierliste wird nach Namen gesucht, und das dauert bei jeder Person, deren Name sich nicht so schreibt, wie er klingt. Ein Ticket mit QR-Code ersetzt die Suche durch einen Scan. Wichtiger als das Tempo ist bei mehreren Eingängen etwas anderes: Alle Geräte müssen denselben Stand sehen, sonst kommt dieselbe Zusage an zwei Türen hinein. Mehr zum Ablauf unter Check-in.

Legen Sie vorher fest, was mit Menschen geschieht, die nicht auf der Liste stehen. Eine Person am Einlass braucht die Befugnis, das zu entscheiden, und eine Möglichkeit, jemanden nachzutragen. Ohne diese Regel entscheidet, wer am lautesten auftritt.

Nach der Veranstaltung

Aus zugesagt und erschienen ergibt sich die No-Show-Rate, und sie ist die wichtigste Zahl für die nächste Ausgabe: Sie bestimmt, wie viele Zusagen Sie für einen vollen Raum brauchen. Die Liste ist zugleich der Nachweis, wer anwesend war, etwa gegenüber Fördergebern oder der Lohnabrechnung.

Aufbewahrt wird sie nur so lange, wie dieser Zweck trägt. Danach greift die Löschfrist. Wer die Kontakte für die nächste Einladung nutzen will, braucht dafür eine eigene Grundlage, in der Regel eine Einwilligung.

Was ist der Unterschied zwischen Gästeliste und Teilnehmerliste?

Die Gästeliste entsteht vor der Veranstaltung und zeigt, wer eingeladen ist und zugesagt hat. Die Teilnehmerliste hält danach fest, wer tatsächlich da war.

Welche Angaben gehören auf eine Gästeliste?

Name, Organisation, Status der Zusage, Kategorie und eine angemeldete Begleitung. Weitere Angaben nur, wenn sie für die Veranstaltung wirklich gebraucht werden.

Was tun, wenn jemand nicht auf der Liste steht?

Vorher eine Regel festlegen und einer Person am Einlass die Befugnis geben, zu entscheiden und nachzutragen.

Wie lange darf ich eine Gästeliste aufbewahren?

So lange, wie der Zweck es erfordert, etwa für einen Nachweis der Anwesenheit. Danach ist sie zu löschen, wenn keine andere Grundlage besteht.