Event Check-in per QR-Code: vom Ticket zum Namensschild

Der Weg vom Ticket zum Anwesenheitseintrag

Der Ablauf besteht aus vier Schritten, und keiner davon ist kompliziert. Bei der Anmeldung entsteht eine eindeutige Kennung, die als QR-Code-Ticket zugestellt wird. Am Einlass wird dieser Code gescannt. Das System gleicht die Kennung mit der Teilnehmerliste ab, markiert sie als eingelöst und schreibt einen Anwesenheitseintrag. Und weil in diesem Moment Name und Organisation bekannt sind, kann direkt danach das Namensschild gedruckt werden.

Wichtig ist, was im Code selbst steht: nur die Kennung, keine Personendaten. Erst der Abgleich mit der Liste macht daraus einen Namen. Ein fotografiertes Ticket in fremden Händen verrät deshalb wenig. Was der Check-in darüber hinaus leistet, ist die Zahl, die Sie danach haben: wie viele der Angemeldeten tatsächlich gekommen sind.

Warum der Druck auf Abruf günstiger ist als der Vorabdruck

Der klassische Weg ist, alle Namensschilder am Vorabend zu drucken, alphabetisch zu sortieren und am Einlass herauszusuchen. Das hat drei Nachteile, und der teuerste ist der offensichtlichste: Jedes Schild, dessen Gast nicht erscheint, ist gedrucktes Material im Papierkorb.

Wie groß dieser Anteil ist, hängt an Ihrer eigenen No-Show-Rate. Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht, kostenfreie Veranstaltungen liegen deutlich höher als bezahlte, und belastbar ist nur der Wert aus Ihren eigenen früheren Veranstaltungen. Genau deshalb ist der Vorabdruck die schlechtere Wette: Sie müssen die Menge festlegen, bevor Sie wissen, wie viele kommen.

Beim Druck auf Abruf entfällt diese Wette. Es entsteht nur das Schild, das auch jemand entgegennimmt. Dazu kommen zwei Nebeneffekte, die im Alltag mehr wiegen als die Materialkosten. Erstens verschwindet das Sortieren und Suchen, das bei mehreren hundert Gästen die eigentliche Wartezeit erzeugt. Zweitens sind kurzfristige Änderungen möglich: Eine falsch geschriebene Firma wird korrigiert und neu gedruckt, statt handschriftlich überschrieben zu werden.

Smartphone, Tablet oder Scanner

Für das Scannen selbst genügt in den meisten Fällen die Kamera eines Smartphones oder Tablets. Der Vorteil ist, dass die Geräte ohnehin vorhanden sind und sich die Zahl der Stationen kurzfristig erhöhen lässt. Der Nachteil zeigt sich bei Sonnenlicht am Eingang und bei zerknitterten Ausdrucken, wo die Kamera länger braucht.

Ein dedizierter Handscanner ist schneller und unempfindlicher, kostet aber Anschaffung und Einarbeitung. Sinnvoll ist er dort, wo dauerhaft hoher Durchsatz herrscht, also an der Hauptschleuse einer größeren Veranstaltung. Für Nebeneingänge und für Veranstaltungen unter einigen hundert Gästen ist das Tablet die wirtschaftlichere Wahl.

Was in beiden Fällen zählt: Das Gerät muss den Status mit den anderen Stationen teilen, sonst lässt sich ein kopiertes Ticket an zwei Eingängen einlösen.

Wie viele Check-in-Stationen ein Event braucht

Diese Frage wird meist geschätzt, dabei lässt sie sich rechnen. Die folgende Rechnung beruht auf Annahmen, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen sollten; offengelegt sind sie, damit das möglich ist.

Angenommen, ein Vorgang aus Scannen, Drucken und Übergeben dauert 20 Sekunden. Eine Station schafft damit 180 Gäste pro Stunde. Bei 600 erwarteten Gästen und einem Ankunftsfenster von einer Stunde ergeben sich rechnerisch 3,3 Stationen, also vier.

Diese Rechnung unterschätzt den Bedarf allerdings, weil Ankünfte nicht gleichmäßig verteilt sind. Bei Veranstaltungen mit festem Beginn kommt ein erheblicher Teil der Gäste in den letzten zwanzig Minuten davor. Wer die Rechnung auf das Ankunftsfenster stützt, plant für den Durchschnitt und baut die Schlange in der Spitze. Sinnvoller ist, die Spitze zu schätzen und die Stationen danach auszulegen.

Eine Station mehr als berechnet ist fast immer die günstigere Entscheidung, weil ein Tablet wenig kostet und eine Warteschlange am Eingang den ersten Eindruck der gesamten Veranstaltung prägt.

Was den Druck auslöst und was auf das Schild gehört

Der Druck sollte aus dem Check-in heraus ausgelöst werden und nicht als getrennter Schritt. Sobald der Scan gültig ist, geht das Etikett an den Drucker. Alles andere führt dazu, dass jemand am Einlass zwischen zwei Anwendungen wechselt, und genau dort entstehen die Fehler.

Auf das Schild gehören Vorname, Nachname und Organisation, mehr nicht. Der Name muss aus zwei Metern lesbar sein, was in der Praxis bedeutet: Vorname groß, Nachname kleiner, Organisation als dritte Zeile. Eine Funktionsbezeichnung ist selten nötig und kostet Schriftgröße.

Was nicht daraufgehört, ist ebenso wichtig. Studiengang, Semester oder Bewerberstatus machen aus einem Namensschild eine Bewerbungsunterlage, die jeder im Raum mitlesen kann. Solche Angaben gehören ins System, nicht ans Revers. Ein QR-Code auf dem Schild ist dagegen nützlich, wenn Aussteller Kontakte scannen sollen, siehe Leadscanning.

Warum der Drucker austauschbar sein sollte

Bei der Auswahl der Software wird oft übersehen, dass viele Anbieter den Druck an ein bestimmtes Gerät binden. Das ist bequem, solange es passt, und teuer, sobald es nicht passt. Wer bereits Drucker im Haus hat oder für eine Veranstaltung welche mietet, will sie benutzen können.

Der saubere Weg führt über einen Druckdienst, der zwischen Anwendung und Gerät vermittelt. FairUp nutzt dafür PrintNode, das genau diese Aufgabe erfüllt und sich als Bindeglied zwischen Webanwendung und beliebigen Druckern versteht. Praktisch heißt das: Jeder Drucker und jeder Etikettendrucker, den Sie anschließen können, lässt sich ansteuern. Das Layout entsteht in einem eigenen Editor, der die verschiedenen Etikettenformate abdeckt, sodass ein Formatwechsel keine neue Vorlage vom Anbieter verlangt.

Für Netzwerkveranstaltungen empfiehlt FairUp den Brother QL-810W mit den vorgestanzten Einzeletiketten DK-11234 im Format 60 mal 86 Millimeter. Das ist eine Erfahrungsempfehlung aus der Praxis und keine Voraussetzung: Anschaffung und Rollen liegen preislich niedrig, und das Format ist groß genug für zwei Namenszeilen und die Organisation. Wer andere Geräte einsetzt, verliert dadurch nichts.

Netzausfall, doppelte Scans und spontane Gäste

Drei Störungen treten regelmäßig auf, und für alle drei sollte der Ablauf vorher feststehen.

Das Netz ist in Hallen und Altbauten unzuverlässig, und zwar ausgerechnet dort, wo sich morgens alle gleichzeitig drängen. Eine Lösung, die für jeden Scan eine Serverantwort braucht, steht dann still. Brauchbare Systeme halten die Gästeliste lokal auf dem Gerät und gleichen später ab. Fragen Sie diesen Punkt vor der Buchung ausdrücklich ab, er steht selten im Prospekt.

Der doppelte Scan entsteht, weil ein QR-Code beliebig kopierbar ist. Die Kontrolle liegt deshalb nicht am Code, sondern am Status: Jede Kennung darf genau einmal eingelöst werden, und dieser Status muss zwischen allen Geräten geteilt sein. Genau hier liegt die Schwachstelle des reinen Offlinebetriebs, weshalb kritische Eingänge besser online arbeiten und den Offlinemodus nur als Rückfallebene nutzen.

Der spontane Gast ist der häufigste Fall von allen. Es braucht einen zweiten Weg über die Namenssuche und die Möglichkeit, vor Ort anzulegen. Beides sollte eingeplant sein und nicht improvisiert werden, denn improvisiert bedeutet: eine Person am Eingang tippt, während sich die Schlange verlängert.

Barrierefreiheit am Einlass

Ein Einlass, der ausschließlich über den Bildschirm eines Mobiltelefons funktioniert, schließt Menschen aus, die keines besitzen, deren Gerät zu alt ist oder deren Akku unterwegs leer wurde. Bei Veranstaltungen öffentlicher Träger ist das keine Randfrage, sondern Teil der Barrierefreiheit.

Zwei Vorkehrungen genügen. Der Code muss sich ausdrucken lassen, und am Einlass muss jemand über die Namensliste nachschlagen können. Dazu kommt der Zugang selbst: Eine Station in Stehhöhe ist für Rollstuhlfahrende unbrauchbar, also braucht es mindestens einen Platz auf niedrigerer Höhe.

Datenschutz beim Anwesenheitsprotokoll

Mit jedem Scan entsteht ein neuer Datensatz: wer wann an welchem Eingang da war. Das ist ein Anwesenheitsprotokoll und damit personenbezogen. Es unterliegt denselben Anforderungen an technische und organisatorische Maßnahmen wie die Anmeldedaten selbst, nachzulesen in Artikel 32 DSGVO.

Praktisch bedeutet das dreierlei: verschlüsselte Übertragung, Zugriff nur für den Einlassdienst statt für das ganze Team, und eine festgelegte Löschung nach der Auswertung. Der häufigste Fehler ist der Export: Eine heruntergeladene Anwesenheitsliste liegt danach auf einem Laptop, für den keine dieser Maßnahmen mehr gilt. Den Rahmen dazu beschreibt der Leitfaden zum Ticketing in Deutschland. Dieser Abschnitt gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Generalprobe und Veranstaltungstag

Der Einlass ist der Teil der Veranstaltung, der sich am besten proben lässt, und der am seltensten geprobt wird. Eine halbe Stunde am Vortag reicht aus, wenn sie die richtigen Dinge abdeckt.

• Ein echtes Ticket scannen, vom Code bis zum fertig gedruckten Schild.
• Denselben Code ein zweites Mal scannen und prüfen, ob er abgewiesen wird.
• Das WLAN am Gerät ausschalten und einen Scan im Offlinebetrieb durchführen.
• Einen Gast über die Namenssuche einchecken, ohne Code.
• Einen spontanen Gast vor Ort anlegen.
• Etikettenrolle wechseln und dabei die Zeit messen.
• Prüfen, ob das Schild aus zwei Metern lesbar ist.

Dazu gehört Ersatzmaterial: mindestens eine Rolle mehr als gerechnet, ein zweites Ladekabel je Station und eine Mehrfachsteckdose. Die Erfahrung aus Veranstaltungen ist eindeutig darin, dass nicht die Software ausfällt, sondern der Strom, das Netz oder das Material.

Was die Scandaten danach wert sind

Der Check-in erzeugt nebenbei die belastbarste Zahl der gesamten Veranstaltung: wie viele der Angemeldeten tatsächlich erschienen sind. Aus ihr ergibt sich Ihre eigene Nichterscheinerquote, und die ist die Grundlage für jede Kapazitäts- und Cateringplanung der nächsten Ausgabe.

Interessant wird es, wenn Sie zusätzlich den Zeitverlauf auswerten. Wann kamen die Gäste wirklich, und wie weit lag das von Ihrer Annahme entfernt? Diese Kurve verändert die Stationsplanung beim nächsten Mal mehr als jede Faustregel. Wie sich das in den übrigen Kennzahlen einordnet, steht unter Erfolgskontrolle, und wie der Einlass in die Gesamtplanung passt, zeigt der Leitfaden zur Karrieremesse in acht Wochen.

Häufige Fragen

Kann der Check-in ohne Internet funktionieren?

Das hängt vom System ab. Lösungen, die die Gästeliste lokal auf dem Gerät halten, scannen weiter und gleichen später ab. Rein serverbasierte stehen still. Klären Sie das vor der Buchung, nicht am Veranstaltungstag.

Welche Hardware wird benötigt?

Ein Gerät mit Kamera je Station und ein Etikettendrucker. Wichtiger als das Modell ist, dass die Software nicht an ein bestimmtes Gerät gebunden ist. FairUp vermittelt den Druck über PrintNode, sodass sich jeder anschließbare Drucker nutzen lässt; für Netzwerkveranstaltungen empfehlen wir den Brother QL-810W mit Etiketten DK-11234.

Wie schnell wird ein Namensschild gedruckt?

Der Druck selbst ist bei Thermodruckern nicht der Engpass. Länger dauern das Scannen bei schwierigen Lichtverhältnissen und die Übergabe an den Gast. Rechnen Sie deshalb mit dem gesamten Vorgang und nicht mit der Druckzeit.

Können mehrere Geräte gleichzeitig scannen?

Ja, und das ist der Normalfall. Voraussetzung ist, dass der Einlösestatus zwischen den Geräten geteilt wird, sonst lässt sich ein kopiertes Ticket mehrfach verwenden.

Wie werden spontane Gäste registriert?

Über eine Anlage vor Ort im selben System, damit sie in derselben Anwesenheitsliste landen. Ein Zettel neben dem Tablet führt dazu, dass diese Gäste in der Auswertung fehlen.