Nachbefragung

Der Zeitpunkt entscheidet

Die Antwortquote fällt mit jedem Tag Abstand. Sinnvoll ist der Versand innerhalb von 24 bis 48 Stunden, solange die Veranstaltung noch präsent ist. Wer eine Woche wartet, bekommt weniger und ungenauere Antworten.

Bei Ausstellern lohnt sich ein zweiter, späterer Kontakt nach etwa sechs bis acht Wochen, weil sich erst dann zeigt, ob aus den Gesprächen etwas geworden ist. Das ist die Frage, die über die Wiederbuchung entscheidet.

Kurz schlagen lang

Fünf Fragen werden beantwortet, zwanzig nicht. Beschränken Sie sich auf das, woraus tatsächlich eine Entscheidung folgen kann. Eine bewährte Kombination: eine Gesamtbewertung, eine Weiterempfehlungsfrage, eine Frage zum wertvollsten Programmpunkt, eine zum schwächsten und ein Freitextfeld.

Das Freitextfeld ist der Teil, in dem die brauchbaren Hinweise stehen. Skalenwerte sagen, dass etwas nicht funktioniert hat; der Freitext sagt, warum. Wie sich hunderte offene Antworten bündeln lassen, ohne sie einzeln zu lesen, steht unter Freitextauswertung mit KI.

Was Sie fragen sollten und was nicht

Fragen Sie nach Dingen, die Sie ändern können. Die Bewertung der Anfahrt ist interessant, aber wenn der Ort feststeht, folgt daraus nichts. Die Bewertung der Gesprächsqualität dagegen führt direkt zu einer Entscheidung über Format und Matchmaking.

Verzichten Sie auf Fragen, deren Antwort Sie schon kennen. Wer die No-Show-Rate aus dem Check-in hat, muss nicht fragen, ob jemand da war.

Datenschutz bei Umfragen

Eine Nachbefragung ist eine eigene Datenverarbeitung und braucht eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO. Bei einer Zufriedenheitsbefragung im Anschluss an die Teilnahme trägt in der Regel das berechtigte Interesse, wenn Sie darauf hingewiesen haben.

Anonym ist eine Umfrage erst, wenn weder Name noch IP-Adresse gespeichert werden und die Gruppe groß genug ist, dass sich aus den Angaben niemand zurückrechnen lässt. Bei einem Workshop mit acht Personen ist „anonym“ schnell eine Behauptung. Externe Umfragewerkzeuge brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag, auch die kostenlosen.

Der Teil, der meistens fehlt

Die meisten Nachbefragungen enden mit einem Auswertungsdokument, das niemand wieder öffnet. Damit ist der Aufwand verschenkt und die Teilnahmebereitschaft beim nächsten Mal geringer.

Zwei Gewohnheiten ändern das. Erstens: Aus jeder Befragung folgen höchstens drei Maßnahmen, die benannt und terminiert werden. Zweitens: Bei der nächsten Einladung erwähnen, was sich aufgrund der letzten Rückmeldungen geändert hat. Das hebt die Antwortquote spürbar, weil sichtbar wird, dass Antworten Folgen haben. Wie sich das in Kennzahlen übersetzt, steht unter Erfolgskontrolle.

Wann sollte die Befragung raus?

Innerhalb von 24 bis 48 Stunden. Danach fällt die Antwortquote deutlich, und die Erinnerung wird ungenauer.

Wie viele Fragen sind sinnvoll?

Fünf, davon eine im Freitext. Jede weitere Frage kostet Antworten, und der Freitext liefert ohnehin die brauchbarsten Hinweise.

Ist eine Umfrage automatisch anonym?

Nein. Ohne Namen ist sie noch nicht anonym, wenn IP-Adressen gespeichert werden oder die Gruppe so klein ist, dass sich Antworten zuordnen lassen.

Brauche ich einen Vertrag mit dem Umfragetool?

Ja, sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, und das ist bei Teilnehmerbefragungen die Regel. Auch bei kostenlosen Werkzeugen.