Vergabe in Sachsen: Direktkauf bis 500 Euro und freihändige Vergabe bis 25.000

Ein eigener Weg

Während die meisten Länder ihre Grenzen seit 2024 deutlich angehoben haben, ist Sachsen bei seinem bisherigen System geblieben. Das Sächsische Vergabegesetz vom 14. Februar 2013 erklärt für Liefer- und Dienstleistungen die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil A in der Fassung von 2009 für anwendbar, die anderswo längst durch die Unterschwellenvergabeordnung ersetzt wurde. Eine Reform hat die Koalition angekündigt, einen Entwurf gab es nach dem Stand von cosinex im August 2026 aber noch nicht.

Für eine Landesbehörde, eine Stadt oder eine Hochschule in Sachsen heißt das: Der Direktauftrag spielt bei Software praktisch keine Rolle. Der übliche Weg ist die freihändige Vergabe, und die verlangt eigene Sorgfalt.

Was Gesetz und VOL/A regeln

Die Werte für Absageschreiben und Direktkauf fasst die Auftragsberatungsstelle Sachsen in ihrer Übersicht zusammen. Der EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 216.000 Euro netto.

Wer an das Gesetz gebunden ist

Nach Paragraf 2 gilt das Sächsische Vergabegesetz für alle staatlichen und kommunalen Auftraggeber, für sonstige Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts, die Paragraf 55 der Sächsischen Haushaltsordnung beachten müssen, und für Zuwendungsempfänger mit entsprechenden Auflagen. Kommunale Auftraggeber sind Gemeinden, Landkreise, Verwaltungsverbände, Zweckverbände und weitere juristische Personen, für die das Gemeindewirtschaftsrecht gilt. Staatliche Hochschulen fallen über Paragraf 55 der Haushaltsordnung ebenfalls darunter.

Anders als in vielen anderen Ländern gibt es also keine Unterschiede zwischen Land, Kommunen und Hochschulen. Strengere Hausregeln bleiben trotzdem möglich.

Die freihändige Vergabe in der Praxis

Bis 25.000 Euro erlaubt das Gesetz die freihändige Vergabe ohne weiteren Ausnahmegrund. Bei ihr fragt der Auftraggeber Angebote bei ausgewählten Unternehmen an und kann mit ihnen verhandeln. Üblich und für die Nachvollziehbarkeit sinnvoll sind mehrere Angebote, und der Zuschlag geht auf das wirtschaftlichste. Paragraf 5 des Gesetzes verlangt dafür eine Wertung nach einem Prüfschema und schreibt vor, dass der niedrigste Preis allein nicht entscheidet.

Eine Besonderheit betrifft ungewöhnliche Preise. Weicht ein Angebot um mehr als 10 Prozent vom nächsthöheren oder nächstniedrigeren ab, ist die Angemessenheit des Preises zweifelhaft, und der Auftraggeber muss die Gründe aufklären. Bei Software mit sehr unterschiedlichen Preismodellen kommt das häufiger vor, als man denkt. Vergleichen Sie deshalb immer den Wert über dieselbe Laufzeit und denselben Leistungsumfang.

Eventsoftware in Sachsen eingeordnet

Maßgeblich ist der geschätzte Wert über die gesamte Laufzeit ohne Umsatzsteuer, bei unbefristeten Verträgen der 48-fache Monatswert nach Paragraf 3 VgV. Mit den öffentlichen Preisen von FairUp ergibt sich folgende Einordnung.

Die Preise stehen auf fairup.events/preise und verstehen sich netto. Mit einer festen Laufzeit von zwei Jahren bleiben die Pakete Starter bis Career unter 25.000 Euro und damit im Bereich der freihändigen Vergabe.

Was zusätzlich gilt

Ab einem Auftragswert von 50.000 Euro müssen nach Paragraf 8 des Gesetzes nicht berücksichtigte Bieter vor dem Zuschlag informiert werden, verbunden mit einer Wartefrist von zehn Tagen. Ab 30.000 Euro ist nach dem Wettbewerbsregistergesetz eine Abfrage im Wettbewerbsregister vorgeschrieben.

Inhaltlich gelten die Pflichten wie überall. Für Anmeldedaten braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und Serverstandort, Löschfristen und Datenrückgabe gehören in den Vertrag. Den vollständigen Ablauf beschreibt unser Leitfaden für Hochschulen und öffentliche Träger.

Rechner: Ihr Fall im Vergleich der Länder

Der Rechner enthält die Regeln aller 16 Länder. So sehen Sie auch, wie Ihr Vorhaben in einem anderen Bundesland eingeordnet würde, etwa bei einer Kooperation über Landesgrenzen.

Ein Muster für den Vermerk

Der Vermerk ist das Dokument, das bei einer späteren Prüfung zählt. Er muss nicht lang sein, aber er sollte die folgenden Angaben enthalten. Die rechte Spalte nennt die Fundstelle, auf die Sie sich stützen können.

Was Sie den Anbieter vorab fragen sollten

Der Vergleich wird belastbar, wenn alle Anbieter dieselben Fragen beantworten. Fünf Punkte entscheiden bei Eventsoftware für öffentliche Stellen fast immer mit. Erstens der Preis über die geplante Laufzeit als Festpreis, nicht als Ab-Preis, damit Ihre Schätzung stimmt. Zweitens der Auftragsverarbeitungsvertrag mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste der Unterauftragsverarbeiter. Drittens der Serverstandort und die Frage, ob Daten in Drittländer übermittelt werden.

Viertens die Barrierefreiheit der Anmeldestrecke, weil öffentliche Stellen ihre Websites und Anwendungen barrierefrei gestalten müssen. Und fünftens der Ausstieg: in welchem Format und in welcher Frist Sie Ihre Daten am Vertragsende zurückbekommen. Halten Sie die Antworten mit Datum fest, sie gehören in den Vermerk.

Häufige Fragen

Gibt es in Sachsen einen Direktauftrag für Software?

Nur als Direktkauf bis 500 Euro netto nach § 3 Abs. 6 VOL/A. Für Eventsoftware ist der übliche Weg die freihändige Vergabe bis 25.000 Euro.

Warum gilt in Sachsen noch die VOL/A?

Weil § 1 Abs. 2 des Sächsischen Vergabegesetzes die VOL/A von 2009 für anwendbar erklärt und Sachsen die Unterschwellenvergabeordnung bisher nicht eingeführt hat.

Gelten für Kommunen und Hochschulen andere Grenzen?

Nein. Das Gesetz gilt für staatliche und kommunale Auftraggeber und für Körperschaften, die § 55 der Sächsischen Haushaltsordnung beachten müssen, gleichermaßen.

Kommt eine Reform?

Sie ist im Koalitionsvertrag angekündigt. Einen Gesetzentwurf gab es nach unserem Stand bis August 2026 nicht.

Wie sieht es in anderen Ländern aus?

Das zeigt unser Überblick zu Direktauftrag und Wertgrenzen nach Bundesland.

Dieser Beitrag erklärt den Rahmen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand der Rechtsgrundlagen: 12. Oktober 2026.