Beschränkte Ausschreibung
Bei der Beschränkten Ausschreibung fordert der öffentliche Auftraggeber eine begrenzte Zahl von Unternehmen zur Abgabe eines Angebots auf. Anders als bei der Verhandlungsvergabe wird über die Angebote nicht verhandelt.
Weniger Bieter, gleiche Strenge
Die Beschränkte Ausschreibung liegt zwischen der Öffentlichen Ausschreibung und der Verhandlungsvergabe. Der Auftraggeber richtet sich nicht an den gesamten Markt, sondern an ausgewählte Unternehmen. Für das Verfahren selbst gelten aber dieselben strengen Regeln wie bei der Öffentlichen Ausschreibung: feste Vergabeunterlagen, eine Angebotsfrist und keine Verhandlungen über Preise oder Angebotsinhalte. Erlaubt ist nach Paragraf 9 Absatz 2 der Unterschwellenvergabeordnung nur die Aufklärung über Eignung, Ausschlussgründe oder das Angebot.
Mit Teilnahmewettbewerb
Bei der Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb fordert der Auftraggeber zunächst öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Jedes interessierte Unternehmen kann sich bewerben. Nach Prüfung der Eignung fordert er die ausgewählten Unternehmen zur Angebotsabgabe auf und kann ihre Zahl begrenzen. Diese Form steht dem Auftraggeber nach Paragraf 8 Absatz 2 UVgO immer frei, gleichrangig mit der Öffentlichen Ausschreibung.
Ohne Teilnahmewettbewerb
Ohne Teilnahmewettbewerb fordert der Auftraggeber nach Paragraf 11 UVgO direkt mehrere, grundsätzlich mindestens drei Unternehmen auf. Er darf nur geeignete Unternehmen auffordern, bei denen keine Ausschlussgründe vorliegen, und soll zwischen ihnen wechseln. Zulässig ist diese Form nach Paragraf 8 Absatz 3, wenn eine Öffentliche Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis hatte oder ein unverhältnismäßiger Aufwand entstünde. In der Praxis lassen die meisten Länder sie bis zu einer Wertgrenze allgemein zu, etwa Rheinland-Pfalz und Niedersachsen bis 100.000 Euro, Schleswig-Holstein bis 150.000 Euro, Berlin bis 200.000 Euro und viele Länder bis zum EU-Schwellenwert. Die Werte stehen im Überblick Direktauftrag nach Bundesland.
Was das für Eventsoftware heißt
Weil nicht verhandelt werden darf, muss die Leistungsbeschreibung so genau sein, dass die Angebote ohne Rückfragen vergleichbar sind. Bei Software bedeutet das: Zahl der Veranstaltungen und Teilnehmenden, benötigte Module wie Anmeldung, Ticketing oder Check-in, Anforderungen an Datenschutz und Barrierefreiheit, Laufzeit und Datenrückgabe. Die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung gehören vorab in die Unterlagen. Wo sich die Leistung nicht so genau beschreiben lässt, ist die Verhandlungsvergabe oft der bessere Weg, sofern das Land sie zulässt.
Typische Fehler
Häufig wird die Zahl der aufgeforderten Unternehmen zu klein gewählt oder immer derselbe Kreis angefragt. Beides widerspricht dem Gebot, grundsätzlich mindestens drei Unternehmen aufzufordern und zwischen ihnen zu wechseln. Ein zweiter Fehler ist, nach Ablauf der Frist doch noch über den Preis zu sprechen. Das ist bei der Beschränkten Ausschreibung unzulässig. Dieser Eintrag erklärt den Rahmen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zur Verhandlungsvergabe?
Bei der Beschränkten Ausschreibung darf über Angebote und Preise nicht verhandelt werden, nur Aufklärung ist erlaubt. Bei der Verhandlungsvergabe darf über den gesamten Angebotsinhalt verhandelt werden.
Wie viele Unternehmen muss ich auffordern?
Ohne Teilnahmewettbewerb grundsätzlich mindestens drei, nach § 11 Abs. 1 UVgO. Zwischen den aufgeforderten Unternehmen soll gewechselt werden.
Wann ist die Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb zulässig?
Nach § 8 Abs. 3 UVgO bei unwirtschaftlichem Ergebnis einer Öffentlichen Ausschreibung oder unverhältnismäßigem Aufwand. Die meisten Länder lassen sie zusätzlich bis zu einer Wertgrenze allgemein zu.
Darf ich nach Angebotsabgabe über den Preis sprechen?
Nein. Verhandlungen über Änderungen der Angebote oder Preise sind unzulässig, nur Aufklärung über Eignung, Ausschlussgründe oder das Angebot ist erlaubt.
