Verhandlungsvergabe

Ein Verfahren mit Gesprächen

Die Verhandlungsvergabe ist das flexibelste Verfahren der Unterschwellenvergabeordnung. Nach Paragraf 12 fordert der Auftraggeber Unternehmen zur Abgabe eines Angebots oder zur Teilnahme an Verhandlungen auf. Verhandelt werden darf über den gesamten Angebotsinhalt, ausgenommen die Mindestanforderungen und die Zuschlagskriterien, die in der Leistungsbeschreibung festgelegt sind. Damit unterscheidet sie sich von der Öffentlichen und der Beschränkten Ausschreibung, bei denen Verhandlungen über Preise und Angebote unzulässig sind.

Mit oder ohne Teilnahmewettbewerb

Die Verhandlungsvergabe gibt es in zwei Formen. Mit Teilnahmewettbewerb fordert der Auftraggeber zunächst öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf und wählt dann geeignete Unternehmen aus. Ohne Teilnahmewettbewerb fordert er nach Paragraf 12 Absatz 2 direkt mehrere, grundsätzlich mindestens drei Unternehmen auf und soll zwischen ihnen wechseln. Nur in Sonderfällen, etwa wenn die Leistung nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden kann, darf auch nur eines aufgefordert werden.

Wann sie zulässig ist

Paragraf 8 Absatz 4 UVgO nennt eine Reihe von Gründen, etwa konzeptionelle oder innovative Lösungen oder eine Leistung, die sich vorab nicht eindeutig beschreiben lässt. Wichtiger ist in der Praxis Nummer 17: Ein Bundes- oder Landesministerium kann die Verhandlungsvergabe bis zu einer Wertgrenze allgemein zulassen. Davon machen fast alle Länder Gebrauch, mit sehr unterschiedlichen Werten. Rheinland-Pfalz und Niedersachsen erlauben sie bis 100.000 Euro, Schleswig-Holstein ohne Teilnahmewettbewerb bis 150.000 Euro, Berlin bis 200.000 Euro und viele Länder bis zum EU-Schwellenwert. Die geprüften Werte aller Länder stehen im Überblick Direktauftrag nach Bundesland.

Warum sie für Software gut passt

Bei Eventsoftware unterscheiden sich Angebote oft weniger im Preis als im Zuschnitt: welche Module, welche Zahl an Veranstaltungen, welcher Support. Eine Verhandlung erlaubt, diese Punkte mit zwei oder drei Anbietern zu klären, bevor der Zuschlag fällt. Hilfreich ist eine kurze Leistungsbeschreibung mit klaren Mindestanforderungen, etwa zu Datenschutz, Barrierefreiheit und Datenexport, und vorab festgelegten Zuschlagskriterien. Nach Paragraf 12 Absatz 4 kann der Auftraggeber auch ohne Verhandlung zuschlagen, wenn er sich das vorbehalten hat.

Gleichbehandlung in der Verhandlung

Alle Bieter sind gleich zu behandeln. Der Auftraggeber darf Informationen nicht so weitergeben, dass einzelne Bieter begünstigt werden, und muss alle über Änderungen der Leistungsbeschreibung unterrichten. Vertrauliche Informationen eines Bieters darf er nur mit dessen Zustimmung weitergeben. Will er die Verhandlungen abschließen, setzt er allen eine einheitliche Frist für die endgültigen Angebote. Dieser Eintrag erklärt den Rahmen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Wie viele Unternehmen muss ich zur Verhandlungsvergabe auffordern?

Ohne Teilnahmewettbewerb grundsätzlich mindestens drei, nach § 12 Abs. 2 UVgO. Nur in den Fällen des § 8 Abs. 4 Nr. 9 bis 14 UVgO darf auch nur ein Unternehmen aufgefordert werden.

Bis zu welchem Wert ist sie ohne Begründung zulässig?

Das legt jedes Land selbst fest. Die Spanne reicht von 100.000 Euro in Rheinland-Pfalz und Niedersachsen über 150.000 Euro in Schleswig-Holstein und 200.000 Euro in Berlin bis zum EU-Schwellenwert in vielen Ländern. Sachsen wendet noch die VOL/A mit der freihändigen Vergabe bis 25.000 Euro an.

Worüber darf verhandelt werden?

Über den gesamten Angebotsinhalt, nicht aber über die in der Leistungsbeschreibung festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien.

Muss ich überhaupt verhandeln?

Nein. Hat sich der Auftraggeber das vorbehalten, kann er nach § 12 Abs. 4 UVgO auch ohne Verhandlung auf ein Angebot zuschlagen.