Vergabe in Berlin: Direktauftrag bis 75.000 Euro und Sonderweg Digitalisierung
Berlin hat 2026 die Grenzen unterhalb der EU-Schwelle deutlich angehoben. Dieser Beitrag zeigt, was die neuen Ausführungsvorschriften für Senatsverwaltungen, Bezirke und Landeseinrichtungen regeln und wann Digitalisierungsvorhaben bis 180.000 Euro direkt beauftragt werden dürfen.
- Berliner Stellen dürfen Liefer- und Dienstleistungen seit der Änderung der Ausführungsvorschriften zu § 55 LHO im September 2026 bis 75.000 Euro netto direkt beauftragen.
- Für Aufträge im Bereich Digitalisierung und Innovation der Verwaltung liegt die Grenze bei 180.000 Euro, mit Pflicht zur Markterkundung und befristet bis 31. Dezember 2028.
- Verhandlungsvergabe und Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb sind bis 200.000 Euro zulässig.
- Auch beim Direktauftrag sind der formlose Preisvergleich aktenkundig zu machen und Ausnahmen vom Wechselgebot zu begründen.
Berlin hat 2026 zweimal nachgelegt
Im Juli 2026 trat die Novelle des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes in Kraft, im September folgten neue Ausführungsvorschriften zu Paragraf 55 der Landeshaushaltsordnung. Zusammen haben sie die Spielräume unterhalb des EU-Schwellenwerts deutlich erweitert. Für eine Senatsverwaltung, ein Bezirksamt oder eine Landeseinrichtung, die Veranstaltungen mit einer Plattform organisieren will, ändert das viel: Ein Jahresabonnement einer Eventsoftware liegt jetzt in aller Regel im Bereich des Direktauftrags, auch über mehrere Jahre gerechnet.
Bemerkenswert ist eine zweite, höhere Grenze. Sonderwege kennen sonst nur Baden-Württemberg mit seinem Pilotprojekt für Startups und Hamburg mit der Experimentierklausel für GovTecHH, eine eigene Grenze für Digitalisierung haben wir in keinem anderen Land gefunden. Für Vorhaben der Digitalisierung und Innovation erlaubt Berlin Direktaufträge bis 180.000 Euro. Die folgenden Abschnitte zeigen, was die Vorschrift genau sagt und wo ihre Grenzen liegen.
Was die Ausführungsvorschriften regeln
Die Regeln für Liefer- und Dienstleistungen unterhalb des EU-Schwellenwerts stehen in Nummer 3.3 der Ausführungsvorschriften zu § 55 LHO mit Stand September 2026. Grundlage ist die Unterschwellenvergabeordnung, von der Berlin an mehreren Stellen abweicht.
| Regelung | Inhalt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Direktauftrag | bis 75.000 € ohne Umsatzsteuer, abweichend von § 14 UVgO | AV zu § 55 LHO Nr. 3.3.3 |
| Direktauftrag Digitalisierung und Innovation | bis 180.000 € ohne Umsatzsteuer, Markterkundung Pflicht, befristet bis 31.12.2028 | Nr. 3.3.4 |
| Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb | bis 200.000 € ohne Umsatzsteuer | Nr. 3.3.1 |
| Verhandlungsvergabe mit und ohne Teilnahmewettbewerb | bis 200.000 € ohne Umsatzsteuer | Nr. 3.3.2 |
| Freiberufliche Leistungen | Direktauftrag bis 75.000 € | Nr. 3.5.2 |
| Evaluation | Auswirkungen der Wertgrenzen spätestens Anfang 2029 prüfen | Nr. 3.9 |
Der EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 216.000 Euro netto. Zwischen 200.000 Euro und dieser Schwelle bleibt es bei der Öffentlichen Ausschreibung oder der Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb, soweit nicht ein Ausnahmetatbestand der Unterschwellenvergabeordnung greift.
Der Sonderweg für Digitalisierung und Innovation
Nummer 3.3.4 erlaubt Direktaufträge bis 180.000 Euro, wenn der Auftrag im Bereich Digitalisierung und Innovation der Verwaltung liegt. Für den Begriff der Innovation verweist die Vorschrift in einer Fußnote auf Artikel 2 Absatz 1 Nummer 22 der EU-Vergaberichtlinie 2014/24/EU. Dort geht es um die Einführung neuer oder deutlich verbesserter Waren, Dienstleistungen oder Verfahren. Anders als beim allgemeinen Direktauftrag ist hier eine Markterkundung vorgeschrieben, und ihr Ergebnis muss zusammen mit dem formlosen Preisvergleich aktenkundig gemacht werden.
Ob die Digitalisierung von Veranstaltungen darunter fällt, entscheidet die Vergabestelle im Einzelfall. Ein naheliegendes Beispiel wäre der Umstieg von Anmeldelisten in Tabellen und E-Mail-Postfächern auf eine Plattform mit Online-Anmeldung, digitalem Check-in und Auswertung. Ein bloßer Wechsel zwischen zwei gleichartigen Systemen ist dagegen schwerer als Digitalisierungsvorhaben zu begründen.
Bezirke, Landesbetriebe und Hochschulen
Die Berliner Bezirke sind Teil der Landesverwaltung. Ein Bezirksamt, das seine Wirtschaftsförderung, ein Kulturprogramm oder Bürgerveranstaltungen digital organisieren will, arbeitet deshalb mit denselben Ausführungsvorschriften wie eine Senatsverwaltung. Die Mustervordrucke für Angebotsanfrage, Angebotsschreiben und Auftragsschreiben, die der Vergabeservice Berlin am 23. September 2026 veröffentlicht hat, sind für alle diese Stellen gedacht. Ihre Nutzung ist freiwillig.
Bei Hochschulen lohnt der zweite Blick. Viele haben eigene Beschaffungsordnungen mit internen Zuständigkeiten und niedrigeren Grenzen für Fachbereiche. Wer als Career Service oder Gründungszentrum eine Plattform für die Firmenkontaktmesse beschaffen will, klärt deshalb zuerst mit der zentralen Beschaffung, welche Regeln im eigenen Haus gelten.
Eventsoftware in Berlin eingeordnet
Maßgeblich ist der geschätzte Wert über die gesamte Laufzeit ohne Umsatzsteuer, bei unbefristeten Verträgen der 48-fache Monatswert nach Paragraf 3 VgV. Mit den öffentlichen Preisen von FairUp ergibt sich folgende Einordnung.
| Paket | Wert über 24 Monate | Wert über 48 Monate | Einordnung in Berlin (48 Monate, Landesbehörde) |
|---|---|---|---|
| Starter | 2.136 € | 4.272 € | Direktauftrag möglich |
| Pro | 5.976 € | 11.952 € | Direktauftrag möglich |
| Expo | ab 9.800 € | ab 19.600 € | Direktauftrag möglich |
| Career | ab 15.800 € | ab 31.600 € | Direktauftrag möglich |
| Enterprise | ab 60.000 € | ab 120.000 € | Direktauftrag, wenn Digitalisierungsvorhaben |
Die Preise stehen auf fairup.events/preise und verstehen sich netto. Die Einordnung setzt voraus, dass Ihre Einrichtung die Landesgrenze anwendet und keine strengere Hausregel hat. Selbst das Paket Enterprise bliebe über zwei Jahre mit 60.000 Euro im allgemeinen Direktauftrag.
Was auch beim Direktauftrag gilt
Die Ausführungsvorschriften verlangen beim Direktauftrag drei Dinge ausdrücklich. Der Auftraggeber soll zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln, Ausnahmen vom Wechselgebot sind mit Begründung zu dokumentieren, und das Ergebnis des formlosen Preisvergleichs ist aktenkundig zu machen. Zusätzlich ist die statistische Erfassung der Aufträge über die zentrale Vergabestelle oder eine andere geeignete Stelle sicherzustellen. Eine Lieferung oder Leistung darf außerdem nicht aufgeteilt werden, um eine Ausschreibung zu umgehen (Nummer 3.7).
Unabhängig vom Verfahren gelten die inhaltlichen Pflichten. Für Anmeldedaten braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und Serverstandort, Löschfristen und Datenrückgabe gehören in den Vertrag. Wie sich diese Anforderungen formulieren lassen, zeigt der Beitrag zur DSGVO in der Leistungsbeschreibung.
Rechner: Ihr Fall im Vergleich der Länder
Der Rechner enthält die Regeln aller 16 Länder. So sehen Sie auch, wie Ihr Vorhaben in einem anderen Bundesland eingeordnet würde, etwa bei einer Kooperation über Landesgrenzen.
Ein Muster für den Vermerk
Der Vermerk ist das Dokument, das bei einer späteren Prüfung zählt. Er muss nicht lang sein, aber er sollte die folgenden Angaben enthalten. Die rechte Spalte nennt die Fundstelle, auf die Sie sich stützen können.
| Angabe | Inhalt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Gegenstand und Bedarf | Was beschafft wird und wofür, zum Beispiel Anmeldung und Check-in für die Karrieremesse | Haushaltsgrundsätze |
| Geschätzter Wert | Nettowert über die geplante Laufzeit mit Optionen, bei unbefristeten Verträgen 48 Monate | § 3 VgV entsprechend |
| Verfahrensart | Direktauftrag bis 75.000 Euro oder, bei Digitalisierung und Innovation, bis 180.000 Euro | AV zu § 55 LHO Nr. 3.3.3 und 3.3.4 |
| Markterkundung | Bei Nutzung der 180.000-Euro-Grenze Pflicht, Ergebnis aktenkundig | Nr. 3.3.4 |
| Preisvergleich | Ergebnis des formlosen Preisvergleichs mit Datum | Nr. 3.3.3 |
| Wechsel der Unternehmen | Wechsel oder begründete Ausnahme vom Wechselgebot | Nr. 3.3.3 Satz 2 und 3 |
Was Sie den Anbieter vorab fragen sollten
Der Vergleich wird belastbar, wenn alle Anbieter dieselben Fragen beantworten. Fünf Punkte entscheiden bei Eventsoftware für öffentliche Stellen fast immer mit. Erstens der Preis über die geplante Laufzeit als Festpreis, nicht als Ab-Preis, damit Ihre Schätzung stimmt. Zweitens der Auftragsverarbeitungsvertrag mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste der Unterauftragsverarbeiter. Drittens der Serverstandort und die Frage, ob Daten in Drittländer übermittelt werden.
Viertens die Barrierefreiheit der Anmeldestrecke, weil öffentliche Stellen ihre Websites und Anwendungen barrierefrei gestalten müssen. Und fünftens der Ausstieg: in welchem Format und in welcher Frist Sie Ihre Daten am Vertragsende zurückbekommen. Halten Sie die Antworten mit Datum fest, sie gehören in den Vermerk.
Häufige Fragen
Gilt die Grenze von 75.000 Euro auch für Bezirksämter?
Ja. Die Bezirke sind Teil der Berliner Verwaltung und wenden die Ausführungsvorschriften zu § 55 LHO an. Strengere interne Regeln eines Bezirks bleiben möglich.
Wann darf ich bis 180.000 Euro direkt beauftragen?
Wenn der Auftrag im Bereich Digitalisierung und Innovation der Verwaltung liegt und vorher eine Markterkundung durchgeführt und dokumentiert wurde. Die Regel gilt bis 31. Dezember 2028, und ob ein Vorhaben darunter fällt, entscheidet die Vergabestelle.
Muss ich beim Direktauftrag Angebote einholen?
Die Vorschrift verlangt einen formlosen Preisvergleich, dessen Ergebnis aktenkundig zu machen ist. Eine feste Zahl von Angeboten nennt sie nicht. Mehrere Preise mit Datum sind der übliche Weg.
Gibt es Vorlagen für den Direktauftrag?
Ja. Der Vergabeservice Berlin stellt seit September 2026 Mustervordrucke für Angebotsanfrage, Angebotsschreiben und Auftragsschreiben bereit. Ihre Nutzung ist freiwillig.
Wie sieht es in anderen Ländern aus?
Das zeigt unser Überblick zu Direktauftrag und Wertgrenzen nach Bundesland.
Dieser Beitrag erklärt den Rahmen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand der Rechtsgrundlagen: 12. Oktober 2026.