Zuschlagskriterien

Wirtschaftlich ist nicht dasselbe wie billig

Paragraf 127 GWB stellt auf das beste Preis-Leistungs-Verhältnis ab und lässt neben dem Preis ausdrücklich qualitative, soziale und umweltbezogene Aspekte zu. Trotzdem entscheiden viele Unterschwellenverfahren allein über den Preis, weil das einfacher zu begründen scheint. Bei Software rächt sich das regelmäßig: Das günstigste Angebot ist häufig das, dessen Einführung intern die meiste Arbeitszeit kostet, und diese Zeit taucht in keinem Angebotspreis auf.

Die Matrix vor der Bekanntmachung festlegen

Kriterien, Unterkriterien und ihre Gewichtung müssen mit den Vergabeunterlagen bekannt gegeben werden. Paragraf 58 VgV regelt die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots und verlangt eine nachvollziehbare Gewichtung. Für Eventsoftware hat sich eine Aufteilung bewährt, die den Preis mit 40 bis 50 Prozent ansetzt und den Rest auf Funktionsumfang, Datenschutz und Sicherheit, Barrierefreiheit sowie Betreuung und Einführung verteilt. Entscheidend ist weniger die genaue Zahl als die Frage, ob die Verteilung den tatsächlichen Bedarf abbildet.

Punkte brauchen eine beschriebene Skala

Der häufigste Angriffspunkt ist eine Skala ohne Maßstab. Wenn im Kriterium Benutzerführung null bis fünf Punkte vergeben werden, ohne dass irgendwo steht, wofür es drei und wofür fünf gibt, ist die Wertung nicht nachvollziehbar. Beschreiben Sie deshalb je Punktstufe, was sie bedeutet, und formulieren Sie die Stufen so, dass zwei verschiedene Personen zum selben Ergebnis kommen. Prüfbare Aussagen wie eine Anmeldung ohne Benutzerkonto in höchstens drei Schritten sind belastbarer als jede Adjektivsammlung.

Preis und Qualität zusammenführen

Für die Umrechnung des Preises in Punkte ist die einfache lineare Methode gebräuchlich, bei der das günstigste Angebot die volle Punktzahl erhält und die übrigen anteilig darunter liegen. Rechnen Sie vorher an zwei erfundenen Angeboten durch, was Ihre Formel tatsächlich bewirkt. Es kommt vor, dass eine Gewichtung auf dem Papier ausgewogen wirkt, in der Rechnung aber jeden Qualitätsunterschied durch wenige hundert Euro Preisdifferenz aufwiegt. Dann entscheidet faktisch doch der Preis allein.

Was nicht bewertet werden darf

Merkmale des Unternehmens gehören zu den Eignungskriterien und nicht in die Angebotswertung. Ebenso wenig darf ein Kriterium so zugeschnitten sein, dass es nur ein bestimmtes Produkt erfüllt; das wäre eine verdeckte Produktvorgabe und würde die Leistungsbeschreibung aushebeln. Zulässig ist dagegen, den Aufwand für die Einführung und die laufende Betreuung zu bewerten, denn er betrifft die angebotene Leistung.

Testzugang statt Vortrag

Bei Software sagt eine Präsentation weniger aus als ein Testzugang mit einer vorgegebenen Aufgabe. Lassen Sie in einer Testumgebung eine Veranstaltung anlegen, ein Anmeldeformular bauen und einen Check-in durchspielen. Halten Sie die Aufgabe für alle Bieter identisch und bewerten Sie anhand derselben Punktstufen. Das ist aufwendiger als ein Termin mit Folien, führt aber zu einer Entscheidung, die sich auch ein halbes Jahr später noch begründen lässt.

Muss der Preis das wichtigste Kriterium sein?

Nein. Maßstab ist das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Der Preis kann auch mit 40 Prozent gewichtet werden, solange die Gewichtung vorher bekannt gegeben und sachlich begründet ist.

Wie gewichte ich Qualität nachvollziehbar?

Über Unterkriterien mit beschriebenen Punktstufen. Zu jeder Stufe gehört ein Satz, der sagt, welche Eigenschaft sie verlangt. Ohne diese Beschreibung ist die Wertung angreifbar.

Darf ich eine Produktvorführung bewerten?

Ja, wenn alle Bieter dieselbe Aufgabe erhalten und dieselben Punktstufen gelten. Ein Testzugang mit einer festen Aufgabe ist dabei aussagekräftiger als eine freie Präsentation.

Kann ich die Gewichtung nach Angebotseingang ändern?

Nein. Kriterien und Gewichtung stehen mit den Vergabeunterlagen fest. Eine Änderung danach macht das Verfahren fehlerhaft.