Eventmanagement-Software für Universitäten: Anforderungen, Auswahl und Anbietertypen
Universitäten veranstalten mehr als die meisten öffentlichen Einrichtungen: Karrieremessen, Erstsemesterbegrüßungen, Fachtagungen, Absolventenfeiern und Firmenkontaktmessen. Die Anforderungen an die Software unterscheiden sich dabei deutlich von denen eines Unternehmens, vor allem bei Datenschutz, Vergabe und Barrierefreiheit. Dieser Leitfaden ordnet die Auswahl, korrigiert zwei verbreitete Irrtümer und zeigt, wie ein Testlauf vor der Beschaffung aussieht.
- Die DSGVO schreibt keine Server in Deutschland vor, sie unterscheidet zwischen EWR und Drittländern. Viele Datenschutzbeauftragte verlangen den deutschen Standort trotzdem.
- Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz richtet sich nicht an Hochschulen. Die Pflicht zur barrierefreien Anmeldestrecke folgt aus BGG mit BITV 2.0 oder dem Landesrecht.
- Für die Vergabeakte braucht es ein prüffähiges Angebot und eine Schätzung über die ganze Laufzeit, ein Ab-Preis reicht nicht.
- Zahlen Unternehmen für ihren Stand, muss die Software auch Standbuchung und Rechnungen abdecken.
- Ein echter Workshop mit dreißig Plätzen ist der bessere Test als jede Präsentation.
Warum Universitäten andere Software brauchen als Unternehmen
Eine Universität ist keine Firma mit Eventabteilung. Veranstaltungen entstehen dezentral, in Fakultäten, im Career Service, im International Office und in Fachschaften, und sie werden von Menschen organisiert, deren Hauptaufgabe eine andere ist. Gleichzeitig gelten strengere Regeln als in der Privatwirtschaft: öffentliches Vergaberecht, Landesdatenschutzrecht, Barrierefreiheitspflichten für öffentliche Stellen und Haushaltsjahre, die nicht zum Vertragsjahr eines Softwareanbieters passen.
Wer Eventmanagement-Software für eine Universität auswählt, entscheidet deshalb nicht nur über Funktionen, sondern über Rechtssicherheit und Beschaffungsfähigkeit. Die Auswahl gelingt, wenn man zuerst die eigenen Formate sortiert, dann die fünf Anforderungen prüft, die an Hochschulen wirklich zählen, und erst danach Anbieter vergleicht.
Welche Veranstaltungen an Universitäten Software brauchen
Die Bandbreite ist der eigentliche Knackpunkt. Die folgende Übersicht zeigt, was die typischen Formate von einer Software verlangen.
| Format | Typische Merkmale | Was die Software können muss |
|---|---|---|
| Karriere- und Firmenkontaktmesse | Unternehmen buchen und bezahlen Stände | Ausstellerverwaltung, Standbuchung, Rechnungen, Stellenangebote |
| Fachtagung und Kongress | Teilnahmegebühren, mehrere Programmpunkte | Ticketing, Programmpunkte mit eigener Anmeldung |
| Erstsemesterbegrüßung | Große Zahl, kostenlose Anmeldung | Kapazitätsgrenzen, Warteliste, schneller Check-in |
| Absolventenfeier | Gastkontingente, feste Plätze | Begleitpersonen, Tickets, Einlasskontrolle |
| Workshop und Weiterbildung | Wiederkehrend, wenige Plätze | Vorlagen, Erinnerungen, Teilnahmenachweis |
Ein Werkzeug, das nur Anmeldungen verwaltet, deckt die Karrieremesse nicht ab. Ein Werkzeug, das nur Messen kann, ist für die Erstsemesterbegrüßung überdimensioniert. Viele Hochschulen arbeiten deshalb mit zwei oder drei Systemen nebeneinander, und die Daten wandern per Tabelle zwischen ihnen hin und her.
Die fünf Anforderungen, die an Universitäten wirklich zählen
1. Datenverarbeitung im EWR und Auftragsverarbeitung
Personenbezogene Daten von Studierenden sollten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO ist Pflicht. Ein verbreiteter Irrtum lautet, die DSGVO schreibe Server in Deutschland vor. Das tut sie nicht; sie unterscheidet zwischen EWR und Drittländern. Viele Datenschutzbeauftragte von Hochschulen verlangen trotzdem einen deutschen Standort, und das ist eine legitime Vorgabe der Einrichtung. Fragen Sie außerdem nach Sicherungskopien, Mailversand und Unterauftragsverarbeitern, denn ein Standortversprechen für den Hauptserver sagt über diese Datenflüsse nichts. Die Details stehen unter Serverstandort.
2. Beschaffungsfähigkeit
Ein Ab-Preis auf einer Website reicht für die Vergabeakte nicht. Universitäten brauchen ein prüffähiges Angebot, das zum Haushaltsjahr passt, und eine Schätzung des Auftragswerts über die gesamte Laufzeit. Anbieter, die Preise grundsätzlich nur auf Anfrage nennen, verlängern diesen Schritt spürbar, weil schon die Wahl der Verfahrensart von einer belastbaren Schätzung abhängt. Wie niedrig die Schwelle für einen Direktauftrag liegt, regelt jedes Land selbst.
3. Barrierefreiheit
Hier kursiert der zweite Irrtum. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz richtet sich an Anbieter bestimmter Produkte und Dienstleistungen für Verbraucher, nicht an Hochschulen als öffentliche Stellen. Für die Websites und mobilen Anwendungen öffentlicher Stellen des Bundes gilt § 12a BGG mit der BITV 2.0, für Hochschulen der Länder das jeweilige Landesgleichstellungsrecht. Die Pflichten treffen die Hochschule, und sie reichen über den Einkauf in die Software hinein, mit der Studierende sich anmelden.
Praktisch heißt das: Anmeldestrecken müssen mit Screenreadern nutzbar sein, ausreichende Kontraste bieten und ohne Maus bedienbar sein. Den prüfbaren Maßstab liefern die Web Content Accessibility Guidelines und die europäische Norm EN 301 549. Lassen Sie sich die Konformität nicht nur zusichern, sondern testen Sie die Anmeldung selbst mit Tastatur und Screenreader. Eine App-Pflicht ist ein eigenes Ausschlusskriterium, weil sie Menschen mit älteren Geräten systematisch aussperrt. Mehr dazu unter Barrierefreiheit bei Events.
4. Bedienbarkeit ohne IT-Abteilung
Die Person, die die Fachtagung organisiert, ist wissenschaftliche Mitarbeiterin und keine Systemadministratorin. Software, die eine Einführungsschulung von zwei Tagen braucht, wird nicht genutzt. Sie wird umgangen, meist mit einer Tabelle. Achten Sie darauf, wie viele Teammitglieder eine Lizenz umfasst und ob mehrere Einrichtungen getrennt arbeiten können, ohne sich gegenseitig die Daten zu zeigen.
5. Ausstellerseite, wenn Unternehmen zahlen
Sobald Unternehmen für einen Stand bezahlen, entsteht ein kaufmännischer Vorgang: Angebot, Buchung, Standzuweisung, Rechnung, Zahlungsverfolgung. Reine Teilnehmerverwaltung deckt das nicht ab, und genau hier landen die meisten Hochschulen wieder in Excel. Wie eine Hochschule ihre Karrieremesse davon ausgehend aufsetzt, beschreibt Digitale Karrieremesse an Hochschulen.
Das Netzwerk gehört der Hochschule
Eine Anforderung taucht in kaum einem Lastenheft auf, obwohl sie langfristig am meisten wiegt. Unternehmenskontakte, gewachsene Beziehungen und Absprachen zu Abschlussarbeiten liegen an vielen Hochschulen in persönlichen Postfächern. Wechselt die zuständige Person, beginnt die Nachfolge bei null. Eine Plattform, auf der Aussteller, Ansprechpersonen und frühere Buchungen gemeinsam geführt werden, sichert dieses Wissen für die Einrichtung.
Prüfen Sie deshalb, ob sich Ausstellerdaten über mehrere Jahre und Veranstaltungen hinweg halten lassen und ob Sie sie jederzeit in einem offenen Format exportieren können. Das zweite ist auch Ihre Versicherung für den Fall, dass Sie den Anbieter später wechseln.
Die vier Anbietertypen im Überblick
Internationale Enterprise-Suiten
Großer Funktionsumfang, Campus-Module, viele Referenzen. Preise werden meist nicht veröffentlicht, der Einstieg läuft über Vertriebstermine, und die Budgetklasse liegt häufig oberhalb dessen, was ein Career Service zur Verfügung hat. Wo verarbeitet wird, ist im Einzelfall zu prüfen.
Reine Anmelde- und Ticketing-Tools
Günstig, schnell startklar, oft mit kostenlosem Einstieg. Sie decken Anmeldung, Ticketverkauf und Check-in ab, aber keine Standvergabe und keine Ausstellerabrechnung. Geeignet für Vortragsreihen und Feiern, nicht für Messen.
Matchmaking-Plattformen
Spezialisiert auf die Begegnung zwischen Studierenden und Unternehmen. Stark im Kern, decken sie die Veranstalterorganisation in der Regel nicht ab. Sinnvoll bei rein digitalen Recruiting-Formaten ohne Standflächen. Was Matchmaking leisten kann und wo seine Grenzen liegen, steht im Lexikon.
Messeveranstalter-Fachsoftware
Hochspezialisiert auf Hallenplanung und Ausstellerabwicklung, meist für professionelle Messegesellschaften gebaut. Für eine Universität mit zwei Messen im Jahr häufig zu schwergewichtig und oft ebenfalls ohne öffentliche Preise.
So sieht ein Testlauf vor der Beschaffung aus
Die beste Entscheidungsgrundlage ist keine Präsentation, sondern eine echte Veranstaltung im Kleinen. Nehmen Sie ein Format, das ohnehin ansteht, etwa einen Workshop mit dreißig Plätzen, und spielen Sie es komplett durch: Eventseite anlegen, Anmeldung mit Einwilligungstexten, Bestätigungsmail, Erinnerung, Check-in am Eingang und Export der Teilnehmerliste danach.
Dabei beantworten sich die meisten Fragen von selbst. Wie lange braucht eine neue Kollegin für die erste Veranstaltung? Lässt sich die Anmeldung mit der Tastatur bedienen? Wie sieht die Bestätigungsmail auf dem Smartphone aus? Kommen die Daten in einem Format heraus, mit dem Ihre Verwaltung arbeiten kann? Halten Sie die Antworten fest, denn sie gehören später als Begründung in den Vergabevermerk.
Holen Sie zwei Stellen früh in den Testlauf: die Datenschutzbeauftragung, die den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Liste der Unterauftragsverarbeiter ohnehin prüfen muss, und die Beauftragung für Studierende mit Behinderung, sofern Ihre Hochschule eine solche Stelle hat. Beide Prüfungen dauern erfahrungsgemäß länger als der fachliche Test. Wer sie parallel startet statt hintereinander, gewinnt oft mehrere Wochen, und beide Stellen tragen eine Entscheidung, an der sie beteiligt waren, später deutlich leichter mit als eine, die ihnen fertig vorgelegt wird.
Kosten realistisch rechnen
Der Lizenzpreis ist nur ein Teil. Bei Formaten mit Verkauf kommen Transaktionsgebühren hinzu, und die Vertragslaufzeit bestimmt den Auftragswert. Die folgende Rechnung ist ein Beispiel mit angenommenen Zahlen: eine Karrieremesse mit 60 zahlenden Unternehmen zu je 500 Euro Standgebühr, also 30.000 Euro Umsatz über die Plattform, und ein Vertrag über vier Jahre.
| Posten | Grundlage | Betrag pro Jahr |
|---|---|---|
| Lizenz FairUp Career | Listenpreis ab 7.900 € netto | 7.900 € |
| Plattformgebühr | 0,9 % auf 30.000 € (Annahme) | 270 € |
| Zahlungsdienst Stripe | in der Regel 2,9 % + 0,25 € je Zahlung, 60 Zahlungen (Annahme) | 885 € |
| Auftragswert über vier Jahre | nur Lizenz, netto | 31.600 € |
Der geschätzte Auftragswert liegt damit weit unter dem EU-Schwellenwert, aber je nach Land über der Grenze für einen Direktauftrag. Ob ein Vergleich mehrerer Angebote oder ein förmliches Verfahren nötig ist, hängt vom Landesrecht und von den internen Vorgaben Ihrer Hochschule ab; die Verfahrensarten erklärt der Eintrag Vergabeverfahren.
Wo FairUp einzuordnen ist
FairUp deckt beide Seiten in einem System ab: Teilnehmermanagement mit Anmeldung, Ticketing und Check-in sowie Ausstellermanagement mit Anmeldung, Freigabe, Rechnungsstellung, Standbuchung, Hallenplanung und Ausstellerportal. Die Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet, ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört dazu.
Das Career-Paket ist für Hochschulen gebaut und ergänzt die Messefunktionen um Jobboard, Talentpool, digitale Firmenprofile mit CV-Upload, Matchmaking zwischen Studierenden und Unternehmen sowie ein einbettbares Jobportal. Es beginnt laut Preisseite bei 7.900 Euro im Jahr, enthält unbegrenzt viele Veranstaltungen und Teilnehmende ohne Pro-Kopf-Gebühren und bis zu 100 Aussteller pro Jahr; auf Verkäufe über die Plattform fallen 0,9 Prozent Plattformgebühr an. Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos und ohne Kreditkarte nutzbar, mit bis zu fünf aktiven Veranstaltungen und je 150 Teilnehmenden. Das genügt für den Testlauf aus dem vorigen Abschnitt. Auf Wunsch erstellen wir statt eines Ab-Preises ein prüffähiges Festpreisangebot für Ihre Vergabeunterlagen.
Häufige Fragen
Welche Eventmanagement-Software eignet sich für Karrieremessen an Universitäten?
Entscheidend ist, ob Unternehmen für ihre Teilnahme bezahlen. Ist das der Fall, braucht die Software Ausstellermanagement, Standbuchung und Rechnungsstellung, sonst entsteht Doppelarbeit. Reine Anmeldetools und Matchmaking-Plattformen decken diesen Teil nicht ab.
Muss die Software auf deutschen Servern laufen?
Die DSGVO verlangt das nicht, sie unterscheidet zwischen EWR und Drittländern. Viele Datenschutzbeauftragte von Hochschulen setzen trotzdem einen deutschen Standort voraus. Klären Sie die Vorgabe Ihrer Einrichtung vor der Ausschreibung und fragen Sie auch nach Backups, Mailversand und Unterauftragsverarbeitern.
Gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz für Hochschulen?
Nicht als Adressat. Das BFSG richtet sich an private Anbieter bestimmter Produkte und Dienstleistungen für Verbraucher. Hochschulen der Länder unterliegen dem Landesgleichstellungsrecht, Stellen des Bundes dem BGG mit der BITV 2.0. Die Pflicht zur barrierefreien Anmeldestrecke besteht also trotzdem, nur aus einem anderen Gesetz.
Wie läuft die Beschaffung ab?
Unterhalb der Direktauftragsgrenze Ihres Landes genügt in der Regel ein dokumentierter Preisvergleich. Darüber sind Vergleichsangebote oder eine förmliche Vergabe nötig. Den vollständigen Ablauf von der Bedarfsermittlung bis zum Zuschlag beschreibt der Leitfaden Eventsoftware beschaffen.
Lässt sich Software erst testen?
Bei FairUp ja. Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos und ohne Kreditkarte nutzbar. Damit lässt sich eine echte Veranstaltung von der Anmeldung bis zum Check-in durchspielen, bevor Budget gebunden wird. Für die Messepakete zeigen wir die Plattform in einer Demo an Ihrem eigenen Format.
Fazit
Die wichtigste Frage bei der Auswahl ist nicht, welche Software die meisten Funktionen hat, sondern ob sie beide Hälften Ihrer größten Veranstaltung abdeckt, die Teilnehmer- und die Ausstellerseite. Dazu kommen drei Prüfungen, die an Hochschulen nicht verhandelbar sind: Datenverarbeitung nach den Vorgaben Ihrer Datenschutzbeauftragung, eine Anmeldestrecke, die Ihre Barrierefreiheitspflichten erfüllt, und ein Preis, den Ihre Vergabestelle schätzen kann. Alles andere lässt sich lösen; eine fehlende Ausstellerabrechnung landet zuverlässig wieder in einer Tabelle.
