Digitale Karrieremesse an Hochschulen: Leitfaden für Hochschulverantwortliche

Was eine Hochschul-Karrieremesse besonders macht

Eine Karrieremesse an einer Hochschule unterscheidet sich von einer kommerziellen Recruiting-Messe in drei Punkten. Veranstalter ist meist der Career Service, also eine Einrichtung einer öffentlichen Hochschule. Die Besucher sind die eigenen Studierenden und Absolventinnen, erwachsen, aber oft ohne klare Vorstellung vom Arbeitsmarkt. Und die Aussteller zahlen, sodass die Messe einen Teil der Arbeit des Career Service finanziert.

Daraus ergeben sich Aufgaben, die eine kommerzielle Messe nicht hat. Die Hochschule muss ihre Rolle als öffentliche Stelle mitdenken, beim Datenschutz ebenso wie bei Beschaffung und Steuer. Sie hat eine Verantwortung gegenüber den Studierenden, die über den Messetag hinausgeht. Und sie will Arbeitgeber langfristig binden, weil die Messe jedes Jahr wiederkommt. Wie sich eine solche Messe in einem Firmenkontaktformat organisiert, beschreibt der Eintrag zur Firmenkontaktmesse.

Präsenz, digital oder beides

Die ehrliche Antwort auf die Formatfrage lautet: Das Gespräch am Stand lässt sich schwer ersetzen. Studierende, die ein Unternehmen persönlich erleben, bekommen einen anderen Eindruck als über ein Profil, und Arbeitgeber schätzen die spontanen Begegnungen. Rein digitale Karrieremessen haben deshalb ihren Platz vor allem dort, wo Anreise ein echtes Hindernis ist, etwa bei verteilten Standorten oder internationalen Studierenden.

Digital gehört dagegen fast alles rund um den Messetag: Anmeldung und Profile der Aussteller, ein Jobboard mit den Stellen, vereinbarte Gesprächstermine, der Check-in und die Auswertung. Wer beides verbinden will, findet die Grundsätze im Beitrag zu hybriden Events.

Die Hochschule als öffentliche Stelle

Paragraf 58 Absatz 1 HRG beschreibt Hochschulen als in der Regel Körperschaften des öffentlichen Rechts und zugleich staatliche Einrichtungen; die Einzelheiten regeln die Landeshochschulgesetze. Das hat Folgen für den Datenschutz. Artikel 6 Absatz 1 DSGVO schließt das berechtigte Interesse für Behörden, die in Erfüllung ihrer Aufgaben handeln, ausdrücklich aus. Die Verarbeitung der Anmeldedaten stützt sich dann auf die Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe, wenn das Landesrecht die Förderung des Übergangs in den Beruf als Aufgabe der Hochschule vorsieht, und im Übrigen auf eine Einwilligung.

Auch die Beschaffung der Messesoftware folgt dem Vergaberecht. Wie das von der Bedarfsbeschreibung bis zum Zuschlag aussieht, beschreibt der Leitfaden zur Beschaffung von Eventsoftware an Hochschulen. Klären Sie Rechtsgrundlage und Beschaffungsweg mit Datenschutzbeauftragter und Vergabestelle, bevor Sie einen Anbieter auswählen.

Standgebühren und Umsatzsteuer ab 2027

Hier liegt ein Punkt, der viele Career Services im Jahr 2027 treffen wird. Paragraf 2b UStG regelt, wann juristische Personen des öffentlichen Rechts als Unternehmer gelten. Sie sind es nicht, soweit sie Tätigkeiten im Rahmen der öffentlichen Gewalt ausüben, wohl aber, wenn eine Behandlung als Nichtunternehmer zu größeren Wettbewerbsverzerrungen führen würde. Nach Absatz 2 liegen solche Verzerrungen insbesondere nicht vor, wenn der Umsatz aus gleichartigen Tätigkeiten im Kalenderjahr voraussichtlich 17.500 Euro nicht übersteigt.

Viele Hochschulen haben bisher von einer Übergangsregel Gebrauch gemacht und das alte Recht weiter angewandt. Nach Paragraf 27 Absatz 22a UStG gilt diese Erklärung nur für Leistungen, die vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden. Für eine Karrieremesse, auf der Unternehmen Stände buchen, die sie ebenso bei einem privaten Messeveranstalter buchen könnten, liegt eine Wettbewerbssituation nahe. Klären Sie deshalb mit der Steuerabteilung Ihrer Hochschule vor der Preisplanung für 2027, ob Standgebühren umsatzsteuerpflichtig werden und wie die Rechnungen aussehen müssen. Diese Einordnung ersetzt keine steuerliche Beratung.

Der Termin im Semester

Studierende sind in der Vorlesungszeit auf dem Campus und in der Prüfungsphase für nichts anderes erreichbar. Ein Termin in der ersten Hälfte der Vorlesungszeit gibt Absolventinnen Zeit, sich vor dem Abschluss zu orientieren, und Studierenden in der Mitte des Studiums Zeit, sich für ein Praktikum im nächsten Semester zu bewerben. Stimmen Sie den Termin mit den Fakultäten ab, damit keine Pflichtveranstaltungen oder Exkursionen kollidieren.

Arbeitgeber planen ihre Messebeteiligungen über Jahresbudgets. Laden Sie deshalb früh ein, und geben Sie den Termin des Folgejahres schon auf der laufenden Messe bekannt. Wie ein Zeitplan für die letzten acht Wochen vor der Messe aussieht, beschreibt der Beitrag Karrieremesse planen in acht Wochen.

Studierende erreichen

Die größte Hürde vieler Hochschulmessen ist nicht die Zahl der Aussteller, sondern die Zahl der Studierenden, die tatsächlich kommen. Wirksamer als allgemeine Rundmails sind Ankündigungen in den Lernplattformen der Studiengänge, Hinweise durch Lehrende in den Lehrveranstaltungen und die Fachschaften als Multiplikatoren. Eine Ankündigung mit konkretem Nutzen, etwa welche Unternehmen Praktikumsplätze in welchen Fächern anbieten, zieht mehr als ein allgemeiner Aufruf zur Anmeldung.

Hilfreich ist außerdem eine kurze Vorbereitung für Studierende: ein Termin zum Lebenslauf-Check im Career Service vor der Messe, Hinweise, wie man ein Gespräch am Stand beginnt, und eine Übersicht der Aussteller nach Fachrichtung. Wer vorbereitet kommt, führt bessere Gespräche, und Arbeitgeber merken das.

Das Jobboard und das AGG

Ein Jobboard verlängert die Messe über den Messetag hinaus: Arbeitgeber stellen Praktika, Abschlussarbeiten und Einstiegsstellen ein, Studierende finden sie auch Wochen später noch. Wer ein solches Board betreibt, sollte Regeln für die Anzeigen festlegen. Paragraf 11 AGG verbietet, einen Arbeitsplatz unter Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot des Paragrafen 7 auszuschreiben. Die Pflicht trifft zunächst den Arbeitgeber, aber eine Hochschule, die auf ihrer Plattform Anzeigen mit Altersgrenzen oder Geschlechtsvorgaben veröffentlicht, schadet ihrem Ruf. Legen Sie in den Teilnahmebedingungen fest, dass Anzeigen dem AGG entsprechen müssen, und prüfen Sie sie stichprobenartig. Mehr dazu steht im Eintrag zur Job-Wall.

Lebensläufe und Talentpool

Viele Karrieremessen bieten Studierenden an, einen Lebenslauf hochzuladen, den Arbeitgeber einsehen können. Das ist nützlich und datenschutzrechtlich anspruchsvoll. Die Weitergabe an Arbeitgeber braucht eine ausdrückliche Einwilligung, die nach Artikel 7 Absatz 3 DSGVO jederzeit widerrufen werden kann, und Studierende sollten sehen können, welche Arbeitgeber Zugriff haben.

Legen Sie außerdem fest, wie lange die Unterlagen bleiben. Ein Talentpool, in dem Lebensläufe über Jahre liegen, obwohl die Studierenden längst im Beruf sind, ist ein Risiko ohne Nutzen. Eine Frist, nach der Profile ohne erneute Bestätigung gelöscht werden, schützt beide Seiten.

Matching, aber mit Kontrolle

Matching schlägt Studierenden Arbeitgeber vor und umgekehrt, etwa anhand von Studienfach, Interessen und angebotenen Stellen. Es hilft vor allem Studierenden, die nicht wissen, welche Unternehmen für sie in Frage kommen. Zwei Punkte sollten dabei klar sein. Erstens: Vorschläge müssen nachvollziehbar und korrigierbar sein. Die Forschung zur Algorithmusaversion von Dietvorst, Simmons und Massey zeigt, dass Menschen algorithmischen Vorschlägen eher folgen, wenn sie diese selbst anpassen können (Management Science 64(3), 2018).

Zweitens: Systeme, die im Bereich Beschäftigung über Personen entscheiden oder sie filtern, stehen unter der KI-Verordnung unter besonderer Beobachtung. Wo die Grenze zwischen Vorschlag und Hochrisiko-Anwendung verläuft, beschreibt der Beitrag zu KI-Matching auf Karrieremessen und dem AI Act.

Arbeitgeber binden: Pakete und Nachbereitung

Arbeitgeber vergleichen Hochschulmessen miteinander, und sie entscheiden nach dem, was sie belegen können. Einfache, klar beschriebene Pakete helfen dabei: ein Grundstand mit Tisch und Eintrag im Ausstellerverzeichnis, ein größerer Stand mit Platz für mehrere Personen, dazu buchbare Zusätze wie ein Vortrag im Rahmenprogramm oder hervorgehobene Stellenanzeigen. Kleine und regionale Unternehmen, die für Studierende oft besonders interessant sind, brauchen einen Einstieg, der ihr Budget nicht überfordert.

Nach der Messe erwarten Arbeitgeber eine kurze Rückmeldung: wie viele Studierende da waren, aus welchen Fachbereichen und welche Gespräche über vereinbarte Termine zustande kamen. Kontaktdaten einzelner Studierender gehören nur dann dazu, wenn diese eingewilligt haben. Ein Bericht innerhalb einer Woche und die frühzeitige Einladung zur nächsten Messe sind die zuverlässigste Grundlage für eine Wiederbuchung.

Erfolg messen, ohne Zielwerte zu erfinden

Für Hochschul-Karrieremessen gibt es keine belastbaren allgemeinen Vergleichswerte, und jede pauschale Zielzahl wäre geraten. Messen Sie deshalb gegen Ihre eigene Vorjahresmesse. Die folgende Übersicht zeigt, welche Kennzahlen sich selbst erheben lassen.

Die stärkste Einzelkennzahl ist die Wiederbuchung. Ein Arbeitgeber, der wiederkommt, sagt damit, dass sich die Messe gelohnt hat. Welche weiteren Kennzahlen es gibt, beschreibt der Beitrag zum ROI bei Events.

Was FairUp abdeckt und wo die Grenzen liegen

Das Paket Career richtet sich laut Preisseite an Hochschulen und Institutionen und kostet ab 7.900 Euro im Jahr. Es enthält alle Leistungen des Messepakets Expo, also Ausstellermanagement mit Anmeldung, Freigabe und Rechnungsstellung, Standbuchung mit Hallenplan, Ausstellerportal, Badge- und Check-in-Software sowie Ticketing, dazu Jobboard, Talentpool und digitale Firmenprofile mit Lebenslauf-Upload, ein einbettbares mehrsprachiges Jobportal und Matchmaking zwischen Studierenden und Unternehmen. Veranstaltungen sind unbegrenzt, je Veranstaltung bis zu 100 Aussteller, die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland.

Die Grenzen gehören dazu. Eine direkte Anbindung an ein CRM oder das Campus-Management-System gehört nicht zum Standard; die Übergabe läuft über Exporte in Excel, CSV oder PDF, eine Direktanbindung ist auf Anfrage möglich. Wer regelmäßig mehr als 100 Aussteller hat, landet im Enterprise-Paket. Und die steuerliche Behandlung der Standgebühren ab 2027 klärt keine Software, sondern Ihre Steuerabteilung.

Häufige Fragen

Werden Standgebühren einer Hochschule ab 2027 umsatzsteuerpflichtig?

Möglicherweise. Nach Paragraf 2b UStG gilt eine Hochschule als Unternehmer, wenn eine Behandlung als Nichtunternehmer den Wettbewerb verzerren würde. Die Übergangsregel nach Paragraf 27 Absatz 22a gilt nur für Leistungen bis Ende 2026. Klären Sie das mit Ihrer Steuerabteilung vor der Preisplanung.

Auf welche Rechtsgrundlage stützt eine Hochschule die Anmeldedaten?

Als öffentliche Stelle nicht auf das berechtigte Interesse, das Artikel 6 Absatz 1 DSGVO für Behörden in Erfüllung ihrer Aufgaben ausschließt. In Betracht kommt die Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe nach Landesrecht, für weitergehende Nutzungen wie die Weitergabe von Lebensläufen eine Einwilligung.

Wie lange dürfen Lebensläufe im Talentpool bleiben?

Nur so lange, wie der Zweck es trägt. Legen Sie eine Frist fest, nach der Profile ohne erneute Bestätigung gelöscht werden, und ermöglichen Sie den Widerruf der Einwilligung jederzeit.

Muss die Hochschule Stellenanzeigen prüfen?

Die Pflicht aus Paragraf 11 AGG trifft zunächst den Arbeitgeber. Eine Hochschule sollte trotzdem in den Teilnahmebedingungen festlegen, dass Anzeigen dem AGG entsprechen, und stichprobenartig prüfen, um ihren Ruf zu schützen.

Wie viele Aussteller braucht eine Hochschul-Karrieremesse?

Eine belastbare allgemeine Zahl gibt es nicht. Wichtiger als die Zahl ist, dass die Fachrichtungen Ihrer Studierenden vertreten sind. Messen Sie gegen die eigene Vorjahresmesse und an der Wiederbuchung der Arbeitgeber.

Wie sich Stellenangebote über den Messetag hinaus einbinden lassen, beschreibt der Beitrag zum Jobboard für Karrieremessen.