5 Tools für eine Messe oder 1 Plattform: Was wirklich besser ist

Wie die Werkzeugkette entsteht

Niemand entscheidet sich bewusst für fünf Werkzeuge. Die Kette wächst, weil jedes Problem in dem Moment gelöst wird, in dem es auftaucht. Zuerst braucht die Messe eine Anmeldung, also entsteht ein Formular. Dann melden sich Aussteller an, und ihre Angaben landen in einer Tabelle, weil das Formular keine Standpakete kennt. Für die Rechnungen kommt das Buchhaltungsprogramm dazu, für kostenpflichtige Besuchertickets ein Ticketshop, und am Veranstaltungstag liegt am Einlass eine ausgedruckte Liste.

Jedes dieser Werkzeuge erfüllt seinen Zweck. Das Problem liegt nicht in einem einzelnen Programm, sondern zwischen ihnen. Keines weiß, was im anderen steht, und deshalb trägt ein Mensch die Daten von einem zum nächsten. Diese Übergaben sind der eigentliche Gegenstand dieses Beitrags, denn sie tauchen in keiner Lizenzrechnung auf. Einen Überblick, welche Plattform welchen Teil abdeckt, gibt der Anbietervergleich nach Einsatzfall.

Die fünf Stellen, an denen Daten von Hand wandern

Wer den eigenen Ablauf einmal aufschreibt, findet bei einer typischen Fachmesse mit Ausstellern fast immer dieselben Übergaben. Die folgende Tabelle ordnet sie nach der Reihenfolge, in der sie im Jahr anfallen.

Auffällig ist, dass die Ausstellerliste in vier von fünf Zeilen vorkommt. Sie ist das heimliche Zentralsystem der Messe, nur ohne Protokoll, ohne Rechtevergabe und ohne Versionsstand. Wer sie pflegt, wird zur Person, ohne die nichts geht.

Was eine Übergabe kostet: rechnen statt schätzen

Pauschale Angaben wie „ein Arbeitstag pro Messe“ helfen nicht weiter, weil sie von der Zahl der Aussteller abhängen. Belastbarer ist eine einfache Formel: Zahl der Übergaben mal Zahl der Datensätze mal Minuten je Datensatz. Die Minuten messen Sie am besten selbst, indem Sie bei der nächsten Ausgabe zehn Datensätze mit der Uhr übertragen.

Ein Beispiel mit angenommenen Werten, nicht mit erhobenen: Eine Messe mit 60 Ausstellern, vier Übergaben je Aussteller und drei Minuten je Übergabe ergibt 720 Minuten, also zwölf Stunden. Bei drei Messen im Jahr sind es 36 Stunden. Rückfragen, Korrekturen und die Suche nach dem Fehler, wenn eine Rechnung nicht stimmt, sind darin noch nicht enthalten. Sie lassen sich schlecht vorab schätzen, und genau deshalb werden sie in fast jeder Kalkulation vergessen.

Die Lizenzen sind der kleinere Posten

Die Werkzeugkette wirkt günstig, und bei den Lizenzen ist sie das oft auch. Eventbrite berechnet laut eigener Preisseite für kostenlose Veranstaltungen keine Gebühren, bei kostenpflichtigen Tickets zahlen standardmäßig die Käufer die Gebühr. Ein Buchhaltungsprogramm wie Lexware Office kostet in der Version mit Angeboten, E-Rechnungen und Mahnungen regulär 12,90 Euro im Monat, also 154,80 Euro im Jahr (Preisseite, Stand 29.09.2026). Formular und Tabelle stecken meist im ohnehin vorhandenen Büropaket.

Ein Punkt wird dabei gern übersehen: Ein Ticketshop verkauft Besuchertickets, keine Standflächen. Die Standmiete läuft in der Werkzeugkette fast immer über eine Rechnung mit Überweisung, also über genau die Übergaben aus der Tabelle oben. Die niedrigen Lizenzkosten gelten damit für den Teil der Messe, der am wenigsten Arbeit macht. Wie sich Pauschal- und Gebührenmodelle im Einzelnen unterscheiden, zeigt der Beitrag zu Pro-Kopf-Gebühren und Pauschalpreisen.

Fünf Werkzeuge sind fünf Verarbeitungen

Beim Datenschutz wirkt die Streuung stärker als bei der Arbeitszeit. Jedes Werkzeug, das personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeiter. Artikel 28 Absatz 1 DSGVO erlaubt nur die Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten, und Absatz 3 verlangt dafür einen Vertrag mit festgelegtem Gegenstand, Zweck, Datenarten und Pflichten. Bei fünf Werkzeugen sind das bis zu fünf Prüfungen und fünf Verträge, also fünf Auftragsverarbeitungsverträge, die jemand gelesen haben muss.

Dazu kommt das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30. Absatz 5 befreit zwar Einrichtungen mit weniger als 250 Beschäftigten, aber nicht, wenn die Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt. Nach unserer Einordnung ist das bei einem Veranstalter, der jedes Jahr Messen durchführt, regelmäßig der Fall, sodass die Ausnahme dort kaum trägt. Artikel 5 Absatz 2 fasst den Maßstab zusammen: Der Verantwortliche muss die Einhaltung der Grundsätze nachweisen können.

Die Auskunft als Stresstest

Wie gut eine Datenhaltung ist, zeigt sich an einem einzigen Vorgang: Eine Person verlangt Auskunft darüber, was über sie gespeichert ist. Artikel 12 Absatz 3 DSGVO setzt dafür eine Frist von einem Monat nach Eingang des Antrags, verlängerbar um zwei weitere Monate, wenn Komplexität und Zahl der Anträge es erfordern. Die Verlängerung muss innerhalb des ersten Monats mitgeteilt und begründet werden.

In der Werkzeugkette heißt das: Formular, Tabelle, Ticketshop, Buchhaltung, Mailpostfach und die ausgedruckte Einlassliste durchsuchen, jeweils mit anderem Zugang und anderer Suchfunktion. Dasselbe gilt für Berichtigung und Löschung. Welche Rechte Betroffene im Einzelnen haben, steht unter Betroffenenrechte, und wie lange welche Daten bleiben dürfen, unter Löschfrist. Ein strukturiertes Prüfraster für die Anbieterauswahl liefern die zwölf Prüfkriterien für DSGVO-konformes Eventmanagement. Dieser Abschnitt ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.

Zwei Rechnungskreise, die niemand zusammenführt

Paragraf 14 Absatz 4 UStG verlangt auf jeder Rechnung eine einmalig vergebene fortlaufende Nummer. In der Werkzeugkette entstehen dabei leicht zwei Stränge: Belege aus dem Ticketshop für Besucher und Rechnungen aus der Buchhaltung für Aussteller. Getrennte Nummernkreise sind zulässig, solange jede Nummer eindeutig bleibt, aber am Ende des Jahres muss jemand beide zusammenführen, um zu sehen, was eine Messe eingebracht hat.

Genau diese Zusammenführung fehlt in den meisten Fällen. Das Gesamtergebnis ist bekannt, der Deckungsbeitrag je Veranstaltung nicht. Welche Angaben eine Rechnung braucht und wie Stornos sauber zu behandeln sind, beschreibt der Eintrag Rechnungsstellung bei Events.

Wann die Werkzeugkette die richtige Wahl ist

Nicht jede Veranstaltung braucht eine Plattform, und es wäre unredlich, das zu behaupten. Eine einmalige Veranstaltung ohne Aussteller, mit kostenloser Anmeldung und überschaubarer Teilnehmerzahl kommt mit Formular und Liste gut aus. Auch für eine erste Messe, deren Fortsetzung noch offen ist, spricht vieles dafür, mit einfachen Mitteln zu beginnen und den Ablauf erst einmal kennenzulernen.

Die Kette kippt an drei Stellen. Die erste ist die Zahl der Aussteller, weil jede Übergabe mit ihr wächst. Die zweite ist die Wiederholung: Wer die Messe jedes Jahr ausrichtet, überträgt dieselben Daten jedes Jahr neu. Die dritte ist der Personalwechsel, denn das Wissen, welche Tabelle wo liegt und was welche Spalte bedeutet, verlässt das Haus mit der Person, die es aufgebaut hat. Wie sich mehrere Messen im Jahr organisieren lassen, beschreibt der Beitrag zum Multi-Messen-Management.

Ab wann sich eine Plattform rechnet

Die ehrliche Rechnung beginnt mit der Differenz der Lizenzen. FairUp Expo kostet laut Preisseite ab 4.900 Euro im Jahr netto, ohne Plattformgebühr; bei Kartenzahlung kommt nur die Gebühr des Zahlungsdienstleisters Stripe hinzu, in der Regel 2,9 Prozent plus 0,25 Euro. Zieht man die 154,80 Euro für das Buchhaltungsprogramm ab, bleibt eine Differenz von rund 4.745 Euro. Bei einem angenommenen Stundensatz von 40 Euro muss die Plattform also rund 119 Stunden im Jahr einsparen, damit sich die Lizenz allein über die Arbeitszeit trägt.

Das Beispiel oben kam auf 36 Stunden. Für drei kleinere Messen reicht die reine Übertragungszeit also nicht, und das sollte man offen sagen. Was die Rechnung verschiebt, sind die Posten, die in der Formel fehlen: Aussteller, die ihre Angaben im Ausstellerportal selbst pflegen, statt sie per Mail zu schicken, eine Standvergabe über den Hallenplan, die keine Doppelbuchung zulässt, Rechnungen, die direkt aus der Buchung entstehen, und eine Datenschutzprüfung, die einmal statt fünfmal anfällt. Setzen Sie Ihre eigenen Werte in die Formel ein. Kommen Sie deutlich unter die Schwelle, ist die Werkzeugkette für Sie im Moment wirtschaftlich die bessere Lösung.

Welches Paket zu welcher Ausgangslage passt

Nicht jede Veranstaltung braucht das Messepaket. Die folgende Übersicht folgt den Angaben der Preisseite, alle Preise netto.

Für eine einzelne Messe statt einer Jahreslizenz gibt es Einzellizenzen auf Anfrage. Das Matchmaking zwischen Teilnehmenden und Unternehmen gehört zum Career-Paket, nicht zu Expo.

Umstellen, ohne eine Ausgabe zu gefährden

Der schlechteste Zeitpunkt für einen Wechsel ist mitten im Zyklus, wenn die ersten Aussteller schon gebucht haben. Der beste liegt direkt nach der Nachbereitung einer Ausgabe, bevor die Einladungen für die nächste hinausgehen. Dann lassen sich Standpakete, Fristen und Textbausteine einmal sauber anlegen, und die Aussteller erleben den neuen Ablauf von Anfang an.

Vergessen Sie dabei die alten Werkzeuge nicht. Die dort gespeicherten Daten verschwinden nicht mit dem Wechsel. Legen Sie fest, was übernommen, was gelöscht und was aus steuerlichen Gründen aufbewahrt wird, und beenden Sie die Verträge mit den Anbietern, die nicht mehr gebraucht werden. Artikel 28 Absatz 3 DSGVO verpflichtet Auftragsverarbeiter, nach dem Ende der Leistung die Daten nach Wahl des Verantwortlichen zu löschen oder zurückzugeben. Diese Wahl muss aber jemand treffen.

Was FairUp abdeckt und wo die Grenzen liegen

Im Paket Expo liegen Ausstellermanagement mit Anmeldung, Freigabe und Rechnungsstellung, Standbuchung mit Hallenplanung, ein Ausstellerportal zur Selbstpflege, Badge- und Check-in-Software sowie Teilnehmermanagement und Ticketing an einer Stelle. Veranstaltungen und Teilnehmende sind unbegrenzt, Pro-Kopf-Gebühren gibt es nicht. Wie Standbuchung und Portal im Ablauf zusammenspielen, zeigt der Beitrag zur Messesoftware für Aussteller.

Zwei Grenzen gehören dazu. Eine direkte Anbindung an ein CRM wie HubSpot oder Salesforce ist nicht Teil des Standards; die Übergabe läuft über Exporte in Excel, CSV oder PDF, eine Direktanbindung ist auf Anfrage möglich. Und die Pakete Expo und Career reichen bis 100 Aussteller je Veranstaltung. Wer regelmäßig darüber liegt, landet im Enterprise-Paket ab 30.000 Euro im Jahr, und das ist eine andere Größenordnung. Prüfen Sie das an Ihrer letzten Ausgabe, bevor Sie rechnen.

Auch für Workshops, Konferenzen und Business Events

Neben der Messe richten die meisten Veranstalter übers Jahr weitere Formate aus, und die sollen nicht wieder in fünf Werkzeugen landen. FairUp ist nicht nur für Messen gebaut. Für Workshops und Seminare lässt sich die Teilnehmerzahl begrenzen, eine Warteliste führen und jede Anmeldung von einer Freigabe abhängig machen. Bei Konferenzen stehen die Programmpunkte als Sessions mit Agenda auf der Eventseite, und die Anwesenheit lässt sich je Session kontrollieren. Für Business Events und Kundenveranstaltungen gibt es ein eigenes Einladungsmanagement, Begleitpersonen mit getrenntem Check-in, Erinnerungen 24 Stunden und eine Stunde vor Beginn sowie eine automatische Umfrage nach dem Event. Namensschilder entstehen bei allen Formaten erst beim Check-in.

Wie das an einer Firmenveranstaltung oder Konferenz aussieht, zeigt die Seite FairUp für Business Events.

Häufige Fragen

Kann ich einzelne Werkzeuge behalten?

Ja. Die Buchhaltung bleibt in der Regel, wo sie ist: Daten lassen sich als Excel, CSV oder PDF exportieren, und die Rechnungen über Stripe sind DATEV-kompatibel. Eine direkte DATEV- oder CRM-Schnittstelle gehört nicht zum Standard.

Lohnt sich eine Plattform für eine einzige Messe?

Über die Arbeitszeit allein meist nicht. Für eine einzelne Messe gibt es Einzellizenzen auf Anfrage, und ohne Aussteller reichen oft Free oder Starter. Rechnen Sie mit der Formel aus diesem Beitrag und Ihren eigenen Werten.

Wie lange dauert die Umstellung?

Ein Team ist nach zwei bis vier Stunden Einarbeitung arbeitsfähig. Den größeren Aufwand macht das einmalige Anlegen von Standpaketen, Fristen und Texten, und das lohnt sich am meisten direkt nach einer abgeschlossenen Ausgabe.

Was passiert mit den Daten in den alten Werkzeugen?

Sie bleiben, bis jemand entscheidet. Legen Sie fest, was übernommen, gelöscht oder aus steuerlichen Gründen aufbewahrt wird, und kündigen Sie die Verträge mit Anbietern, die Sie nicht mehr nutzen. Nach Artikel 28 Absatz 3 DSGVO löscht der Auftragsverarbeiter nach Vertragsende oder gibt die Daten zurück, je nach Wahl des Verantwortlichen.

Wie eine Fachmesse mit Ausstellerverwaltung und Abrechnung von Anfang an in einem System geplant wird, steht unter Fachmessen planen.