Standpersonal

Der teuerste Posten wird am wenigsten geplant

An einem Messestand wird viel Geld in Fläche, Bau und Technik gesteckt. Was am Ende an Gesprächen herauskommt, hängt trotzdem an vier oder fünf Personen, die drei Tage lang ansprechbar sein sollen. Diese Besetzung wird oft erst in der letzten Woche geregelt.

Dabei ist sie planbar. Es geht um Anzahl, Schichten, Rollen und eine kurze Vorbereitung, und alle vier Punkte lassen sich Wochen vorher festlegen.

Wie viele Personen wirklich nötig sind

Eine grobe Orientierung: eine Person pro angefangene 20 Quadratmeter Standfläche, mindestens jedoch zwei, damit niemand allein bleibt. Wer ein Beratungsprodukt zeigt, das längere Gespräche erfordert, braucht mehr; wer nur Material verteilt, weniger.

Rechnen Sie dabei mit einer Aufschlagszahl für Pausen. Eine Besetzung, die keine Ausfälle verträgt, ist am zweiten Tag keine mehr.

Schichten statt Dauerbesetzung

Konzentriertes Ansprechen ist nach etwa vier Stunden erledigt. Zwei Schichten pro Tag mit klarer Übergabe halten die Qualität oben, und eine kurze Überlappung sorgt dafür, dass laufende Gespräche nicht abreißen.

Legen Sie die Schichten schriftlich fest und hängen Sie sie am Stand aus. Ein Plan, den nur die Standleitung kennt, ist am ersten Tag hinfällig.

Rollen unterscheiden sich

Drei Aufgaben werden regelmäßig vermischt, obwohl sie unterschiedliche Menschen brauchen. Das Ansprechen im vorderen Standbereich verlangt Offenheit und Ausdauer. Das Fachgespräch verlangt Produktkenntnis. Die Standleitung hält Technik, Material und Termine zusammen und sollte deshalb nicht dauerhaft in Gesprächen gebunden sein.

Wer die drei Rollen benennt, vermeidet die häufigste Szene auf Messen: vier Personen stehen zusammen und reden miteinander, während Besucher vorbeigehen.

Die halbe Stunde, die sich lohnt

Ein kurzes Briefing am Vorabend oder Morgen reicht aus, wenn es die richtigen Punkte abdeckt: Wer ist unsere Zielgruppe? Welche zwei Fragen stellen wir zuerst? Wie halten wir einen Kontakt fest? Und wer entscheidet, wenn etwas unklar ist?

Der dritte Punkt ist der, an dem die meiste Ausbeute verloren geht. Kontakte, die auf Zetteln oder in einzelnen Handys landen, sind nach der Messe nicht mehr zusammenzuführen. Ein einheitlicher Weg der Erfassung, digital über Leadscanning oder ein gemeinsames Formular, gehört ins Briefing und nicht in die Nachbereitung. Was danach damit geschieht, richtet sich nach der Löschfrist.

Wie sich der Ertrag der Beteiligung anschließend bewerten lässt, steht unter Erfolgskontrolle. Branchendaten zur Einordnung veröffentlicht der AUMA.

Wie viele Personen braucht ein Messestand?

Als Orientierung eine Person je angefangene 20 Quadratmeter, mindestens zwei. Beratungsintensive Produkte brauchen mehr, reine Materialausgabe weniger.

Wie lang sollte eine Schicht sein?

Etwa vier Stunden. Danach lässt die Ansprechbereitschaft spürbar nach, und die Gesprächsqualität sinkt.

Was gehört in ein Standbriefing?

Zielgruppe, die ersten beiden Fragen, der einheitliche Weg der Kontakterfassung und die Entscheidungswege. Eine halbe Stunde reicht.

Wie halten wir Kontakte fest?

Auf einem einzigen, vorher festgelegten Weg. Zettel und private Handys lassen sich nach der Messe nicht mehr zusammenführen.