Eventualposition
Eine Eventualposition ist eine Position im Leistungsverzeichnis oder Preisblatt einer Ausschreibung, deren Ausführung bei der Vergabe noch nicht feststeht. Der Auftraggeber lässt sie mit anbieten und ruft sie nur bei Bedarf ab. Im Vergaberecht heißt sie meist Bedarfsposition.
Was eine Eventualposition ist
In vielen Ausschreibungen steht am Ende des Preisblatts ein Abschnitt »optionale Leistungen« oder »Eventualpositionen«. Darin fragt der Auftraggeber Leistungen ab, von denen er bei der Ausschreibung noch nicht weiß, ob er sie braucht. Typisch sind ein Kontingent an zusätzlichen Projektstunden, eine Verlängerung um ein weiteres Jahr oder eine Zusatzleistung, die nur unter bestimmten Bedingungen anfällt. Der Bieter nennt dafür einen Preis, beauftragt wird die Position aber erst, wenn der Bedarf tatsächlich entsteht.
Im Vergaberecht ist dafür der Begriff Bedarfsposition üblich. Davon zu unterscheiden sind Wahl- oder Alternativpositionen, bei denen der Auftraggeber zwischen zwei Ausführungen wählt, und angehängte Stundenlohnarbeiten.
Grundsätzlich nicht vorgesehen
Für Bauleistungen ist die Regel ausdrücklich: Nach Paragraf 7 Absatz 1 Nummer 4 VOB/A sind Bedarfspositionen grundsätzlich nicht in die Leistungsbeschreibung aufzunehmen, angehängte Stundenlohnarbeiten nur im unbedingt erforderlichen Umfang. Die VOB-Stelle Rheinland-Pfalz erläutert in ihrem Arbeitsblatt Nr. 7 (Stand August 2022), dass Bedarfspositionen im Ausnahmefall für zusätzliche, realistische Leistungen vorgesehen werden, deren Erfordernis bei der Leistungsbeschreibung nicht absehbar sein kann. Sie müssen eindeutig als Bedarfspositionen gekennzeichnet sein, der Mengenansatz muss realistisch ermittelt werden, und bei der Wertung ist so zu verfahren, wie es das Leistungsverzeichnis vorsieht. Wahl- oder Alternativpositionen sind nach dem Arbeitsblatt in der VOB nicht vorgesehen.
Unsere Einordnung: Die VOB/A gilt für Bauleistungen. Für Dienstleistungen wie die Organisation einer Messe oder eine Eventsoftware gibt es keine gleich lautende Vorschrift, die Grundsätze einer eindeutigen und erschöpfenden Leistungsbeschreibung gelten aber ebenso. Viele Vergabestellen übertragen deshalb die Praxis: Eventualpositionen sparsam, klar gekennzeichnet und mit realistischer Menge.
Eventualpositionen und Auftragswert
Für die Frage, ob ein Auftrag die EU-Schwellenwerte erreicht, zählt nach Paragraf 3 Absatz 1 VgV der voraussichtliche Gesamtwert ohne Umsatzsteuer einschließlich etwaiger Optionen und Vertragsverlängerungen. Die Vergabekammer Nordbayern hat in einem Beschluss vom 4. Juni 2019 (RMF-SG21-3194-4-16) daraus gefolgert, dass auch Bedarfspositionen in die Schätzung einzubeziehen sind, weil sie Optionen in diesem Sinne sind. Bei Grund- und Wahlpositionen zählt dagegen nur ein Wert, weil eine der beiden Positionen sicher nicht ausgeführt wird. Mehr dazu steht unter Auftragswert.
Was Bieter beachten sollten
Unsere Einordnung aus der Praxis: Eine Eventualposition ist für Bieter kein Nebenschauplatz. Sie gehört zum Angebot, und ein fehlender Preis kann je nach Vergabeunterlagen zum Ausschluss führen. Wird die Position mit einer Menge gewertet, etwa zwanzig Stunden zum Stundensatz, fließt sie in den Angebotspreis und damit in den Preisvergleich ein. Der Preis sollte deshalb so kalkuliert sein, dass er auch bei Abruf auskömmlich ist, und nicht künstlich niedrig, nur weil die Position vielleicht nie beauftragt wird.
Wichtig ist außerdem, ob die Vergabeunterlagen sagen, wie lange der Preis für die Eventualposition gilt und unter welchen Voraussetzungen sie abgerufen wird. Fehlt das, lohnt sich eine Bieterfrage, bevor das Angebot abgegeben wird.
Für Auftraggeber
Unsere Einordnung: Eventualpositionen sind sinnvoll, wenn ein Bedarf realistisch, aber noch nicht sicher ist, etwa zusätzliche Betreuung bei einer höheren Ausstellerzahl. Sie sind kein Ersatz für eine sorgfältige Bedarfsermittlung. Je mehr Positionen nur vielleicht beauftragt werden, desto schwerer können Bieter kalkulieren und desto weniger vergleichbar werden die Angebote.
Häufige Fragen
Was ist eine Eventualposition?
Eine Position in einer Ausschreibung, die der Bieter mit anbietet, die aber nur bei Bedarf beauftragt wird. Im Vergaberecht heißt sie meist Bedarfsposition.
Sind Eventualpositionen zulässig?
Für Bauleistungen sind Bedarfspositionen nach Paragraf 7 VOB/A grundsätzlich nicht aufzunehmen und nur im Ausnahmefall zulässig, klar gekennzeichnet und mit realistischer Menge. Für Dienstleistungen gibt es keine gleich lautende Vorschrift, die Praxis orientiert sich aber oft daran.
Zählen Eventualpositionen zum Auftragswert?
Ja. Nach Paragraf 3 VgV sind Optionen bei der Schätzung zu berücksichtigen, und die Vergabekammer Nordbayern hat Bedarfspositionen 2019 als solche Optionen eingeordnet.
