Location-Scouting
Location-Scouting ist die Suche und Auswahl eines passenden Veranstaltungsorts. Geprüft werden Kapazität, Erreichbarkeit, Räume, Technik, Kosten und rechtliche Vorgaben, am besten bei einer Besichtigung vor Ort und bevor ein Termin öffentlich genannt wird.
Der Markt, in dem gesucht wird
Wer in Deutschland einen Veranstaltungsort sucht, wählt aus rund 8.000 Tagungs- und Veranstaltungsstätten. Die Zahl stammt aus dem Meeting- und EventBarometer 2025/2026, das nur Häuser mit mindestens 100 Sitzplätzen im größten Raum erfasst. 43 Prozent davon sind Tagungshotels, 34 Prozent Eventlocations wie Museen, Fabrikhallen oder Hochschulräume, 23 Prozent Veranstaltungs-Centren wie Kongresszentren und Stadthallen.
Wie Veranstalter suchen
Dieselbe Erhebung hat Veranstalter gefragt, welche digitalen Wege sie bei der Suche nutzen. 77 Prozent nannten die Website der Veranstaltungsstätte, 57 Prozent Buchungs- und Rechercheplattformen, 50 Prozent soziale Medien, 33 Prozent künstliche Intelligenz wie ChatGPT und 27 Prozent Newsletter.
Aufschlussreich ist auch, wie oft gewechselt wird. Etwa ein Drittel der Veranstaltungsorte wurde 2025 zum ersten Mal gebucht, ein Drittel von Wiederkehrern und ein Drittel als Stammhaus mit vier und mehr früheren Buchungen. Die Suche nach einem neuen Ort ist also der Normalfall und keine Ausnahme.
Wonach ausgewählt wird
Das Barometer unterscheidet Basismerkmale und weitere Kriterien. Als Basis gelten Erreichbarkeit, Preis und Qualität. Darüber hinaus wurden die Veranstalter nach flexiblen Raumkonzepten gefragt, nach Nachhaltigkeitsstandards des Hauses, nach Lösungen für hybride Veranstaltungen, nach Barrierefreiheit und nach Atmosphäre und Gestaltung. Die einzelnen Bewertungen ließen sich aus der veröffentlichten Grafik nicht eindeutig zuordnen, deshalb nennen wir hier keine Rangfolge.
Fest steht eine andere Zahl aus derselben Quelle: 76 Prozent der Veranstalter bevorzugen Häuser mit einem Nachhaltigkeitsstandard, siehe nachhaltige Veranstaltung.
Die Prüfpunkte bei der Besichtigung
Die folgende Liste ist eine Zusammenstellung aus der Praxis. Kapazität: Wie viele Menschen sind je Raum und Bestuhlung zulässig? Maßgeblich ist nicht die Angabe im Prospekt, sondern die genehmigte Zahl, siehe maximale Personenzahl und Bestuhlungsplan. Erreichbarkeit: Bahn, Parkplätze, Wege vom Eingang zum Saal. Räume: Reicht es für parallele Programmpunkte, für den Einlass und für die Pausen? Technik: Was ist im Haus vorhanden, was muss mitgebracht werden, wie stabil ist das Netz am Einlass? Barrierefreiheit: stufenlose Wege, Aufzüge, Sanitärräume, siehe Barrierefreiheit.
Dazu kommen die Bedingungen des Hauses. Welche Leistungen müssen über das Haus bezogen werden, etwa Catering oder Technik? Wer trägt welche Sicherheitspflichten, siehe Gastveranstaltung? Welche Zeiten gelten für Aufbau und Abbau, und was kostet eine Absage zu welchem Zeitpunkt, siehe Stornobedingungen?
Anreise als Auswahlkriterium
Für die Klimabilanz einer Veranstaltung ist der Ort eine der wirksamsten Entscheidungen. Eine Ökobilanz von Tao und Kollegen, 2021 in Nature Communications erschienen, zeigt, dass gut gewählte regionale Standorte den CO2-Fußabdruck einer Konferenz deutlich senken können. Untersucht wurden wissenschaftliche Konferenzen; die Übertragung ist unsere Einordnung: Ein Ort, den die Mehrheit der Gäste mit der Bahn erreicht, wiegt mehr als viele Maßnahmen im Haus.
Die Reihenfolge
Zuerst das Veranstaltungskonzept mit Zweck, Zielgruppe und erwarteter Größe, dann die Suche, dann die Besichtigung mit zwei oder drei Häusern in der engeren Wahl, dann der Vertrag und erst danach die Ankündigung des Termins. Wer den Termin vor dem Vertrag nennt, verhandelt aus einer schwachen Position.
Häufige Fehler
Nach Fotos buchen, ohne das Haus gesehen zu haben. Die Kapazität aus dem Prospekt übernehmen. Die Pflichtabnahme von Catering oder Technik erst im Vertrag entdecken. Den Einlass nicht mitdenken, sodass sich am Morgen alle im Windfang stauen. Und einen Ort wählen, der schön ist, aber für die Zielgruppe schlecht erreichbar.
Häufige Fragen
Was ist Location-Scouting?
Die Suche und Auswahl eines passenden Veranstaltungsorts, einschließlich Besichtigung und Prüfung von Kapazität, Erreichbarkeit, Räumen, Technik und Bedingungen.
Wie viele Veranstaltungsstätten gibt es in Deutschland?
Rund 8.000 mit mindestens 100 Sitzplätzen im größten Raum, nach dem Meeting- und EventBarometer 2025/2026.
Wie suchen Veranstalter nach einem Ort?
Nach derselben Erhebung nutzen 77 Prozent die Website der Veranstaltungsstätte, 57 Prozent Buchungsplattformen, 50 Prozent soziale Medien und 33 Prozent künstliche Intelligenz.
Was ist bei der Kapazität zu beachten?
Maßgeblich ist die genehmigte Personenzahl je Raum und Bestuhlung, nicht die Angabe im Prospekt.
