Gastveranstaltung
Eine Gastveranstaltung ist eine Messe oder Veranstaltung, die ein externer Veranstalter auf dem Gelände oder in der Halle eines anderen durchführt. Der Hallenbetreiber stellt Räume und Infrastruktur, der Gastveranstalter verantwortet Konzept, Aussteller und Besucher.
Die Definition
Der Messeverband AUMA beschreibt die Gastveranstaltung in seinem Messelexikon als Messe eines externen Veranstalters auf einem Messegelände. Messeveranstalter mit eigenem Gelände bieten ihre Flächen auch externen Nachfragern an. Bei Hallenbetreibern, die nicht selbst veranstalten, ist die Vermietung an Veranstalter der Hauptzweck des Unternehmens.
Das Gegenstück ist die Eigenveranstaltung, die der Betreiber des Geländes selbst konzipiert und durchführt. Dieselbe Halle kann in einem Monat das eine und im nächsten das andere sein.
Wer welche Rolle hat
Zwei Begriffe aus demselben Messelexikon ordnen die Beteiligten. Ein Messeveranstalter ist eine Institution, die eine Messe konzipiert oder durchführt. Eine Messegesellschaft ist ein Unternehmen in öffentlichem oder privatem Eigentum, das Messen durchführt und häufig selbst Messegelände besitzt oder betreibt. Der AUMA hält fest, dass bei Messen oft mehrere Organisationen mitwirken: Ein Verband kann ideeller Träger sein, und bei Gastveranstaltungen stellt der Eigentümer des Geländes die Infrastruktur.
Für Aussteller und Besucher ist der Gastveranstalter das Gesicht der Messe. Mit ihm schließen Aussteller ihre Verträge, seine Teilnahmebedingungen gelten. Der Betreiber der Halle bleibt im Hintergrund, bis es um Technik, Sicherheit und Hausordnung geht.
Wer für die Sicherheit verantwortlich ist
Hier liegt die häufigste Unklarheit. Die Versammlungsstättenverordnungen der Länder regeln die Frage, hier in der bayerischen Fassung. Nach Paragraf 38 ist der Betreiber für die Sicherheit der Veranstaltung und die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich. Während des Betriebs muss er oder ein von ihm beauftragter Veranstaltungsleiter ständig anwesend sein.
Der Betreiber kann diese Pflichten durch schriftliche Vereinbarung auf den Veranstalter übertragen, wenn dieser oder sein Veranstaltungsleiter mit der Versammlungsstätte und ihren Einrichtungen vertraut ist. Der Veranstalter ist dann für das verantwortlich, was er vertraglich übernommen hat. Der entscheidende Satz folgt danach: Die Verantwortung des Betreibers bleibt unberührt. Eine Übertragung entlastet den Betreiber also nicht vollständig, und sie setzt voraus, dass der Gastveranstalter das Haus wirklich kennt. Andere Länder haben eigene Fassungen.
Was der Vertrag regeln sollte
Die folgenden Punkte sind Erfahrungswissen und keine Vorgabe einer Quelle. Zwischen Betreiber und Gastveranstalter gehören mindestens geregelt: welche Flächen und Zeiten einschließlich Auf- und Abbau gemietet sind, siehe Auf- und Abbauzeiten; wer welche Sicherheitspflichten übernimmt und wer am Tag die Leitung hat; welche Leistungen nur über das Haus bezogen werden können, etwa Strom, Reinigung oder Bewachung; welche Versicherung der Gastveranstalter nachweisen muss, siehe Eventversicherung; und was bei einer Absage gilt, siehe Stornobedingungen.
Was der Gastveranstalter aus diesem Vertrag an seine Aussteller weitergeben muss, gehört in die Teilnahmebedingungen und ins Ausstellerhandbuch: die Hausordnung, die technischen Vorgaben und die Zeiten.
Für wen das Modell passt
Für Verbände, Verlage, Hochschulen und kleinere Veranstalter ist die Gastveranstaltung der Normalfall: Sie haben ein Thema und ein Publikum, aber keine Halle. Für Stadthallen und Kongresszentren ist sie das Hauptgeschäft. Beide Seiten profitieren, wenn die Rollen vor der ersten Buchung klar sind und nicht am Aufbautag verhandelt werden.
Häufige Fehler
Annehmen, der Hallenbetreiber kümmere sich um die Sicherheit, ohne die Vereinbarung gelesen zu haben. Eine Übertragung von Pflichten nur mündlich. Ein Veranstaltungsleiter, der das Haus zum ersten Mal sieht. Hausvorgaben, die nie bei den Ausstellern ankommen. Und Auf- und Abbauzeiten, die im Mietvertrag anders stehen als im Ausstellerhandbuch. Dieser Eintrag ordnet ein und ersetzt keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Was ist eine Gastveranstaltung?
Eine Messe oder Veranstaltung, die ein externer Veranstalter auf dem Gelände oder in der Halle eines anderen durchführt.
Was ist der Unterschied zur Eigenveranstaltung?
Die Eigenveranstaltung konzipiert und organisiert der Betreiber des Geländes selbst. Bei der Gastveranstaltung vermietet er Fläche und Infrastruktur an einen anderen Veranstalter.
Wer ist für die Sicherheit verantwortlich?
Nach der bayerischen Versammlungsstättenverordnung der Betreiber. Er kann Pflichten schriftlich auf den Veranstalter übertragen, seine eigene Verantwortung bleibt aber bestehen.
Mit wem schließen Aussteller ihren Vertrag?
Mit dem Gastveranstalter. Seine Teilnahmebedingungen gelten, ergänzt um die Vorgaben des Hauses.
