Ausstellerhandbuch

Was hineingehört

Sechs Blöcke finden sich in fast jedem Handbuch. Die Termine und Fristen von der Anmeldung bis zum Abbau. Die Zeiten für Anlieferung, Aufbau und Abbau samt Zufahrt, siehe Auf- und Abbauzeiten. Die technischen Vorgaben für den Standbau und den Brandschutz. Die bestellbaren Leistungen wie Strom, Möbel oder Internet. Die Regeln für Ausweise und Parken. Und die Ansprechpartner, mit Namen und Erreichbarkeit.

Was nicht hineingehört, ist Werbung für die Messe. Wer das Handbuch öffnet, hat schon gebucht und sucht eine Antwort.

Wie große Messen es gliedern

Bei großen Messegesellschaften heißt der technische Teil meist Technische Richtlinien. Der Messeverband AUMA beschreibt ihren Inhalt in seinem Leitfaden Erfolgreiche Messebeteiligung: Zeiten und Vorschriften für den Auf- und Abbau, Richtlinien für die Standgestaltung, Angaben zum zulässigen Baumaterial, Auflagen zur maximalen Standhöhe, zum Brandschutz, zur Betriebssicherheit und zur Abfallentsorgung.

Bei den bestellbaren Leistungen unterscheidet der Leitfaden zwei Gruppen, und die Unterscheidung hilft beim Aufbau jedes Handbuchs. Die erste Gruppe gibt es nur über den Veranstalter oder seine Vertragsfirmen, weil sie mit Gelände und Sicherheit zusammenhängt: Strom, Wasser und Internet, Abhängungen von der Decke, Standreinigung und Entsorgung, Bewachung, Ausweise, Spedition auf dem Gelände und Einträge in den Katalog. Die zweite Gruppe kann der Aussteller auch am freien Markt beauftragen: Mietstände, Möbel, Technik für Bild und Ton, Beschriftung, Catering und Personal.

Zur ersten Gruppe merkt der AUMA an, dass bei verspäteter Beauftragung in manchen Fällen Eilzuschläge drohen. Das ist der Grund, warum Fristen der Kern des Handbuchs sind.

Handbuch und Teilnahmebedingungen

Die beiden Dokumente werden oft vermischt und haben verschiedene Aufgaben. Die Teilnahmebedingungen sind der Vertrag: Sie regeln Rechte, Pflichten und Folgen. Das Handbuch ist die Anleitung: Es sagt, was wann zu tun ist.

Widersprüche zwischen beiden führen zu Streit. Steht im Handbuch eine andere Aufbauzeit als in den Bedingungen, beruft sich jede Seite auf das Dokument, das ihr nützt. Sinnvoll ist deshalb, Regeln nur an einer Stelle zu führen und im anderen Dokument darauf zu verweisen.

Fristen sind der Kern

Aussteller lesen ein Handbuch nicht, sie suchen darin. Gesucht wird fast immer ein Datum: bis wann der Katalogeintrag stehen muss, bis wann Strom bestellt sein muss, ab wann die Halle offen ist. Die wichtigste Seite ist deshalb eine Fristenübersicht ganz vorn, rückwärts vom ersten Messetag gerechnet.

Jede Frist braucht drei Angaben: was zu tun ist, bis wann und was passiert, wenn sie verstreicht. Eine Frist ohne Folge wird als Empfehlung gelesen.

Warum das PDF an Grenzen stößt

Als PDF hat das Handbuch drei Schwächen. Es veraltet, sobald sich eine Zeit ändert, und die alte Fassung bleibt in den Postfächern. Es behandelt alle Aussteller gleich, obwohl ein kleiner Reihenstand andere Fragen hat als ein großer Inselstand. Und es erinnert niemanden an eine Frist.

Ein Ausstellerportal löst genau diese drei Punkte: Es zeigt immer den aktuellen Stand, je Aussteller nur das, was ihn betrifft, und offene Aufgaben mit ihrem Termin. Das Handbuch verschwindet dadurch nicht, es wird zum Nachschlagewerk hinter den Aufgaben.

Aufbau, der gelesen wird

Bewährt hat sich eine Seite mit dem Wichtigsten vorn und den Einzelheiten dahinter. Kurze Absätze, eine Überschrift je Frage, und jede Zeitangabe mit Wochentag. Wer international ausstellt, braucht das Handbuch außerdem in der Sprache seiner Aussteller und nicht nur in der des Veranstalters.

Häufige Fehler

Das Handbuch erscheint erst wenige Wochen vor der Messe, wenn die ersten Fristen schon laufen. Änderungen werden per Mail nachgeschoben, statt die Fassung zu ersetzen. Ansprechpartner stehen ohne Vertretung darin. Und Fragen, die im Handbuch beantwortet sind, werden trotzdem einzeln per Mail beantwortet, statt die Antwort dort besser auffindbar zu machen.

Was ist ein Ausstellerhandbuch?

Das Dokument, das einem Aussteller alles Nötige für seine Teilnahme sagt: Fristen, Aufbauzeiten, technische Vorgaben, Bestellungen und Ansprechpartner.

Was unterscheidet es von den Teilnahmebedingungen?

Die Teilnahmebedingungen sind der Vertrag mit Rechten und Pflichten. Das Handbuch ist die Anleitung, die sagt, was wann zu tun ist.

Wann sollte das Handbuch vorliegen?

Spätestens mit der Zulassung, in jedem Fall bevor die erste Frist läuft.

Ersetzt ein Ausstellerportal das Handbuch?

Nicht ganz. Das Portal übernimmt die Aufgaben und Fristen, das Handbuch bleibt als Nachschlagewerk für die Einzelheiten.