Auf- und Abbauzeiten

Warum die Zeiten knapp sind

Jede Stunde, in der eine Halle belegt ist, kostet Miete. Veranstalter legen Aufbau und Abbau deshalb so eng wie möglich um die Veranstaltung. Für Aussteller bedeutet das: Der Stand muss in einem Fenster stehen, das oft nur einen Tag oder wenige Stunden umfasst, und am Ende ebenso schnell verschwinden.

Was festgelegt sein muss

Vier Angaben braucht jeder Aussteller, und zwar schriftlich. Ab wann darf er in die Halle und bis wann muss der Stand fertig sein. Ab wann darf nach Veranstaltungsende abgebaut werden und bis wann muss die Fläche geräumt sein. Der Ort für diese Angaben ist das Ausstellerhandbuch, verbindlich werden sie über die Teilnahmebedingungen.

Wichtig ist eine fünfte Angabe, die oft fehlt: was geschieht, wenn eine Frist verstreicht. Ein nicht geräumter Stand wird in der Regel auf Kosten des Ausstellers entfernt, und das sollte vorher bekannt sein.

Die Grenze, die das Arbeitszeitgesetz zieht

Enge Zeitfenster verleiten zu langen Tagen. Für Beschäftigte setzt das Arbeitszeitgesetz dem eine Grenze, und sie gilt für das eigene Team des Veranstalters ebenso wie für das Standpersonal der Aussteller. Nach Paragraf 3 darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden.

Nach Paragraf 4 sind bei mehr als sechs Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Und nach Paragraf 5 müssen zwischen dem Ende eines Arbeitstags und dem Beginn des nächsten mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen.

Für die Planung hat vor allem die Ruhezeit Folgen. Wer den Abbau bis Mitternacht ansetzt, kann dieselben Beschäftigten am nächsten Morgen nicht vor elf Uhr wieder einsetzen. Das Gesetz kennt Ausnahmen, etwa durch Tarifverträge oder für bestimmte Branchen, und es gilt für Arbeitnehmer, nicht für Selbständige. Welche Regel im Einzelfall greift, ist eine Frage für die Personalabteilung oder die Rechtsberatung. Als Planungsgrundlage taugen die drei Zahlen aber: zehn Stunden, Pausen, elf Stunden Ruhe.

Sonntage und Feiertage

Viele Messen laufen über das Wochenende, und der Abbau fällt dann auf den Sonntag. Grundsätzlich dürfen Arbeitnehmer an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen nach Paragraf 9 nicht beschäftigt werden. Paragraf 10 nimmt davon unter anderem Messen, Ausstellungen und Märkte im Sinne der Gewerbeordnung sowie Volksfeste aus, ebenso Musikaufführungen, Darbietungen und ähnliche Veranstaltungen. Die Ausnahme gilt, sofern die Arbeiten nicht an Werktagen vorgenommen werden können.

Wer sonntags arbeitet, bekommt dafür einen Ausgleich. Nach Paragraf 11 ist ein Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen zu gewähren, bei einem Feiertag, der auf einen Werktag fällt, innerhalb von acht Wochen. Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen frei bleiben, und die Höchstarbeitszeiten gelten auch am Sonntag. Ob eine bestimmte Veranstaltung unter die Ausnahme fällt, hängt an ihrer rechtlichen Einordnung und gehört im Zweifel geprüft.

Anlieferung und Zufahrt

Der Engpass ist selten die Halle, sondern die Rampe davor. Wenn fünfzig Aussteller zur selben Stunde anliefern, steht der Verkehr. Veranstalter lösen das mit Zeitfenstern je Halle oder Standbereich, mit getrennten Zeiten für Lastwagen und Personenwagen und mit einer Begrenzung der Standzeit zum Entladen. Je größer die Veranstaltung, desto wichtiger ist eine Regelung, die vor dem Aufbautag kommuniziert wurde.

Abhängigkeiten im Aufbau

Der Aufbau folgt einer Reihenfolge. Erst kommen Bodenbelag und Standbau, dann Strom und Technik, dann Möbel und Ausstattung, zuletzt die Ware. Wer Systemstände stellt, muss damit fertig sein, bevor die Aussteller einziehen. Wie die Bauarten sich unterscheiden, steht unter Standbau. Dazu kommen die Abnahmen: Bei Ständen mit besonderen Aufbauten oder Materialien will der Brandschutz geprüft sein, bevor geöffnet wird.

Vorzeitiger Abbau

Ein Thema, das jede Messe kennt: Aussteller, die am letzten Tag zwei Stunden vor Schluss einpacken. Für Besucher wirkt das wie eine Messe, die schon vorbei ist, und für die Nachbarn wie ein Signal zum Aufbruch. Viele Teilnahmebedingungen untersagen den vorzeitigen Abbau deshalb ausdrücklich. Wirksam wird das Verbot erst, wenn es am letzten Tag auch jemand durchsetzt.

Im Ablaufplan

Aufbau und Abbau gehören in den internen Ablaufplan, mit Zuständigkeiten und Puffern. Der Plan beginnt nicht mit dem Einlass, sondern mit der ersten Anlieferung, und er sollte die Schichten so legen, dass die Ruhezeiten eingehalten werden.

Häufige Fehler

Zeiten, die nur in einer Mail standen. Keine Regelung für die Zufahrt. Aufbauende ohne Puffer vor der Abnahme. Ein Abbau bis in die Nacht mit denselben Leuten, die morgens wieder gebraucht werden. Sonntagsarbeit ohne eingeplanten Ersatzruhetag. Keine genannte Folge bei verspäteter Räumung. Und ein Abbauverbot, das niemand kontrolliert.

Was sind Auf- und Abbauzeiten?

Die Zeitfenster vor und nach einer Veranstaltung, in denen Stände, Technik und Ausstattung aufgebaut und wieder entfernt werden.

Wo stehen die Zeiten verbindlich?

Im Ausstellerhandbuch als Anleitung und in den Teilnahmebedingungen als vertragliche Regelung.

Darf am letzten Messetag vorzeitig abgebaut werden?

Die meisten Teilnahmebedingungen untersagen das ausdrücklich, weil es den Eindruck der Messe für Besucher und Nachbarstände beschädigt.

Was passiert, wenn ein Stand nicht rechtzeitig geräumt ist?

In der Regel wird er auf Kosten des Ausstellers entfernt. Die Folge sollte vorher schriftlich feststehen.