Ablaufplan

Für das Team, nicht für die Gäste

Gäste sehen die Agenda: Programmpunkte, Zeiten, Räume. Der Ablaufplan zeigt die Veranstaltung von der anderen Seite. Er beginnt Stunden vor dem Einlass mit Anlieferung und Aufbau und endet nach dem letzten Gast mit Abbau und Übergabe. Dazwischen steht alles, was Gäste nicht sehen sollen: Technikprobe, Mikrofonwechsel, Umbauzeit, Stichworte für Licht und Ton.

Beides in einem Dokument zu führen, geht schief. Die Agenda wird zu voll, und der Ablaufplan verrät Puffer, die nur funktionieren, solange niemand von ihnen weiß.

Was in jede Zeile gehört

Bewährt hat sich eine Tabelle mit fünf Spalten: Uhrzeit mit Beginn und Dauer, was geschieht, wo es geschieht, wer zuständig ist und was dazu gebraucht wird. Die Spalte der Zuständigkeit nennt einen Namen und keine Abteilung. Eine Aufgabe, für die das Team zuständig ist, erledigt niemand.

Warum Zeiten zu knapp geplant werden

Dass Menschen die Dauer eigener Aufgaben unterschätzen, ist gut belegt. Roger Buehler, Dale Griffin und Michael Ross zeigten das 1994 im Journal of Personality and Social Psychology in fünf Studien. Ihre Versuchspersonen planten vom erhofften Ablauf her und ließen frühere Erfahrungen außer Acht. Zwei Befunde sind für einen Ablaufplan brauchbar. Die Verzerrung verschwand, wenn die Vorhersage ausdrücklich mit früheren Erfahrungen verbunden wurde. Und Außenstehende schätzten die Dauer fremder Aufgaben eher zu lang als zu kurz ein.

Als eigene Einordnung folgt daraus zweierlei. Die Dauer eines Punktes sollte aus dem tatsächlichen Verlauf der letzten Veranstaltung kommen, nicht aus dem Gefühl. Und es lohnt sich, den Plan von jemandem gegenlesen zu lassen, der ihn nicht geschrieben hat.

Puffer und kritische Stellen

Kein Tag läuft nach Plan. Ein guter Ablaufplan rechnet damit und markiert zwei Dinge. Die Puffer, also die Stellen, an denen sich Verspätung auffangen lässt, etwa eine Pause oder ein kürzbarer Programmpunkt. Und die festen Punkte, die sich nicht verschieben lassen, etwa ein Zug, eine Live-Übertragung oder die Sperrstunde des Hauses. Wer beides kennt, kann am Tag selbst entscheiden, statt zu improvisieren.

Rückwärts planen

Der Plan entsteht vom Beginn der Veranstaltung aus nach hinten. Wenn der Einlass um neun Uhr öffnet, muss der Check-in vorher besetzt sein, die Technik davor geprüft und der Aufbau entsprechend früher fertig. Dieselbe Rechnung gilt für das Catering: Wann die Pause beginnt, bestimmt, wann angeliefert wird. Wie viel Zeit Aufbau und Abbau brauchen und welche Ruhezeiten dabei gelten, steht unter Auf- und Abbauzeiten.

Eine Fassung, die alle haben

Der Ablaufplan ändert sich bis zum Morgen der Veranstaltung. Entscheidend ist, dass alle dieselbe Fassung haben. Eine Versionsnummer und eine Uhrzeit im Kopf des Dokuments verhindern, dass Technik und Empfang nach verschiedenen Ständen arbeiten. Wer am Tag selbst Änderungen durchsagt, sollte eine Person benennen, die das darf, in Versammlungsstätten ist das Sache des Veranstaltungsleiters.

Nach der Veranstaltung

Der Plan ist erst fertig, wenn die tatsächlichen Zeiten eingetragen sind. Wann der Einlass wirklich leer war, wie lange der Umbau dauerte, welcher Punkt überzog: Diese Notizen sind die Erfahrung, mit der der nächste Plan stimmt.

Häufige Fehler

Ein Plan ohne Zuständigkeiten. Zeiten ohne Dauer, sodass niemand merkt, wenn ein Punkt überzieht. Kein Puffer vor dem ersten Programmpunkt. Aufbau und Abbau fehlen ganz. Dauern, die geschätzt statt aus dem Vorjahr übernommen wurden. Und der Plan liegt nur bei der Person, die ihn geschrieben hat.

Was ist ein Ablaufplan?

Die interne, minutengenaue Zeitleiste einer Veranstaltung für das Team, mit Zuständigkeiten und benötigtem Material.

Was unterscheidet Ablaufplan und Agenda?

Die Agenda ist die Programmübersicht für die Gäste. Der Ablaufplan enthält zusätzlich Aufbau, Technik, Puffer und Zuständigkeiten.

Was gehört in jede Zeile?

Uhrzeit mit Dauer, was geschieht, wo es geschieht, wer namentlich zuständig ist und was dazu gebraucht wird.

Wie geht man mit Änderungen um?

Mit einer Versionsnummer und Uhrzeit im Kopf des Dokuments, damit alle nach derselben Fassung arbeiten.